Non lasciare che l'invio di un'e-mail trasformi in una violazione della sicurezza

È probabile che qualcuno che conosci sia stato colpito da Accidental Reply All. È una condizione imbarazzante e completamente prevenibile, ed è abbastanza comune. Le persone si sono rivolte ai loro colleghi, hanno condiviso i nomi dei pazienti e hanno esposto gli indirizzi e-mail, colpendo solo accidentalmente Rispondi a tutti. Nel 1997, Microsoft ha subito un'epidemia di Risposte accidentali che includeva circa 15 milioni di email.

Non è sempre solo imbarazzo; si potrebbe effettivamente subire una grave violazione della sicurezza con l'uso imprudente di rispondere a tutti. Se invii informazioni sull'account o segreti commerciali e includi accidentalmente persone che non dovrebbero essere copiate, potresti avere qualche serio problema. Vuoi assicurarti di non contrattare Accidental Reply All? Ecco come proteggersi.

Se usi Outlook

Il modo migliore per restare al sicuro è rimuovere del tutto il pulsante Rispondi a tutti. In Outlook 2003 o 2007, è sufficiente fare clic su freccia rivolta verso il basso all'estrema destra della barra degli strumenti, fare clic su Aggiungi o rimuovi pulsanti, e sbarazzati di Rispondi a tutti. Puoi fare la stessa cosa in Outlook 2010 o 2013, ma è un po 'più complicato.

CNET fornisce le seguenti istruzioni. Vai a File> Opzioni> Personalizza barra multifunzione. Clicca su Rispondere nel riquadro destro, quindi fare clic Rimuovere. Clic Nuovo gruppo due volte e rinomina il primo nuovo gruppo (personalizzato) come “Rispondi (personalizzato)” e il secondo come “Rispondi a tutti (personalizzato).” Clic Schede principali nel riquadro di sinistra, quindi espandere Home (posta) e Rispondere. Nel riquadro destro, selezionare Rispondi (personalizzato).

Uno per uno, aggiungi i comandi Inviare una risposta, rispondere, Inoltrare, Incontro, SONO, e Di Più dal riquadro di sinistra a Rispondi (personalizzato). Nel riquadro destro, selezionare Rispondi a tutti (personalizzato). Aggiungi il comando Rispondi a tutti. Selezionare Rispondi a tutti (personalizzato) e usa il giù pulsante per spostarlo sotto “Invia / Ricevi (IMAP / POP),” quindi fare clic ok.

Un metodo più semplice consiste nell'installare il componente aggiuntivo TuneReplyAll per Outlook. Questo ti permetterà di abilitare un avviso pop-up quando stai per usare Rispondi a tutti. Se stai bene con l'invio a tutti, basta premere Sì, in caso contrario, fare clic su No.

È anche possibile creare una regola che indichi a Outlook di inviare i messaggi in ritardo Come configurare Microsoft Outlook per pianificare la consegna di e-mail Come impostare Microsoft Outlook per pianificare la consegna di e-mail Ulteriori informazioni; in questo modo se ti accorgi di colpire Rispondi a tutti, hai tempo per annullare l'invio. Ecco i passaggi che devi seguire per creare questa regola.

Clic Strumenti> Regole e avvisi> Nuova regola. Nel “Seleziona un modello” casella sotto Regola vuota, fare clic Controlla i messaggi dopo l'invio, e quindi fare clic Il prossimo. Seleziona le opzioni desiderate nel “Seleziona le condizioni” lista, quindi fare clic Il prossimo (se non selezioni nessuna condizione, la regola verrà applicata a ogni messaggio che invii). Nel “Seleziona azione / i” lista, scegliere Rinvia la consegna di un numero di minuti. Nel “Modifica la descrizione della regola” casella, fare clic sulla frase sottolineata un numero di e inserisci il numero di minuti che desideri ritirare ogni messaggio, fino a 120 minuti. Clic ok e Il prossimo, aggiungi eventuali eccezioni che desideri, quindi fai clic su Il prossimo. Dai un nome alla regola, controlla il Attiva questa regola casella e fare clic finire.

Se usi Gmail

Una delle migliori funzionalità di Gmail Novità di Good Old Gmail? 5 Funzionalità che dovresti controllare Novità di Good Old Gmail? 5 Funzionalità da tenere in conto Potresti aver perso alcune nuove funzionalità che Gmail ha gradualmente aggiunto nell'ultimo anno. Diamo un'occhiata a ciò che merita la nostra attenzione. Ulteriori informazioni che potresti non utilizzare è la funzione Annulla invio, che ti consente di annullare l'invio di un'email fino a 30 secondi dopo aver premuto il pulsante Invia, consentendoti di evitare un'epidemia di Risposta accidentale a tutti all'ultimo secondo. Sfortunatamente, se utilizzi un client Gmail desktop Ricerca del client Gmail perfetto per Mac Desktop Ricerca per il client Gmail Mac perfetto per il desktop Hai bisogno di un client desktop per Gmail sul tuo Mac? Qui ci sono i migliori che abbiamo trovato. Per saperne di più, questo non ti aiuterà.

Un'altra cosa da controllare nelle impostazioni di Gmail è che il comportamento di risposta predefinito è impostato su Rispondi anziché su Rispondi a tutti. Se è su Rispondi a tutti, quando premi il pulsante Rispondi, Gmail popolerà i campi A e CC con gli indirizzi delle persone copiate anche nell'e-mail originale.

Boomerang, una app aggiuntiva di Gmail Pianifica i tuoi messaggi all'interno di Gmail con Boomerang Pianifica i tuoi messaggi all'interno di Gmail Con Boomerang Baydin (la società dietro Boomerang) ha appena annunciato che gli utenti possono riprogrammare i messaggi all'interno di Gmail una volta che sono già stati programmati. Leggi altro, ti consente di pianificare i messaggi da inviare in un secondo momento, il che ti consentirà di tornare da loro in pochi minuti o alcuni giorni per assicurarti di non inviare nulla di imbarazzante a tutti i tuoi contatti. Selezionare l'intervallo di ritardo, fare clic Invia dopo, e quindi fare clic su bumerang nell'angolo in alto a destra dello schermo per gestire i messaggi in ritardo. Facile!

Se si utilizzano altri provider o client di posta elettronica

Se usi altri provider di posta o client, potresti dover fare un po 'di scavo. Un'estensione Thunderbird chiamata Send Later ti consente di pianificare le tue e-mail da inviare in una data futura. Lotus Notes include funzionalità di invio immediato, come MailMate e Airmail.

È inoltre possibile utilizzare servizi basati sul Web, come ad esempio LetterMeLater, per inviare e-mail in un secondo momento. Dopo aver creato un account, puoi creare e-mail da inviare in un secondo momento, e puoi anche gestirle prima che vengano inviate, in modo da poter apportare eventuali modifiche necessarie. Puoi persino usarlo dal tuo programma di posta elettronica.

Se il tuo client di posta elettronica non supporta nessuna di queste opzioni, puoi sempre prendere l'abitudine di salvare la tua email come bozza e tornare indietro di cinque o dieci minuti dopo per ricontrollare che non hai reso potenzialmente disastroso errori, come copiare tutti nella tua lista di clienti o fare il giro di tutto l'ufficio.

Risposta accidentale a tutti: non farlo accadere a te!

La prima email è stata inviata 44 anni fa; penseresti che avremmo sradicato Accidental Reply All dall'accaduto di come. Sfortunatamente, non abbiamo ancora trovato un vaccino, quindi dovrai prendere la protezione nelle tue mani. Disabilitare la risposta a tutte le funzionalità, ritardare l'invio delle e-mail o semplicemente salvarle come bozza per inviare alcuni minuti dopo può essere d'aiuto. Solo tu puoi evitare Accidental Reply All!

Hai mai accidentalmente condiviso troppe informazioni con Rispondi a tutti? Usi una delle strategie sopra elencate? Condividi le tue migliori tattiche per combattere la risposta accidentale Tutto qui sotto!

Immagine di credito: tenendo la testa da thodonal88 tramite Shutterstock

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