Il modello Perfect Meeting (Modelli inclusi)

Hai mai ricevuto una richiesta di riunione al lavoro e ti sei semplicemente grattata la testa? Ti chiedi che cosa sia esattamente l'incontro, cosa sarà discusso e forse anche perché sei stato invitato. Guardi gli altri invitati sperando in un suggerimento, ma sono ancora senza tracce.

Alcuni dicono che se ricevi un invito a una riunione vaga, dovresti semplicemente rifiutarlo. Ora, sia che tu sia d'accordo o meno, se sei il coordinatore, vale la pena correre il rischio che i grattacapi si rifiutino solo perché sono sconcertati?

Con un po 'di accortezza e gli strumenti giusti, puoi assicurarti che il tuo obiettivo di riunione sia chiaro. Sali di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo Se una riunione è ben organizzata, non c'è motivo per cui non possa migliorare la produttività, il senso dello scopo e il morale. Ecco alcune regole da seguire per riunioni efficaci. Leggi di più e riduce il rischio di visitatori in calo a causa di una richiesta di riunione non chiara.

Pianifica in anticipo con i 5 W

Prima di inviare a casaccio la richiesta di incontro, pensaci usando chi, cosa, quando, dove e perché.

1. Chi invitare

Molte volte, le persone inviano inviti alle riunioni che includono troppi partecipanti o solo quelli sbagliati. Prepara il tuo tempo per rispondere a queste domande:

• Chi dovrebbero essere invitato?
• Chi è necessario alla discussione?
• Chi ha la conoscenza necessaria per lo scopo?

Non invitare volenti o nolenti a tutti La verità sugli incontri - Ed è brutto la verità sugli incontri - E il brutto incontro è pensato per essere produttivi, giusto? Leggi di più nel dipartimento perché non sei sicuro.

2. Di cosa tratta la riunione

Questa è la parte più importante della tua pianificazione. Pensa a cosa è esattamente l'incontro, qual è l'obiettivo e quale dovrebbe essere il risultato previsto. Se non è possibile determinare personalmente il punto della riunione, è probabile che sia prematuro.

3. Quando avrà luogo la riunione

Questo potrebbe non sembrare un pezzo importante se lavori in un piccolo ufficio. Ma per le aziende più grandi o le riunioni più grandi, è essenziale. Avete partecipanti remoti, risiedono in un fuso orario diverso e lavorano gli stessi orari degli altri?

Assicurati di scegliere un orario accessibile a tutti Evita lo stress di una pianificazione eccessiva con 10 suggerimenti intelligenti di Google Calendar Evita lo stress di una pianificazione eccessiva con 10 suggerimenti intelligenti di Google Calendar Il segreto per ridurre lo stress utilizzando un calendario è semplice: ritaglia le cose che non ti servono, prendi tempo per le cose che ami e mantieni tutto in ordine. Utilizza questi dieci suggerimenti. Leggi di più .

4. Dove si terrà la riunione

Questo è anche fondamentale quando si pianifica la riunione se si dispone di partecipanti fuori sede. Sarà necessaria una conference call? Suggerimenti per GoToMeeting per la tua prossima riunione online Suggerimenti per GoToMeeting per la tua prossima riunione online GoToMeeting può aiutarti a rendere i tuoi incontri online un successo. È gratuito per un massimo di tre partecipanti. Ti mostriamo come impostare, partecipare e preparare riunioni registrate. Leggi di più essere pianificato? O hai semplicemente bisogno di prenotare una sala conferenze in loco? Assicurati di pensare in anticipo per soddisfare coloro che ti aspetti di partecipare.

5. Perché la riunione è necessaria

Questo è importante tanto quanto la domanda. Perché è necessario un incontro? L'obiettivo può essere risolto senza una stanza piena di persone? Potrebbe una piccola ricerca fornire la risposta? Avete abbastanza informazioni per tenere la riunione a questo punto?

Ricorda, le riunioni prendono tempo lontano dai doveri di tutte le persone coinvolte. L'ultima cosa che vuoi fare è sprecare il tempo dei tuoi partecipanti Smettere di perdere tempo e iniziare a avere riunioni produttive con MinutesPad per Android Smettere di perdere tempo e iniziare a fare riunioni produttive con MinutesPad per Android Le riunioni hanno un brutto colpo come inefficienti sprazzi di tempo. Non deve essere così: risulta che potrebbe esserci ancora speranza per un incontro produttivo. Leggi di più .

Crea l'agenda della riunione

Ora che hai risposto alle cinque W, usa quelle per lavorare sull'invito alla riunione e sull'agenda. E sì, l'agenda di una riunione è quasi sempre necessaria per una serie di motivi.

Un'agenda per le riunioni consente ai partecipanti:

• Conoscere lo scopo e l'obiettivo dell'incontro.
• Vedere i punti di discussione ed essere in grado di pianificare in anticipo la propria parte o preparare domande.
• Guarda cosa è previsto alla fine dell'incontro o cosa dovrebbe risolvere l'incontro.
• Segui tutto il meeting e rimani in pista.

Inizia con un modello

Il modo migliore per creare la tua agenda è iniziare con un modello. Questo non solo ti fa risparmiare tempo ma già contiene lo schema di cui hai bisogno per i dettagli. Ecco alcune opzioni per la riunione dei modelli di agenda I 15 migliori modelli di agenda di riunioni per Microsoft Word I 15 migliori modelli di agenda di riunioni per Microsoft Word Questi modelli di agenda di riunioni per Microsoft Word possono essere un ottimo inizio per qualsiasi tipo di riunione. Leggi di più che puoi provare per Microsoft Word. Sono abbastanza flessibili per qualsiasi tipo di riunione o dimensione.

Questo modello di agenda è eccezionale perché include un modello di minuti di riunioni ben formattato. Con un download, ottieni entrambi. Con una bella disposizione della tabella, tutti possono vedere chiaramente l'obiettivo, l'elenco dei partecipanti e l'agenda degli argomenti. Un'altra sezione utile mostra ciò che i partecipanti dovrebbero portare alla riunione, che è spesso un pezzo dimenticato.

Anche questo prossimo modello di agenda è una buona opzione. Come l'altro, puoi facilmente vedere l'obiettivo, gli argomenti dell'agenda e qualsiasi azione precedente. Ma include anche le aree per i nuovi elementi di azione che puoi annotare durante la riunione e un punto per le note.

Ecco un altro modello per dare un'occhiata a ciò che è pulito e chiaro. Come il primo mostrato, ha un formato di tabella di base con sezioni di facile lettura. Inoltre, offre l'area per ciò che i partecipanti dovrebbero portare alla riunione.

Come preparare un'agenda efficace

Una volta deciso il modello di agenda della riunione, è importante completarlo in modo efficace. Sii chiaro, preciso e fai del tuo meglio per non lasciare nulla di aperto all'interpretazione. La sezione dei partecipanti è il pezzo più semplice, ma gli altri devono essere comunicati bene.

Obiettivo della riunione

Questo dovrebbe essere un semplice da uno a due frasi (al massimo) obiettivo per la riunione. Questo viene dal Che cosa domanda dall'alto che ti chiedi. Ad esempio, supponiamo che il tuo meeting riveda le tre opzioni di layout dell'interfaccia utente per il nuovo sito web.

Il tuo obiettivo dovrebbe dichiarare esattamente questo e non qualcosa di simile “parla del nuovo sito web”. Quest'ultima è vaga, non individua la parte del sito web da discutere e in genere non è chiara.

Riunione degli argomenti dell'agenda

Qui elencherai ogni porzione che intendi discutere. Ancora una volta, questo deve essere chiaro in modo che coloro che dovrebbero affrontare un argomento possano prepararsi.

Utilizzando l'esempio sopra riportato, se lo sviluppatore web Bill è tenuto a fornire i pro, i contro e le tre opzioni di layout, ditelo. Non limitarti a dire: parla di layout. Bill saprà di cosa vuoi discutere esattamente? Se lo dici, lo farà.

Articoli da portare

Se ti aspetti che i tuoi partecipanti forniscano informazioni, materiali, immagini o altro, usa questa sezione. Non dare per scontato che semplicemente perché un partecipante si presenta che fornirà ciò che speri.

Per il nostro esempio con Bill, sei stato chiaro sul tema dell'agenda, che è perfetto. Tuttavia, per assicurarsi che porti un elenco di pro e contro per ogni layout insieme alle immagini di tali layout, aggiungilo all'apposita sezione dell'ordine del giorno.

Fornire articoli in anticipo

Se possibile, allegare l'ordine del giorno alla richiesta di riunione quando lo si invia. Ciò consente ai partecipanti di avere a portata di mano quando arriva l'ora della riunione e consente loro di sapere esattamente cosa aspettarsi. Questo è ancora più importante se si pianifica una riunione dell'ultimo minuto.

Se si invia la richiesta di riunione con largo anticipo, è preferibile attendere l'ordine del giorno. Potrebbe essere un lavoro in corso o potresti aspettarti ulteriori dettagli per questo. In tal caso, assicurati di includere l'obiettivo della riunione, un breve riepilogo degli argomenti e gli elementi preliminari da presentare nella richiesta.

Quindi, dichiari che l'agenda ufficiale verrà inviata X data che dovrebbe essere almeno tre giorni prima della riunione. Se è possibile, è anche una buona idea stampare copie dell'agenda Come stampare i documenti di Microsoft Office nel modo giusto Come stampare i documenti di Microsoft Office nel modo giusto A volte sembra impossibile stampare i documenti esattamente come si desidera? Possiamo aiutare! Ti mostriamo tutte le opzioni di stampa e ti aiutiamo a scegliere le giuste impostazioni per documenti perfettamente stampati. Leggi di più e portali alla riunione. Sembra che ci sia sempre un partecipante che dimentica la loro.

Preparati a catturare i verbali della riunione

Se hai seguito questo progetto fino ad ora, il tuo incontro è già partito alla grande. Ma c'è ancora una cosa che devi fare prima. Prepararsi a catturare i verbali della riunione.

Anche in questo caso, l'uso di un modello è l'ideale. È possibile stampare queste opzioni di modello di Microsoft Word I 12 migliori modelli di riunioni in minuti per i professionisti I 12 migliori modelli di riunioni in minuti per i professionisti Ecco i migliori modelli di riunioni per Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote e Google Documenti. Leggi di più se preferisci scrivere a mano o usarli sul tuo dispositivo digitale, se applicabile.

Questo modello, che puoi trovare all'interno di Microsoft Word, è un'opzione formidabile perché si espande su ogni argomento dell'agenda. Per ogni articolo, è possibile includere note su punti di discussione, conclusioni, elementi di azione, parti responsabili e scadenze specifiche per ciascun argomento.

Se si preferisce un modello di riunioni verbali che non dettaglia i punti di discussione, questa è un'opzione valida. È possibile elencare gli elementi dell'agenda che sono stati effettivamente discussi, da chi e per quanto tempo. È quindi possibile annotare le decisioni prese e i nuovi elementi di azione con parti responsabili e date di scadenza.

Prendi buoni appunti

Abbiamo tutti un modo per prendere appunti durante una riunione. Ma se sei il coordinatore, devi assolutamente prendere appunti forti. Non c'è niente di peggio che scrivere una nota solo per guardarla più tardi e chiedersi cosa dice o cosa significa.

Catturare il più possibile durante l'incontro e poi rivederlo prima di aggiornarlo. Dovresti rivedere ciò che è stato discusso, tutto ciò che è stato deciso e, soprattutto, i nuovi elementi di azione. Esaminalo brevemente insieme ai tuoi partecipanti come una recensione per te e per loro. Se qualcosa manca o è sbagliato, è meglio scoprire prima che tutti lasciano la stanza.

Vai avanti e incontra

Mentre potrebbe non esserci un modo esatto o positivamente perfetto per assicurarti di avere un meeting efficace 3 Modelli gratuiti per tenere le riunioni in pista e utili 3 modelli gratuiti per tenere le riunioni in pista e utili Rendi le tue riunioni migliori con un modello ben strutturato. Qui ti mostriamo modelli di riunione gratuiti per preparare, registrare e ricapitolare le tue riunioni per un risultato efficace. Per saperne di più, questo progetto può farti arrivare. Fai quello che puoi per prepararti e i tuoi partecipanti ben prima del tempo.

Che suggerimenti hai per pianificare una riunione? C'è qualcosa che fai come coordinatore che aiuta? Fateci sapere i vostri suggerimenti nei commenti qui sotto!

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