5 Punti d'azione per curare la tua posta elettronica Zero Email Frenzy

Posta in arrivo Zero è una delle parole più popolari nella comunità della produttività. App come, il famoso client di posta elettronica per iPhone, casella di posta in arrivo casella di posta elettronica per l'iPhone per l'iPhone porta la casella di posta in arrivo a zero con la cassetta postale per l'iPhone Il client di posta predefinito per l'iPhone è diventato a mio parere obsoleto, o certamente non è avanzato come l'hardware in cui risiede. Mail non è divertente da navigare, e le sue ultime funzionalità ... Leggi di più ti permettono di gestire rapidamente tutte le email nella tua casella di posta. Se sei davvero sovraccarico, puoi persino utilizzare un servizio come Mailstrom Buried In Emails? Riduci la tua posta in arrivo fino a zero con Mailstrom Sepolto nelle email? Riduci a zero la tua posta in arrivo Massima con Mailstrom Abbiamo offerto una serie di soluzioni negli anni per gestire il tuo account Gmail e ripulire una casella di posta ingombra. Niente è più conveniente di una soluzione online centrale come Mailstrom. Leggi di più sulle e-mail di eliminazione collettiva. L'idea di dichiarare e-mail di fallimento - semplicemente eliminando tutto e ricominciare da capo - viene data seria considerazione in alcuni ambienti.

Tutto questo focalizzarsi sulla cancellazione della posta in arrivo, sul raggiungimento, l'inafferrabile, Inbox Zero, manca di due dei problemi fondamentali con sovraccarico della posta elettronica. Per risolvere veramente i tuoi problemi di posta elettronica devi andare oltre Inbox Zero e risolvere i problemi sottostanti:

• Perché la tua casella di posta è straripante in primo luogo.
• Com'è il tuo rapporto con l'email.

Il problema di sovraccarico dell'email

La maggior parte della conversazione sull'overload della posta elettronica non distingue tra email voluta e indesiderata. Trattare ogni elemento nella posta in arrivo come obiettivo da cancellare ignora la realtà della situazione. Un'email del tuo capo che ti fornisce feedback su una presentazione non è chiaramente la stessa di un'email di Groupon che offre offerte nella città che hai lasciato l'anno scorso. Allo stesso modo, una email da un vecchio amico è probabilmente la benvenuta, mentre una e-mail da Facebook che ti dice che lo stesso amico ti ha taggato in una foto probabilmente non è.

Se hai un centinaio di email nella tua posta in arrivo, tutte quelle che volevi ricevere ma che non hai ancora risolto, hai un problema di gestione del tempo che nessuna app di posta elettronica può risolvere. Se hai dieci e-mail indesiderate, invece, hai un problema con la posta elettronica, ma ancora una volta, nessuna app e-mail lo risolverà per te.

La maggior parte della conversazione sull'overload della posta elettronica non distingue tra email voluta e indesiderata

Per la maggior parte delle persone, le due cause più frequenti di e-mail indesiderate sono le notifiche sui social media, le newsletter via email e le e-mail di lavoro ridondanti. Se sei un personaggio pubblico potresti anche essere soggetto a una quantità significativa di messaggi di posta indesiderata o richieste di consulenza.

Lo spam non è più il problema di una volta, se utilizzi un servizio di posta elettronica moderno come Gmail, molto raramente vedi spam nella tua posta in arrivo.

L'e-mail di Pavlovian

Inbox Zero, come concetto, non riesce anche ad affrontare la relazione della maggior parte delle persone con la posta elettronica. Avere una casella di posta vuota perché la si controlla ogni 20 minuti o ogni volta che si riceve una notifica e si risponde a tutto immediatamente non è una buona cosa. Allo stesso modo, se trascorri 4 ore al giorno in scambi di e-mail avanti e indietro, non sei produttivo anche se raggiungi la posta in arrivo zero alla fine della giornata.

Ivan Pavlov era uno scienziato russo vincitore del premio Nobel famoso per il suo lavoro sul condizionamento classico. Suonando un campanello ogni volta che dava da mangiare a un cane, riusciva a far venire l'acquolina in bocca anche senza cibo. Come laurea in psicologia, ora mi salutare ogni volta che parlo di Pavlov!

Il punto cruciale del condizionamento classico è che più volte uno stimolo viene seguito da una risposta, più difficile è separarli. Ogni volta che controlli le e-mail come prima cosa al mattino, o quando arriva una nuova notifica, ti stai condizionando a continuare a fare la stessa cosa.

Per andare veramente oltre la casella di posta elettronica zero, devi ottenere il controllo su come ricevi e rispondi alle email-hai bisogno di rompere il ciclo di Pavlovian. Una casella di posta vuota è semplicemente un possibile passo sulla strada per raggiungere questo obiettivo.

I cinque principi

Fortunatamente, risolvendo il sovraccarico di email indesiderate e la relazione Pavlovian è facile. Ci sono un paio di semplici principi che se si mettono in pratica si accerterà di voler ricevere quasi tutte le e-mail e di avere il controllo su quando e dove lo si controlla.

Principio Uno: Silos non sovrapposti

Per risolvere il problema di notifica dei social media, utilizzo l'idea di silos non sovrapposti. Tutte le notifiche di Facebook dovrebbero rimanere in Facebook-fine della storia. Non dovrebbero apparire nella mia casella di posta elettronica, nel menu di notifica del mio telefono o in qualsiasi altro posto che non sia Facebook. Nessuna notifica di Facebook sarà mai tanto importante quanto una e-mail dal mio editore, quindi non dovrebbero ricevere lo stesso trattamento.

Passi d'azione

Trascorri 30 minuti per accedere a tutti i tuoi account di social media e disiscriverti da ogni email di notifica. Potresti essere sorpreso da quante caselle di controllo devi deselezionare. Il mio collega scrittore MakeUseOf Justin ha scritto un grande articolo su come smettere di infastidire le email dei social media con NotifyMeNot. NotifyMeNot ti guida attraverso i passaggi per annullare l'iscrizione a tutte le principali notifiche email del sito di social network.

Principio Due: Deal o Delete

Il problema della newsletter è un po 'più difficile da gestire. Il problema è che, in molti casi, ti sei iscritto attivamente a una newsletter perché conteneva informazioni che volevi ricevere. Se sei un accaparratore digitale come me, puoi provare a convincerti che vuoi ancora ottenere quei pacchetti giornalieri di Groupon. Il principio dell'affare o dell'eliminazione ti aiuta a superare questi istinti di accaparramento.

Passi d'azione

Metti da parte 15 minuti ogni giorno per passare attraverso tutte le newsletter via email nella tua casella di posta. Per ognuno, devi leggerlo per intero, o annullare l'iscrizione. Se non lo leggerai durante il tempo dedicato a fare proprio questo, non lo farai mai.

Nel corso di due settimane ho annullato l'iscrizione a quasi tre quarti delle newsletter a cui mi ero iscritto. Ora, ogni volta che vedo le newsletter non lette che iniziano a insinuarsi nella mia casella di posta, ripristino l'offerta o l'eliminazione.

Principio 3: Tempo massimo di invio delle e-mail

Per molte persone, incluso me quando non sto attento, controllare la posta elettronica è un'azione riflessiva. Se non stai facendo nulla in modo attivo o sei distratto per una frazione di secondo, apri la tua casella di posta e controlla le e-mail. Anche se potrebbe non sembrare un grosso problema, si interrompe il flusso e potresti rimanere scioccato da quanto a lungo stai spendendo il controllo della posta elettronica Come sconfiggere la dipendenza da posta elettronica monitorando le abitudini della posta in arrivo Come sconfiggere la dipendenza da posta elettronica monitorando le abitudini della posta in arrivo giorni, ed è subdolo su di esso. Puoi riprendere il controllo del tuo tempo. Calcola quanto tempo dedica alle email in questo momento e rubale indietro. Leggi di più .

Molto meglio, come raccomanda il mio collega scrittore Akshata, è di assegnare orari prestabiliti e controllare solo la posta elettronica. Andrei oltre e suggerirei di affrontare sia il sovraccarico delle email che la relazione di Pavlov - imposta un tempo massimo per la posta elettronica.

Se sei a metà strada a rispondere a una email quando il tempo è scaduto, salvalo nelle bozze e riprendilo il giorno successivo.

Passi d'azione

Scegli una o due volte per controllare la posta elettronica al giorno e calcolare quanto ci vuole per gestire le tue email importanti; questo è il tuo tempo massimo di email. Qualcosa di più di 45 minuti è probabilmente troppo lungo. Solo controllare la posta elettronica a quei tempi e non superare il tempo massimo di email. Se sei a metà strada a rispondere a una email quando il tempo è scaduto, salvalo nelle bozze e riprendilo il giorno successivo.

Anche se questa è una soluzione estrema, se imposti un tempo massimo ragionevole per la posta elettronica, sarai in grado di gestire tutte le e-mail veramente importanti ignorando quelle che sono semplicemente urgenti. Se non si è in grado di gestire il volume di e-mail, è necessario utilizzare alcuni dei principi in questo articolo per ridurre l'importo che si riceve.

Principio 4: chiedetevi “Perché?”

Alcune persone non avranno il lusso di dichiarare che controllano solo la posta elettronica in determinati orari: se sei uno di loro, puoi comunque controllare incessantemente la posta elettronica. Durante il giorno ci saranno momenti in cui devi controllare la tua email; forse il tuo capo ha chiesto se John ha inviato un rapporto. Ma ci saranno anche momenti in cui lo stai solo verificando senza una vera ragione.

Passi d'azione

Se non riesci a impostare le ore per controllare le e-mail, ogni volta che guardi la tua casella di posta chiediti perché lo stai facendo e scrivi la risposta in un file di testo o su un foglio di carta. Componi tutte le buone ragioni - “il capo mi ha chiesto di”, “lontano dalla scrivania per un'ora” - e tutte le cattive ragioni- “procrastinare”,”al telefono e navigato ad esso”, “rispondere a una notifica” - alla fine del giorno. L'obiettivo è minimizzare il numero di cattive ragioni. Una volta che ne sei a conoscenza perché stai controllando la posta elettronica, puoi assicurarti di farlo solo quando c'è una ragione chiara per farlo.

Principio 5: riduzione al minimo degli input

Se hai messo in pratica tutti i princìpi precedenti e hai ancora problemi con le e-mail, devi affrontare gli input. La principale fonte rimanente di e-mail indesiderate proviene da colleghi felici dal grilletto; ci sono due fasi per affrontarlo - il primo è farlo cambia le email che invii, il secondo è quello di parla ai tuoi colleghi.

Passi d'azione

Considera ogni email che scrivi. Se è un'e-mail di una sola parola come “perfezionare” o “Grazie” non inviarlo; se agisci sulle informazioni contenute nell'email che hai ricevuto, sarà evidente che lo hai letto e quindi la conferma non è necessaria. Se c'è qualche ambiguità rimuoverlo; piuttosto che chiedere se qualcuno è libero nel pomeriggio, chiedi se sono liberi in un momento prestabilito.

Se c'è un potenziale per avanti e indietro, prendi il tuo telefono e chiama invece; ciò che potrebbe richiedere cinque email per uscire può richiedere meno di un minuto al telefono.

Considera ogni email che scrivi.

Termina le tue e-mail dicendo quello che ti aspetti dal destinatario. Informali che non controllerai la risposta, ma presumerai che inizieranno a lavorare su ciò che hai inviato. Assicurati di fornire loro tutto ciò di cui avranno bisogno in modo che non debbano tornare da te.

Una volta strutturate le e-mail in modo da non rispondere inutilmente e riducendo al minimo la necessità che gli altri rispondano, è il momento di parlare con i colleghi. A partire dai peggiori trasgressori, chiedi cortesemente di non essere inserito in e-mail a meno che non siano importanti e pertinenti. Allo stesso modo, chiedi che, dove possibile, le persone rispondano solo al mittente invece di rispondere a tutte.

Una nota su Fan-mail

Se sei conosciuto o percepito come esperto, riceverai email da estranei che chiedono consigli. La chiave per trattare questo tipo di e-mail è considerare se sono voluti o indesiderati; mentre può essere un onere passare un'ora al giorno a rispondere a richieste di consulenza non richieste, se queste persone sono potenziali o attuali, allora probabilmente vorrai sentirle da loro.

Se, d'altra parte, non guadagni nulla rispondendo, devi considerare in che modo hanno accesso alla tua email in primo luogo. Se è pubblicato pubblicamente sul tuo sito web, rimuovilo. Se non è possibile, e il volume delle e-mail è ingestibile, è possibile considerare la possibilità di delegare tutte le attività e-mail non importanti a un assistente, virtuale o in altro modo.

La maggior parte dei giorni ricevo email da persone che hanno letto tutorial che ho scritto. Mentre mi sto svegliando con una tirata che spiega perché il Software X è migliore del Software Y e che sono un idiota per scrivere di Y è spiacevole, a conti fatti, mi piace ricevere feedback da persone che hanno letto il mio lavoro; Ho delle ottime idee per seguire i tutorial dalle loro domande.

Conclusione

Inbox Zero è una grande idea in linea di principio, ma non riesce ad affrontare il nocciolo del problema dell'email: assicurandoti di ricevere solo le e-mail che desideri ricevere e di gestirle alle tue condizioni. Trascorrere un certo periodo di tempo a cancellare le notifiche sui social media, le newsletter e-mail non lette e le e-mail di lavoro non necessarie solo per raggiungere Inbox Zero è inutile; molto meglio prendere qualche minuto al giorno per un po 'e applicare alcuni dei principi in questo tutorial e affrontare la tua relazione con l'email una volta per tutte.

Crediti immagine: Harry Guinness, Pavlov's Dog (Shutterstock), Spam (Shutterstock)

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