10 modi per scoprire da soli i backlog dei compiti

Siamo stati tutti lì. La lista delle cose da fare scritta a metà che allunga la lunghezza del braccio. Le notifiche incessanti richiedono la nostra attenzione. La sensazione di annegare in una lista di attività senza fine - da un computer che aspetta di essere configurato, a un gioco non giocato, a una casella di posta terrificantemente occupata. L'arretrato, temiamo, è qui per restare. Ma qui siamo 10 consigli per liberarti di questa situazione.

Mente scarica le tue attività

Il punto di una discarica mentale è da raggiungere tabula rasa. Una lavagna vuota. Una tavola di partenza pulita che ti dà la chiarezza per continuare con meno stress e più produttività. In breve, prendi un po 'di tempo da parte (un'ora o due dovrebbero essere in abbondanza) per rimuovere quel backlog mentale versando ogni compito che puoi eventualmente pensare in un documento Word, un pezzo di carta o una pila di post-it. Essere avvertiti, il numero di compiti sarà spesso dannatamente deprimente. L'ho fatto qualche mese fa e la lista era lunga oltre 200 articoli.

Prima di abbandonare questi compiti dalla tua mente, ricevi naturalmente promemoria giornalieri / orari / minuto per minuto dal tuo cervello che aggiungono stress alla tua vita di veglia (e sonno).”Devo tagliare il prato questa sera!”. “Ho promesso a Steve che avrei chiamato la settimana scorsa”. “Non ho ancora riparato quella lampada”. “Ho bisogno di cancellare quel backlog di email”. Naturalmente, questo è estenuante e ti distrae dalle cose su cui dovresti concentrarti. Quindi, svuota la mente e scrivi ogni singola cosa che devi fare, non importa quanto piccola. Da qui, puoi iniziare a organizzare, piuttosto che avere quella voce costante e fastidiosa nella parte posteriore della tua mente, e finalmente iniziare a fare le cose!

Organizza la tua lista delle cose da fare

Non sono uno di coloro che sostengono il dumping mentale e le liste di scrittura sotto l'assunto falso che questo sia “produttivo” di per sé, ma con una lista completa da fare organizzata in modo utile a te, generalmente sarai in grado di iniziare a martellare attraverso quegli oggetti in a lontano modo più efficiente di andare semplicemente da loro ciechi.

Tuttavia, quando si tratta di organizzare una lista di cose da fare, non esiste un modo corretto, ma esistono diverse opzioni. Sta a te decidere quale sia il migliore per te. Puoi dividere la tua lista in personale, lavoro, social, ecc. Ognuna di queste liste può essere organizzata in diversi modi. Alcuni di questi sono basati su:

Contesto
Classifica le tue cose da fare in base a dove e quando queste devono essere fatte. Per esempio, “disconnesso” gli articoli possono essere fatti quando non si è in grado di connettersi a Internet. “Tempo libero” gli oggetti possono essere fatti quando sei a casa, invece di guardare la TV. “Cittadina” gli oggetti possono essere lavoretti come andare in banca, raccogliere / restituire oggetti da vari negozi. “Lavoro” gli articoli sono, beh, naturalmente fatti al lavoro.

Salva ciascuno di questi elenchi in un'app promemoria / elenco che ti consente di classificare, ad esempio Trello o Promemoria Apple, e accedervi ovunque ti trovi. Quindi quando arrivi a casa dal lavoro, puoi semplicemente controllare il tuo “Tempo libero” fai una lista per vedere se c'è qualcosa su cui puoi lavorare senza essere ricordato alla quantità orribile di compiti ancora da fare al lavoro.

Data di scadenza
Organizza la tua lista di attività dagli articoli più vecchi prima agli ultimi articoli, così puoi recuperare le scadenze mancate il prima possibile. Alcuni articoli potrebbero non avere una data di scadenza specifica ma potresti usare un'app come Any.do per etichettarli come "oggi", "domani", "in arrivo" o "un giorno".

Priorità
Alcuni articoli avranno una priorità più alta di altri. Pertanto, per prima cosa affrontare la massima priorità potrebbe essere la soluzione migliore per te. Dividendo le attività in “Urgente”, “Abbastanza Urgente”, e “Non urgenti” gli elenchi ti aiuteranno a scegliere quale compito affrontare per primo (ad esempio, spesso il compito più difficile, più importante).

Poiché alcuni elementi con priorità più alta sono completati e cancellati dalla lista, dovresti sentirti molto meno stressato riguardo al backlog.

Motivazione
Organizza i tuoi elenchi in modo da avere determinati compiti che tu conoscere puoi affrontare quando sei pieno o energia. Avere un altro elenco di compiti da affrontare quando ti senti letargo dopo una dura giornata in ufficio, o una notte pesante in città. Spesso quando le persone si sentono stanche, possono evitare il lavoro a tutti i costi, ma se sai che ci sono alcuni compiti che possono essere completati senza esercitare molta energia mentale, è più probabile che tu ti rivolga a quelli invece di tornare a Netflix.

Ricordarsi di tenere sempre aggiornati questi elenchi. Quando arriva un nuovo compito, aggiungilo alla giusta etichetta / lista il prima possibile in modo da non far accumulare di nuovo quel backlog mentale.

Batch elabora attività simili

Passare da un'attività a un'altra completamente prende il suo pedaggio. Alcuni dicono che il multi-tasking può ridurre la produttività del 40%. Quindi, piuttosto che passare continuamente da un'attività all'altra nella vana speranza che l'essere “occupato” è la stessa cosa dell'essere “produttivo”, prova a raggruppare compiti simili per liberarli tutti in un colpo solo.

Ad esempio, leggi articoli / blog durante un periodo di tempo assegnato, piuttosto che durante il giorno. Usa strumenti come Instapaper per salvare gli articoli da leggere più tardi e Digg Reader per tenere il passo con i tuoi blog preferiti in un momento opportuno (ad esempio durante il tuo tragitto giornaliero). Organizzando le tue attività in questo modo (in base al contesto, come descritto sopra), puoi entrare nella "zona" e svolgere tutte le attività simili in una volta sola e ottenere quella sensazione ultra-soddisfacente di grattare rapidamente un numero di cose da fare tutte allo stesso tempo.

Lungo una linea simile, riprendi “Appena in tempo” imparare, invece di “Nel caso in cui” leggere, per farti risparmiare tempo adesso. Ciò significa salvare articoli utili usando strumenti come Evernote Web Clipper in sola lettura quando ne hai bisogno piuttosto che leggerli nel caso in cui avrai bisogno della conoscenza in futuro.

Rimuovi distrazioni

Quando ti concentri sul backlog delle attività, rimuovi quante più distrazioni puoi. Dì alla tua famiglia di non disturbarti per le prossime ore. Spegni il telefono. Se ciò non è possibile, almeno trasformalo in modalità silenziosa o scollegalo da Internet. Molte attività richiedono la tua completa attenzione. Secondo uno studio del Basex, le interruzioni costano alle imprese statunitensi 588 miliardi di dollari l'anno, suggerendo quanto tempo si perde se ti apri a queste distrazioni.

Rispettare la regola dei due minuti

Quando hai la tua lista di cose da fare davanti a te, o stai attraversando la tua casella di posta, prova a rispettare la regola dei 2 minuti. In poche parole, se ci vorranno solo 2 minuti o meno, fallo ora. Non rimandare. Non ordinarlo in una lista separata. Fallo ora. Quando si passa attraverso una casella di posta elettronica di oltre 150 e-mail non lette, sarete sorpresi di quanti di questi messaggi possono essere trattati in due minuti o meno. Quando ti rendi conto di ciò, raggiungi Inbox Zero 4 semplici passaggi per raggiungere e mantenere la posta in arrivo zero in Gmail 4 Semplici passi per raggiungere e mantenere la posta in arrivo Zero in Gmail Leggi di più diventa molto meno scoraggiante.

La regola dei 2 minuti è anche sorprendente per metterti nel giusto stato d'animo per affrontare un compito molto più grande. Se hai una relazione difficile da scrivere, convinciti a spendere solo 2 minuti sul rapporto. L'inerzia che accumulerai da questi due minuti sarà sufficiente per farti continuare per 30, 90, 120 minuti o anche di più. Se stai cercando di padroneggiare un livello su un determinato gioco, prova solo per due minuti. Se hai una decisione difficile da prendere, prendi carta e penna e fai un brainstorming per soli 2 minuti. Questa promessa di due minuti a te stesso è spesso sufficiente per farti lavorare e progredire su articoli che potrebbero essere rimasti nella tua lista di cose da fare, intatta, per mesi.

Dichiara il fallimento dell'email

Se uno dei tuoi principali mal di testa è una casella di posta che trabocca incessantemente e che è costantemente piena fino all'orlo e non mostra segni di rallentamento, hai due opzioni. Innanzitutto, ripulisci gli abbonamenti email utilizzando un servizio come Unroll.me. Puoi passare facilmente tutta la vita degli abbonamenti alle newsletter e annullare l'iscrizione o aggiungere un "roll" (una e-mail giornaliera aggregata) in pochi minuti, al fine di ridurre il numero di e-mail non necessarie che arrivano ogni giorno nella tua casella di posta.

Se questo semplicemente non è abbastanza, potrebbe essere il momento di dichiarare bancarotta e-mail. Michael Hyatt dice:

Sai che è il momento per la bancarotta delle e-mail quando:

• Hai più di cinquecento messaggi e-mail non letti nella tua casella di posta.
• I tuoi colleghi si lamentano della tua mancanza di reattività.
• Hai avuto qualcuno che ha detto più di una volta nell'ultima settimana, “Hai ricevuto l'e-mail che ti ho inviato? Non ho avuto risposta da te.”
• Ti senti ansioso o sopraffatto ogni volta che pensi alla posta elettronica.

Da qui, puoi scegliere l'opzione estrema di selezionare ogni singola e-mail non letta (? -A su Mac o Ctrl-A sul PC), oppure puoi scegliere di utilizzare l'approccio di Michael Hyatt e ordinare le tue e-mail per nome, rispondi per alcune e-mail importanti, ma dopo 15-30 minuti, smettere di rispondere, selezionare tutto e archiviarlo tutti. Ogni. Singolo. E-mail.

Il punto qui è che, se qualcosa è veramente importante, riceverai semplicemente un altro promemoria via email. Se non lo è, ti sei risparmiato un sacco di tempo. Goditi la vista di una casella di posta completamente vuota. È una vista rara. Da ora in poi, mirare a mantenere in cima a queste e-mail e non consentire mai il backlog di posta elettronica per arrivare a lunghezze così estreme di nuovo!

Rispetta i tuoi ritmi naturali

Abbiamo tutti ore produttive in cui ci sentiamo motivati, stimolati e pronti ad affrontare i nostri progetti più difficili. Abbiamo anche ore in cui sentiamo di fare qualsiasi cosa, a parte la TV insensata. Conoscendo quando queste ore si verificano nelle nostre vite, possiamo organizzare la nostra lista di cose da fare intorno a loro in modo che possiamo garantire che ciò che deve essere fatto, viene fatto.

Per un po 'di background, i nostri corpi corrono su vari ritmi circadiani e Ultradiani. I ritmi circadiani generalmente durano circa 24 ore (ovvero rispondono alla luce del giorno e alla notte). I ritmi Ultradiani sono cicli di onde cerebrali molto più brevi, in genere di 90-120 minuti.

Imparando a conoscere i ritmi del tuo corpo, puoi sfruttare il tuo naturale “alti e bassi”. Ad esempio, quando senti una naturale vigilanza arrivare su di te, è probabile che inizi il tuo ritmo ultradiano. Approfitta di questo, ma tieni d'occhio l'orologio. Quando sono trascorsi circa 90 minuti e inizi a sentirti più sonnolento, fai una pausa. È durante questo periodo che è più probabile che procrastini e commetta errori. Per aiutarti, prova alcune di queste app Pomodoro Tagliare la procrastinazione con queste app e software di tecnologia Pomodoro Tagliare la procrastinazione con queste applicazioni e software della tecnica Pomodoro La procrastinazione è una malattia che pervade studenti e lavoratori in tutti gli angoli del mondo e Infetta sia i dilettanti che i professionisti. Come scrittore, soffro di procrastinazione su base giornaliera. Alcune persone ... Leggi di più per ricordarti quando fare brevi pause e quando fare lunghe pause.

Ernest Rossi dice di questo argomento:

L'idea di base è che ogni ora e mezza o giù di lì devi fare una pausa - se non lo fai potresti essere sulla buona strada per la Sindrome da stress di Ultradian: ti stanchi e perdi la concentrazione mentale, tendi a commettere errori, irritarsi e avere incidenti - Se continui a ignorare il tuo bisogno di fare una pausa, puoi provare sempre più stress finché non ti ammali veramente.

In breve, fai attenzione ai cicli del tuo corpo e non spingi troppo. Spesso è meglio superare un backlog di attività per un periodo di settimane piuttosto che di pochi giorni, poiché questo può lasciarti bruciato ed esaurito, portando così a un ulteriore accumulo di backlog mentre si tenta di recuperare.

Usa Trello per un flusso di lavoro Kanban

Personalmente, io amore Trello per la gestione delle attività, in particolare utilizzando la piattaforma per un flusso di lavoro Kanban. Trello è un sistema gratuito in cui è possibile impostare schede, ciascuna contenente carte. Ciascuna di queste carte è un articolo sul tuo elenco di cose da fare. Per impostare questo come un sistema Kanban (che è molto popolare con Toyota), basta iniziare con tre liste verticali etichettati (da sinistra a destra), “arretrati”, “In corso”, e “Completato” (ovviamente puoi aggiungere altro, nell'ordine corretto, ad esempio “Test”, “Revisione”, dipende dalla situazione). Puoi leggere una spiegazione più dettagliata del flusso di lavoro di Kanban Trello qui, ma l'obiettivo di base è lavorare sullo spostamento di ogni elemento da sinistra (arretrato) a destra (completato). Una volta che un articolo raggiunge lo stream più a destra, sai che è stato completato ed è possibile archiviare questo elemento.

Questo approccio non solo ti aiuta a vedere su cosa è necessario lavorare, su cosa viene attualmente lavorato e cosa è stato fatto, ma aggiunge un po 'di “gamification” elemento del backlog del tuo compito e ti mantiene motivato “arretrati” la lista diventa sempre più piccola. Oh, e puoi anche usare questo approccio per aiutarti a rimanere in contatto con tutti quelli che conosci.

Usa gli alberi decisionali per semplificare il processo decisionale

Spesso possiamo spendere modo troppo a lungo con le decisioni. Le Decision Trees possono essere utilizzate per aiutare a rendere questo processo più facile ed efficiente in modo da poter passare rapidamente dal processo decisionale e andare avanti con cose più importanti. Guarda questo video per un'introduzione interessante:

Responsabilità pubblica

Annunciando pubblicamente il tuo obiettivo Come uccidere la motivazione Succhiare i vampiri e finire ciò che si inizia Come uccidere la motivazione Succhiare i vampiri e finire ciò che si avvia Progetti di vita che sono in stallo? Sì, li abbiamo tutti. La storia è sempre la stessa. Iniziamo con un'idea ma non la vediamo mai. Rompere gli ostacoli fragili e perseverare con questi suggerimenti. Leggi di più a, ad esempio, “arrivare a Inbox Zero entro le 18:00”, o “Completa le mie 2 attività più importanti entro le 14:00”, hai molte più probabilità di riuscire. Sia che tu abbia mandato un messaggio a un amico, pubblichi un post su Facebook, twittato o usi un'app come Lift dove altri utenti possono darti oggetti di scena per ottenere un'abitudine quotidiana, quel livello aggiunto di responsabilità ti motiverà ad avere successo.

Come mantenere il backlog gestibile

Una volta che sei riuscito a tenere sotto controllo il tuo backlog, fai attenzione a mantenerlo in questo modo. Alcuni suggerimenti (oltre a mantenere i suggerimenti sopra riportati) sono:

• Tieni aggiornati gli elenchi delle cose da fare. Assicurati di poter contare su di loro, in modo che la tua mente possa essere libera di andare avanti con i compiti a portata di mano.
• Vivi dal tuo calendario. Impara a fare affidamento sul tuo calendario e consideralo sacro. Se qualcosa è programmato dovere fatto, altrimenti l'arretrato cresce semplicemente. E cresce. E cresce.
• Costruisci recensioni regolari. Controlla i tuoi compiti ogni giorno, settimana o mese. Rimuovi tutto ciò che non è necessario e aggiungi tutto ciò che manca. Sapere cosa deve essere fatto e da quando.
• Impara a dire di no. Per tenere sotto controllo il tuo backlog, devi imparare a dire “no” più spesso. Un grande libro da leggere per una comprensione più completa di questo è Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, di Greg McKeown

Sappiamo tutti cosa vuol dire sentirsi affogare in un mare di attività, ma spero che questi suggerimenti possano aiutarvi ad usare alcuni approcci diversi per affrontare la crescente lista a testa alta e tenerla sotto controllo!

Quali altre strategie e tattiche hai utilizzato per spostarti in modo efficiente nel tuo backlog di attività? Per favore fatemi sapere nei commenti!

Scopri di più su: GTD, Gestione del tempo.