Usa la regola di gestione del tempo 80/20 per assegnare priorità alle tue attività

Come massimizzi il tuo tempo? Usi le applicazioni di gestione del tempo? Pianifichi in anticipo e rimani aggiornato sul tuo programma? O dai la priorità alle tue attività? Se hai provato queste cose e hai ancora problemi nell'effettuare un uso efficace del tuo tempo, forse hai bisogno di un cambiamento.

La regola 80/20 è un'altra opzione per la gestione del tempo e, con piccoli aggiustamenti, potrebbe essere la soluzione ideale.

Che cos'è esattamente la regola 80/20?

La regola 80/20 è anche nota come principio di Pareto. Il concetto è nato dall'economista italiano Vilfredo Pareto. Notò che l'80 percento della terra del paese era di proprietà solo del 20 percento della popolazione. Ciò ha portato Pareto a esaminare ulteriormente questo squilibrio e in che modo si relazionava con altre aree.

Anni dopo, un consulente di nome Joseph Juran applicò questo concetto agli affari e lo soprannominò Principio di Pareto. Da The Economist online:

Juran estese il principio al controllo di qualità, affermando, ad esempio, che la maggior parte dei difetti di produzione sono il risultato di una piccola percentuale delle cause di tutti i difetti - ciò che descriveva come “i pochi vitali e i pochi banali.”

Secondo Investopedia, ciò significa che:

• L'80 percento del volume di vendite proviene da 20 prodotti della linea di prodotti.
• L'80 percento delle entrate di un'azienda proviene dal 20 percento dei suoi clienti.
• L'80 percento della produzione di un'azienda proviene dal 20 percento dei suoi dipendenti.

La gestione del tempo è l'uso più comune per il principio di Pareto, poiché la maggior parte delle persone tende a distribuire il proprio tempo piuttosto che concentrarsi sui compiti più importanti.

Con tutto questo in mente, mettere in relazione il principio con la gestione del tempo significa che l'80 percento della produzione potrebbe provenire solo dal 20 percento del tempo. Ora la domanda è: come lo realizzi? Ecco quattro cose che puoi fare.

Valutare frequentemente i tuoi compiti

Se l'80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi, è ovvio che l'80% dell'impatto deriverà dal 20% delle attività. Quindi identifica il 20 percento delle tue attività che genererà l'80 percento dei risultati che cerchi.

Quando rivedi le tue attività, poniti queste domande:

• Ogni attività sul mio elenco è etichettata come urgente?
• I compiti della mia lista sono di mia competenza o appartengono a un'altra parte?
• Sto spendendo troppo tempo su certi tipi di compiti?
• Ci sono dei compiti che dovrei delegare alla Delegazione: A deve avere capacità di leadership per ridurre la tua delega del carico di lavoro: deve avere abilità di leadership per ridurre il carico di lavoro Una volta che sei in un ruolo di leadership, devi imparare come delegare il lavoro. Ti insegniamo le cinque W della delegazione: chi, cosa, quando, dove e perché. Leggi di più ?
• Tutte queste attività sono davvero necessarie per il risultato complessivo?

Valutare continuamente i tuoi obiettivi

I tuoi obiettivi e compiti possono essere intrecciati, ma non sempre. Alcuni potrebbero essere completamente separati. Quindi pensa ai tuoi obiettivi e alle attività necessarie per raggiungerli. Ricorda che l'80% di questi obiettivi sarà raggiunto con solo il 20% delle attività necessarie.

Anche in questo caso, fai un inventario e vedi quale 20 percento di attività ti avvicina alla maggior parte dei tuoi obiettivi. Dai un'occhiata a questi pochi esempi e vedi se riesci a metterti in relazione:

• Se lavoro fino a tardi oggi (attività del 20 percento), posso finire l'articolo nella mia lista dei compiti, rendere felice il capo, e prendere il domani libero (l'80 percento degli obiettivi).
• Se faccio un'insalata per mangiare oggi alla mia scrivania per pranzo (attività del 20 percento), posso lavorare su questo compito, superare la scadenza e avvicinarmi al mio obiettivo di perdita di peso (80 percento).
• Se pianifico riunioni periodiche (attività del 20 percento), posso aumentare la comunicazione di gruppo, avere un progetto di maggior successo, E essere un leader migliore (80 percento di obiettivi).

Determina il tuo orario preferito

Ognuno ha orari specifici durante il giorno in cui sono i più produttivi. Puoi fare il tuo miglior lavoro tra le 9:00 e le 11:00. Oppure potresti fare di più tra le 15:00 e le 17:00. Quando ti senti il ​​più energico, concentrato e produttivo?

Determinare quando è il momento migliore Scopri le ore più produttive con questo semplice metodo Scopri le ore più produttive con questo semplice metodo Costruisci la giornata lavorativa perfetta intorno ai tuoi livelli di energia. Questo semplice foglio di calcolo di Excel e pochi secondi di lavoro ogni giorno potrebbero aiutarti a cambiare le tue abitudini ea fare di più. Leggi di più e usalo per affrontare il 20 percento delle attività e degli obiettivi che hai identificato. Ciò garantirà che trascorrerai la giornata più produttiva per le attività e le attività necessarie per i migliori risultati.

Identifica ed elimina le distrazioni

Sia che viaggi in ufficio ogni giorno o lavori da casa, le distrazioni sono ovunque. Quelle brutte e piccole interruzioni possono causare perdita di messa a fuoco, attività ritardate e una riduzione generale della produttività Queste 10 distrazioni stanno facendo crollare la vostra produttività Queste 10 distrazioni stanno frantumando la vostra produttività Nessuno può sfuggire alle distrazioni del destino! Leggi di più .

Utilizzando il concetto di regola 80/20, FreshBooks ipotizza:

L'80 percento delle distrazioni proviene dal 20 percento delle fonti.

Per assumere quelle distrazioni ed eliminarle, devi prima identificarle. La tua lista potrebbe essere simile a questa:

• Flurries di email
• Chiamate in arrivo
• Visitatori non programmati
• Sete o fame
• Notifiche sui social media

Dopo aver visualizzato l'elenco delle distrazioni, esaminalo e vedi quali ti interrompono di più. Probabilmente scoprirai che solo due o tre (20 percento) rappresentano la maggior parte (80 percento) del problema. Quindi incorporare i modi per eliminare tali interruzioni. Ecco alcuni suggerimenti:

• Blocca orari specifici per lavorare sulle email.
• Consentire alle chiamate non urgenti di passare alla casella vocale.
• Chiudi la porta dell'ufficio.
• Fai un drink e uno spuntino a portata di mano.
• Stai lontano dai social media durante il lavoro.

Hai provato la regola 80/20?

Il principio di Pareto può portare successo in alcuni settori e usi, ma può funzionare per te? Se hai provato la regola 80/20 4 modi per prendere lo stress dalla produttività 4 modi per eliminare lo stress dalla produttività Con alcuni cambiamenti ben mirati, puoi aumentare la tua produttività a passi da gigante. Applica questi semplici metodi alla tua vita e il risultato è quello che ti aspetteresti: meglio lavorare con uno sforzo minore. Leggi di più con molto successo, continui a usarlo? Al contrario, se hai dato questo concetto con risultati negativi, sai cosa è andato storto?

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