Come inviare automaticamente fatture mensili da fogli Google

Se lavori da casa o gestisci la tua attività, non è sempre facile ricordarsi di spedire le fatture in tempo.

In questo articolo vedrai come scrivere uno script di Google (MOLTO semplice, non ti preoccupare).

Ti mostreremo anche come fare lo stesso con una macro. Una macro può facilmente impacchettare la tua fattura e inviarla via email a qualsiasi indirizzo email (o indirizzi) che ti piace.

Step 1: Prepara la tua fattura mensile

Se attualmente non traccia le tue fatture utilizzando Fogli Google, dovresti davvero. Anche se non hai mai programmato nulla nella tua vita I 10 migliori progetti per principianti per i nuovi programmatori I 10 migliori progetti per principianti per i nuovi programmatori Vuoi imparare la programmazione ma non sai da dove iniziare? Questi progetti di programmazione per principianti e tutorial ti faranno partire. Leggi di più .

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Non importa in realtà come si formatta la fattura per far funzionare questa soluzione. Prendiamo alcune cose che dovresti organizzare prima di affrontare il tuo Google Script.

Questo non è complicato. Tutto quello che devi fare è assicurarti che il tuo foglio del mese corrente sia sempre lo stesso. Nel mio caso lo chiamo “Fattura”.

Il 1 ° del mese, la fattura viene inviata automaticamente. Poi, qualche tempo dopo, durante la prima settimana, lo rinominerò in quel mese e anno.

Quindi ricreare il “Fattura” foglio e avviare nuovamente la registrazione per il mese corrente.

Passaggio 2: crea lo script di Google

Per accedere all'editor di Google Script da Fogli Google, fai clic su Utensili nel menu. Quindi fare clic Editor di script.

È intelligente rinominare il nome del progetto in qualcosa che ricorderai più tardi se hai bisogno di tornare indietro negli script e modificarlo.

Successivamente, incolla il seguente script.

function myFunction () var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Mese corrente" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (nome file); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail (to: ToUser, oggetto: 'Ecco la mia fattura per il mese scorso!', corpo: 'Ciao! Ho allegato la mia fattura per questo mese. Grazie per il lavoro , apprezzo davvero! -Ryan ', allegati: [SendBook.getBlob (). setName (filename)]); 

Abbiamo coperto la funzione sendEmail Come inviare e-mail in un foglio Google con gli script di Google Come inviare e-mail in un foglio Google con gli script di Google Scopri come utilizzare gli script di Google per automatizzare gli strumenti di produttività di Google come fogli e documenti e risparmiare ore di tempo . Leggi di più in passato se sei interessato a come funziona.

Modifica le parti giuste di quello script in modo che raggiunga l'indirizzo email corretto. Assicurati che usi anche il nome corretto della persona a cui lo stai inviando nel corpo.

Per verificare che il tuo script funzioni, compila il “touser” testo con il tuo indirizzo email.

Clicca sul Salvare icona del disco nel menu per salvare lo script. Quindi fai clic sul Giocare icona (sembra una freccia destra).

Ti chiederà di confermare l'autorizzazione per lo script per accedere agli altri tuoi dati Google (come Gmail e Fogli).

Potresti ricevere un avviso che lo script non è sicuro. Questo è solo perché stai scrivendo uno script personalizzato che Google non ha esaminato o autorizzato per un uso più ampio.

Puoi ignorare questo avvertimento da quando hai creato lo script e sai che è sicuro.

Se funziona correttamente, dovresti aver ricevuto un'email simile a questa:

Come puoi vedere, il foglio di calcolo viene allegato all'email come PDF. Ciò rende davvero facile per il destinatario aprirlo e visualizzarlo anche se non usa Fogli Google.

Ora dobbiamo automatizzarlo in modo che venga eseguito il primo di ogni mese.

Passaggio 3: automatizza lo script della fattura

Per automatizzare il tuo script, devi creare ciò che viene chiamato a “grilletto”.

Torna al tuo Google Script, fai clic modificare nel menu e scegliere Trigger del progetto attuale.

Poiché non hai ancora creato alcun trigger per questo progetto, questo sarà vuoto.

Vedrai un link blu che legge “Nessun trigger attivato.” Cliccalo.

Scegliere Tempo-driven eventi, impostare il timer su Timer mensile, e lascia il numero a 1.

Dopo aver fatto clic su Salva, Google Scripts invierà il formato PDF della fattura, via email, il 1 ° di ogni mese.

Questo è tutto ciò che c'è da fare!

L'importante è essere sicuri di mantenere la fattura ben aggiornata durante il mese. Assicurati che sia finito e pronto per partire il primo giorno del mese successivo.

Passaggio 4: creare una macro

C'è un altro approccio non di programmazione che puoi eseguire per ottenere lo stesso risultato dello script sopra: Google Sheets ora include una funzione di macro Come automatizzare le attività ripetitive in Fogli Google con le macro Come automatizzare le attività ripetitive in Fogli Google con le macro disponibile per gli utenti di Google Sheets. Non è necessario alcun know-how di codifica per automatizzare attività ripetitive in documenti e fogli di calcolo. Leggi di più . Le macro consentono di registrare una serie di azioni per eseguire un'attività. In questo caso, devi prima creare la macro e poi attivarla nello stesso modo in cui hai attivato Google Script.

Innanzitutto, nel foglio delle fatture, vai a Strumenti> Macro, e selezionare Registra macro.

Successivamente, segui i normali passaggi per inviare a qualcuno il foglio come allegato PDF.

Vai a File, e fare clic Email come allegato.

Quindi, compila tutti i campi del modulo in modo che l'oggetto e il corpo appaiano naturali.

Quindi fare clic Inviare.

Sul “Registrazione nuova macro” pop-up, fare clic su Salvare. Questo termina il processo di registrazione macro. Dai alla macro un nome che ricorderai e clicca Salvare ancora.

Avresti dovuto vedere l'e-mail di prova arrivare con il PDF allegato.

Passaggio 5: automatizza la macro

Ora è il momento di automatizzare la macro. Puoi attivare macro come se attivassi Google Scripts.

Torna in Utensili e Editor di script. Clicca sul codice macros.gs.

Prendere nota del nome della funzione macro. Nell'esempio sopra, il nome della funzione macro è MyFunction1.

Adesso vai modificare, e Trigger del progetto attuale.

Questa volta, nella casella a discesa funzioni, vedrai la funzione macro nell'elenco. Selezionalo.

Quindi, imposta il resto del trigger come hai fatto in precedenza per il trigger di Google Script.

Imposta eventi a Tempo-driven. Scegliere Mese Timer. Lascia il numero a 1.

Ora la tua macro registrata verrà eseguita ogni mese.

Invierà il foglio delle fatture come PDF a qualsiasi indirizzo email che hai definito quando hai registrato la macro.

I fogli Google automatizzati possono risparmiare tempo

La funzione Trigger in Google Fogli è davvero il potere dietro questa automazione. Ti consente di automatizzare tutti quei compiti banali che fai frequentemente, in modo che tu possa concentrarti su cose più importanti.

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