4 script di Google che rendono i fogli di lavoro di Google molto più potenti

Google Sheets è di gran lunga uno degli strumenti gratuiti più potenti a tua disposizione. Ti consente di tracciare, analizzare o registrare qualsiasi cosa tu possa immaginare. Ciò che lo rende ancora più potente è il fatto che puoi usare ciò che viene chiamato Google Scripts per migliorare le capacità di questo strumento online.

Qualcosa di simile a “Google Scripts” sembra spaventoso. Probabilmente stai pensando che qualsiasi cosa con la parola “script” in esso richiede conoscenze di programmazione avanzate. Questo in realtà non è il caso.

In questo articolo ti mostrerò quattro script abbastanza semplici che ti permetteranno di personalizzare le tue funzioni (come una conversione di temperatura), generare automaticamente grafici basati su qualsiasi dato, personalizzare il tuo menu all'interno di Fogli Google e persino automatizzare l'invio di e-mail mensili. Tutto ciò in un singolo articolo? Scommetti!

1. Crea le tue funzioni personalizzate

Uno dei modi più semplici per creare uno script di Google può migliorare notevolmente l'esperienza di Fogli Google grazie alla creazione di funzioni personalizzate. Fogli Google offre già un lungo elenco di funzioni. Puoi vedere i più comuni cliccando sul Menu > funzioni icona.

Cliccando su “Più funzioni ... ” mostra una lunga lista di matematica, statistica, finanza, testo, ingegneria e molte altre funzioni. Tuttavia, Google Scripts ti dà la flessibilità di creare le tue formule personalizzate.

Ad esempio, supponi di importare spesso le informazioni da un termostato digitale nel tuo lavoro, ma il termostato è impostato su Celsius. Puoi creare la tua formula personalizzata per convertire Celsius in Fahrenheit, quindi con un clic e con il mouse puoi convertire automaticamente tutti quei valori importati.

Per creare la tua prima funzione personalizzata, devi prima aprire l'editor di script. Per fare ciò, clicca su Strumenti> Script Editor.

Probabilmente vedrai uno schermo come quello qui sotto, o qualcosa di simile ad esso.

Quello che devi fare è sostituire ciò che c'è in questa finestra con la tua funzione personalizzata. Il nome della funzione è uguale alla funzione che inizierai a digitare in una cella in Fogli Google dopo “=” simbolo per invocare la tua formula. Una funzione per convertire Celsius in Fahrenheit sarebbe simile a questa:

funzione CSTOFH (input) return input * 1.8 + 32;  

Incolla la funzione sopra nella finestra del codice, quindi seleziona File> Salva, nominare il progetto qualcosa di simile “CelsiusConverter” e fare clic su OK.

Questo è tutto ciò che c'è da fare! Ora, tutto ciò che devi fare per usare la tua nuova funzione è digitare il “=” segno seguito dalla tua funzione, con il numero di input da convertire:

Premi Invio e vedrai il risultato.

Questo è tutto ciò che c'è da fare. Immagina solo tutte le fantastiche funzioni personalizzate che potresti creare rapidamente ora che conosci questo piccolo trucco!

2. Genera automaticamente i grafici

Negli articoli precedenti, ti abbiamo mostrato come fare cose come registrare i dati dalle tue telecamere Wi-Fi domestiche a un foglio di lavoro di Google. Registra la tua attività di casa con Google Fogli e fotocamere USB Registra la tua attività domestica con Fogli Google e fotocamere USB Se hai una fotocamera USB e un computer, hai già tutto il necessario per configurare un sistema di rilevamento del movimento economico. Ulteriori informazioni, o forse stai utilizzando Fogli Google con un team 5 Impostazioni Fogli Google Essential per il lavoro di squadra 5 Impostazioni Fogli Google Elementi essenziali per il lavoro di gruppo Google Fogli ha più funzioni per supportare l'elaborazione e l'elaborazione di dati collettivi di quanto tu possa pensare. Ti presenteremo le funzioni e le funzioni di Google Sheets essenziali per i progetti di gruppo. Leggi di più e altre persone stanno inserendo dati per te.

Alla fine, potresti avere un nuovo foglio di calcolo ogni mese con nuovi dati e vorresti creare automaticamente un nuovo grafico senza doverlo ricreare manualmente ogni mese. Puoi farlo creando una funzione che creerà un nuovo grafico per te, in base ai dati nel foglio di calcolo corrente che hai aperto.

Innanzitutto, in questo scenario, diciamo che sei un insegnante e alla fine dell'anno, hai un foglio di calcolo per ogni studente con l'elenco dei punteggi degli esami mensili:

Quello che vorresti fare è eseguire una singola funzione su questo foglio che generi automaticamente un grafico in pochi secondi. Ecco come appare questo script:

function GradeChart () var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var sheet = spreadsheet.getSheets () [0]; var gradechart = sheet.newChart () .setChartType (Charts.ChartType.LINE) .addRange (sheet.getRange ('A1: B11')) .setPosition (5, 5, 0, 0) .build (); sheet.insertChart (gradechart); 

Ora, tutto ciò che devi fare è aprire ciascuno dei fogli di lavoro del tuo studente e fare clic sull'icona di esecuzione nel menu di Google Scripts per generare automaticamente il grafico.

Ogni volta che fai clic sull'icona di esecuzione, verrà eseguito lo script che hai creato sul “attivo” foglio di lavoro (quello che hai aperto nella scheda del browser corrente).

Per i rapporti che devi generare frequentemente, come settimanalmente o mensilmente, questo tipo di funzione di grafico generato automaticamente può davvero farti risparmiare molto tempo, poiché non devi ricreare la ruota ogni volta che desideri tracciare i dati su un grafico nuovo foglio.

3. Creare menu personalizzati

Cosa succede se non si desidera avere lo script aperto per generare automaticamente quel grafico? E se ti piacerebbe avere la comodità di avere quella funzione a portata di mano nel sistema di menu, proprio all'interno di Fogli Google? Bene, puoi farlo anche tu.

Per creare un menu personalizzato, devi dire al foglio di calcolo di aggiungere la tua nuova voce di menu ogni volta che si apre. Lo fai creando un onOpen () funzione nella finestra dell'editor di Script sopra il Gradechart funzione appena creata:

function onOpen () var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive (); var menuItems = [name: 'Create Grade Chart ...', functionName: 'GradeChart']; spreadsheet.addMenu ('Charts', menuItems); 

Salvare lo script e quindi ricaricare il foglio di calcolo. Scoprirai che ora il tuo nuovo elemento del menu è apparso con il nome che hai definito come nel tuo script. Fai clic sul menu e vedrai la voce di menu per la tua funzione.

Fare clic sulla voce di menu e verrà eseguita la funzione esattamente come quando si è premuto il tasto “correre” icona dall'interno dell'editor di Google Scripts!

4. Invia report automatici

Lo script finale che vale la pena di trattare qui, poiché l'idea è quella di aggiungere alla potenza e funzionalità di Google Sheets, è uno script che invierà e-mail dall'interno di Google Fogli.

Il modo in cui questo può tornare utile è se gestisci un grande gruppo di persone Delegazione: A Must Have Abilità Leadership per ridurre la tua delega del carico di lavoro: A Must Have Abilità Leadership per ridurre il carico di lavoro Una volta che sei in un ruolo di leadership, si ' Dovrò imparare come delegare il lavoro. Ti insegniamo le cinque W della delegazione: chi, cosa, quando, dove e perché. Leggi altro e hai più e-mail da inviare sullo stesso argomento. Forse hai eseguito una verifica del rendimento con i singoli membri del team e hai registrato i tuoi commenti di revisione per ogni persona in un foglio di lavoro Google. Sarebbe bello eseguire un solo script e inviare automaticamente i commenti via e-mail ai 50 o 60 dipendenti contemporaneamente senza dover creare manualmente tutte le singole e-mail? Questo è il potere di Google Scripting.

Simile a come hai creato gli script sopra in questo articolo, creerai uno script andando nell'editor degli script e creando una funzione chiamata inviare emails(), come questo:

function sendEmails () var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet (); var startRow = 2; // Prima riga di dati per elaborare var numRows = 7; // Numero di righe da elaborare var dataRange = sheet.getRange (startRow, 1, numRows, 3) var data = dataRange.getValues ​​(); for (i in data) var row = data [i]; var emailAddress = riga [1]; // Seconda colonna var message = row [2]; // Terza colonna var subject = "Le mie note di revisione"; MailApp.sendEmail (indirizzo email, oggetto, messaggio); 

Supponiamo che il tuo foglio di lavoro sia organizzato come mostrato qui.

Lo script sopra funzionerà in ogni riga del foglio di lavoro e invierà un'email all'indirizzo nella seconda colonna, con il messaggio che hai digitato nella terza colonna.

Il invia una email funzione in Google Scripts è di gran lunga una delle funzioni più potenti in Google Scripts, perché apre un intero mondo di automazione della posta elettronica che potresti non aver considerato prima.

Se consideri che potresti avere altre persone responsabili dell'inserimento di dati in un foglio di lavoro Google per te, e quindi se automatizzi la distribuzione delle email in base ai dati inseriti, potresti potenzialmente fare qualcosa come inviare un rapporto mensile al tuo capo, senza mai dover aprire il tuo client di posta elettronica. Lo script può fare automaticamente tutto il lavoro per te!

L'automazione è il segreto del successo

Quello che tutti questi automatismi di Google Scripts dovrebbero mostrarti è che con poche semplici righe di codice, Google Scripts ha il potere di automatizzare parzialmente o completamente i Fogli Google. Queste automazioni possono essere configurate per essere eseguite in base a una pianificazione oppure è possibile eseguirle manualmente ogni volta che si desidera attivarle. In entrambi i casi ti forniscono un modo per automatizzare molto lavoro, con pochissimo sforzo. Cerchi di più? Dai un'occhiata a questi 3 script di Google per automatizzare i tuoi documenti.

Hai mai usato una delle funzioni descritte in questo articolo per automatizzare le tue attività? Conosci altri script interessanti e semplici per semplificare lo sforzo in Fogli Google? Condividi le tue idee nella sezione commenti qui sotto!

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