The Fool Proof System per pianificare e gestire più progetti

Avere più progetti sia al lavoro che a casa è come una muffa che cresce sulle pareti del tuo cubicolo. Una muffa che trasuda ansia e sgomento mentre precipiti più indietro, perdendo traccia di dove sei finito e di ciò che resta da fare. Per fortuna, c'è un sistema relativamente semplice in offerta per chiarire la muffa, guidare in modo affidabile quei progetti di nuovo in pista, e mantenerli in questo modo.

Inserisci la pianificazione completa dell'orizzonte

Questo sistema è chiamato “Pianificazione completa dell'orizzonte” (FHP), un termine coniato e illustrato da Mathematics Professor e produttività sage, Cal Newport. FHP è un sistema di flusso di lavoro che prende la tua lista di cose inetta in gran parte 4 Suggerimenti di produttività popolari che dovrebbero essere ignorati 4 Suggerimenti di produttività popolari che dovrebbero essere ignorati Alcune delle idee di produttività vendute a noi sono a volte infondate e spesso errate. Smontiamo alcuni di questi miti sulla produttività mostrando che è probabile che sia vero il contrario. Leggi di più e lo trasforma in qualcosa che sia più gestibile e più rispettoso del tuo tempo. È anche superbo indistruttibile quando si tratta di quelle distrazioni quotidiane garantite.

Quando Newport parla di sistemi di flusso di lavoro, li definisce come a “insieme di abitudini e strumenti utilizzati per organizzare il lavoro che fai e quando lo fai. E quando [dice] "efficace", [si riferisce] alla quantità di valore che produci”.

Da questa definizione, è chiaro che FHP non viene promosso come il sistema per governare tutti i sistemi. Potrebbe non essere adatto al tuo lavoro, ma sicuramente vale la pena considerarlo. In breve, è un'alternativa, con somiglianze con altri sistemi come quello di David Allen Get Things Done Organize 2015: Impara l'arte marziale di ottenere le cose fatte [Roba da tenere d'occhio] Organizzare 2015: Impara l'arte marziale di fare le cose fatte [Roba da tenere d'occhio] Ti chiedi mai perché i vincitori di successo riescano sempre a mantenere la calma capo? Leggi di più , monotasking Ottieni le cose fatte: 10 video stimolanti per aumentare la tua produttività Ottieni le cose fatte: 10 video stimolanti per aumentare la tua produttività Invece di passare attraverso ogni canale video su YouTube, abbiamo pensato di alleggerire il carico e raccomandare alcuni clip di scelta che ti dico come aumentare la tua produttività. Ulteriori informazioni e blocco temporale Time Blocking - The Secret Weapon Per una migliore messa a fuoco Time Block - The Secret Weapon Per una migliore messa a fuoco Stai cercando un modo più efficiente per organizzare i tuoi giorni di lavoro? Prova Time Block. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a tenerti in pista mantenendo a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più . La pianificazione completa dell'orizzonte è sia un agglomerato che la rimozione di parti di queste idee. Permettetemi di parafrasare la spiegazione di Newport.

• Ogni progetto nel quale sei nel bel mezzo dovrebbe essere classificato come entrambi inattivo, o attivo.
• I progetti dormienti dovrebbero essere archiviati, ma rivisti regolarmente.
• Quando un progetto è promosso a attivo stato, deve essere definito un piano dettagliato per il completamento del progetto.

Quando si tratta di pianificazione attivo progetti, non dovresti avere a che fare con le astrazioni, ma “direttamente con la fisicità bruta del tempo”. Questo significa:

“A livello mensile, so in quali settimane lavorerò al progetto, e solo quando arrivo a quelle settimane pianifico su quali giorni lavorerò su di esso, e solo quando arriverò ai giorni specifici capirò quale ore che consumerà.”

Questo approccio rende molto meno probabile l'overcommit, consentendoti di pianificare in modo più efficace e ottenere di più dal tuo tempo.

Troppe persone pianificano esattamente quali compiti completeranno, in quali giorni specifici, forse anche con mesi di anticipo. Questo non lascia spazio alla vita reale. Con solo un paio di giorni di malattia o doveri aggiuntivi, l'intero sistema può cadere in rovina.

Penso che un esempio sia in ordine. Userò gli screenshot di Trello (leggi la nostra recensione Trello - Un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da una buona casa Trello - Un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da una buona casa Il nome Joel Spolsky significa tutto Se è così, vorrete leggere questo post, perché mette in mostra l'ultimo e il più grande progetto di Spolsky. E se no, dovreste sapere che questo è ... Leggi altro) per mostrarvi come organizzare questo sistema di workflow all'interno una tale piattaforma.

Impostare la scheda Trello

Questo non è affatto l'unico modo per configurare Trello per questo sistema, ma è quello che ha funzionato per me. Impostare quattro “liste”.

1. Un elenco di tutti i progetti attivi e dormienti.
2. Un elenco di ciò che devi affrontare il prossimo mese e le settimane in cui alcune cose devono essere completate (non aggiungere ancora nessuna informazione a questo).
3. Un elenco di ciò che devi fare questa settimana e in quali giorni.
4. Un elenco di attività che devono essere completate oggi.

Una volta che hai aggiunto tutti i tuoi progetti al “Progetto” elencare, contrassegnare quelli che sono attivo con un colore “etichetta”. Io capitalizzo anche questi progetti per assicurarmi che si distinguano.

Scrivi panoramiche del progetto

Successivamente, fai clic sul primo dei tuoi progetti attivi e scrivi un commento in dettaglio su ciò che devi fare, in termini generali e pratici, e approssimativamente entro quando. In questo esempio, suppongo che ogni progetto duri un certo numero di mesi. Ciò ti consente di comprendere davvero ciò che ti serve e puoi iniziare a capire come meglio strutturare le attività. Fallo per ognuno dei tuoi progetti attivi.

Nota: questo è il primo livello di granularità. Non è ancora necessario assegnare settimane, giorni o orari specifici a queste attività.

Pianifica questo mese (una volta al mese)

Dovresti mirare a farlo all'inizio di ogni mese. Sulla base dei commenti che hai appena scritto per ciascuno dei tuoi progetti attivi, dovresti essere in grado di vedere cosa deve essere completato entro la fine di Questo mese.

Metti ciascuna di queste pietre miliari fuori come separato “piastrella” su questo elenco ed etichetta questi con il colore corrispondente (lo stesso colore del compito attivo a cui si riferisce), in modo da poter facilmente vedere quale progetto si occupa di tale compito. Decidi ora quali settimane durante questo mese lavorerai su queste singole pietre miliari.

Sentiti libero di duplicare l'attività, o dividerla in sotto-attività, se hai intenzione di lavorarci sopra per un certo numero di settimane questo mese.

Ora, all'inizio di ogni mese, sai più o meno quali compiti dovrai svolgere entro la fine di ciascuno settimana. Se non riesci a soddisfare nessuna di queste pietre miliari, sposta semplicemente le cose un po 'in modo che tu possa ancora realizzare il progetto complessivo entro la scadenza finale.

Pianifica questa settimana (una volta a settimana)

Per prima cosa, il lunedì mattina, controlla la settimana in questione “Questo mese” elenca per vedere che cosa devi affrontare nei prossimi giorni.

Prenditi questo tempo per trascinare ognuna di queste attività nel “Questa settimana” elencare e decidere su quale giorni dedicherete tempo a questi oggetti.

Anche in questo caso, se è necessario dividere le attività in attività secondarie o duplicarle, procedere. Se alla fine della scorsa settimana hai scoperto di avere un corso di formazione per partecipare mercoledì, ad esempio, ora puoi strutturare il tuo programma attorno a questo facilmente.

Pianificare oggi (una volta al giorno)

All'inizio di ogni giornata, trascorri 10-15 minuti di pianificazione, in base alle attività in Questa settimana come starai spendendo il tuo tempo per assicurarti di colpire quelle pietre miliari. Quindi, ancora una volta, trascina gli elementi pertinenti da Questa settimana lista, al Oggi elenco.

In questa fase di granularità, le cose possono cambiare rapidamente, quindi tienilo a mente e preparati a modificare il tuo piano in base a quelle distrazioni. Ma mettendo intenzionalmente in disparte specifici blocchi di tempo e avendo l'autodisciplina di attenersi al programma il più lontano possibile, è molto più probabile che completi ciò che deve essere completato.

Nell'esempio sopra, è possibile vedere che è stata pianificata l'intera giornata lavorativa, incluse riunioni, chiamate e risposta alle e-mail. Il compito principale è stato suddiviso in due blocchi di tempo separati.

Alla fine di ogni giornata, deseleziona Oggi elenco. Alla fine di ogni settimana, deseleziona Questa settimana elenco. E alla fine di ogni mese, cancella il Questo mese elenca e ricomincia rivedendo i tuoi progetti.

Rendere questa un'abitudine

Come si può sperare di vedere, questo è un sistema costruito per coloro che seguono una varietà di progetti relativamente complessi. È per le persone che devono rispettare una serie di scadenze senza chiudersi in una routine prestabilita e pianificare le settimane dettate, o addirittura mesi, in anticipo.

Una volta che avrai a che fare con questa routine per un paio di settimane, imparerai presto se è per te. Se ti piace questo sistema, tale intervallo di tempo dovrebbe essere sufficiente per poter modificare il sistema come indicato sopra, quindi funziona in modo efficiente per le tue esigenze specifiche. Solo allora affonderà come un'abitudine.

Altre configurazioni

Quaderni fisici

Se non ti piace usare Trello, o preferisci usare questo sistema in un'altra impostazione, ci sono alcune opzioni. Newport stesso usa una selezione di i Quaderni. L'uso di carta e penna fisiche può effettivamente contribuire di più 6 Semplici motivi per cui la carta può ancora essere la vostra app di produttività Killer 6 Semplici motivi per cui la carta può ancora essere la vostra produttività per l'app Killer La carta può essere uno strumento più potente per la produttività di un computer o di un dispositivo touch, e non dovrebbe essere immediatamente licenziato. Non convinto? Ecco sei motivi per cui la carta è ancora rilevante. Leggi di più di quanto potresti pensare alla tua produttività. Ogni notebook rappresenta un diverso livello di granularità: mese, settimana, giorno, così da poter scrivere rapidamente le modifiche ai suoi orari se e quando sono necessari.

Evernote e OneNote

Un'altra alternativa sono strumenti come Evernote o Una nota. È possibile impostarlo esattamente nello stesso modo in cui Newport utilizza i notebook fisici. Configura un nuovo blocco appunti OneNote ora è veramente gratuito e offre più funzionalità rispetto a prima che OneNote sia ora veramente gratuito con più funzionalità rispetto a prima che Evernote non regoli più il posatoio delle app che prendono appunti. Microsoft ha recentemente annunciato che OneNote sarà più libero che mai. Lascia che ti mostriamo cosa significa in termini di funzionalità e funzionalità. Leggi di più per ogni livello di granularità di cui hai bisogno (vedi sotto). Quindi, segui i passaggi, simili a quelli sopra, per tenerli aggiornati. Il mio unico problema con questo approccio è che c'è un sacco di clic avanti e indietro tra diversi notebook, ed è per questo che preferisco usare Trello, dove la maggior parte delle informazioni può essere vista a colpo d'occhio e può essere spostata molto facilmente.

Eccellere

Se sei un tipo di persona di Excel, una soluzione potenziale è ricreare il layout che abbiamo configurato in Trello. Funziona, ma spostare le attività e cambiare il loro ordine è più complicato quando si hanno le celle per muoversi Risparmio di tempo con le operazioni di testo in Excel Risparmio di tempo con le operazioni di testo in Excel Excel può fare magie con i numeri e può gestire i personaggi altrettanto bene. Questo manuale mostra come analizzare, convertire, sostituire e modificare il testo all'interno di fogli di calcolo. Queste basi ti consentiranno di eseguire trasformazioni complesse. Leggi di più, piuttosto che semplicemente trascinando e rilasciando. Se preferisci avere meno informazioni su una pagina, puoi sempre impostare nuove schede Progetti, questo mese, questa settimana, e Oggi.

Potrebbe FHP lavorare per te?

Full Horizon Planning è un sistema di workflow che significa che puoi gestire più progetti senza doverti impegnare in pianificazioni che non puoi realmente prevedere, o che non puoi controllare.

Non c'è dubbio che questo “sistema richiede più investimenti iniziali di energia mentale che barcollare dalla scadenza alla scadenza, e certamente non funzionerebbe per tutti i tipi di posti di lavoro”. Ma è stato uno dei principali contributi alla notevole produttività di Newport nel mondo accademico, blogging e paternità, assicurandosi che raramente lavori alle 17:00 senza essere bruciato. Burnout di programmazione: come recuperare la tua motivazione persa Burnout di programmazione: come recuperare la tua motivazione persa quelle linee di codice possono prosciugarsi fisicamente ed emotivamente. Tutto ciò di cui hai bisogno per rialzarti è la consapevolezza che la motivazione può essere riguadagnata. Leggi di più .

Pensi che questo sia un sistema di flusso di lavoro che potresti utilizzare? Come dovresti adottarlo per la tua carriera? Oppure esiste un sistema che funziona in modo più efficace. Il sistema 3-Strike: Come assegnare la priorità alla tua lista delle cose da fare Il sistema 3-Strike: Come assegnare la priorità alla tua lista delle cose da fare Non passi attraverso la tua lista di cose da fare? Il problema potrebbe non essere la tua produttività, potrebbe essere solo la tua priorità. Impariamo come dare la priorità alla lista delle cose da fare e fare le cose. Leggi di più per te?

Image Credit: donna d'affari esausta di Piotr Marcinski via Shutterstock, 40 + 235 di Bark via Flickr

Scopri di più su: GTD, software organizzativo, strumento di pianificazione, gestione dei progetti, gestione delle attività, gestione del tempo, lista delle cose da fare, Trello.