5 Peccati di posta elettronica che potresti commettere ... e come redimerti

Dante aveva torto; ci sono dieci cerchi infernali, il più profondo dei quali è riservato a coloro che commettono il peccato più atroce delle e-mail. L'e-mail è qui per rimanere, ma ci sono alcuni peccatori che stanno peggiorando la situazione per il resto di noi. Oggi vedrò alcuni dei modi più dolorosi in cui le persone possono abusare della posta elettronica e fare la vita per il resto di noi.

Non ti preoccupare però, anche se sei un peccatore, non sei condannato a un'eternità di sofferenza. Abbraccia una penitenza di una settimana per correggere l'errore dei tuoi modi e pentirti della tua e-mail peccato e tutto sarà perdonato.

Continua a leggere per scoprire se sei un'e-mail saint 7 Netiquette Linee guida per scrivere e-mail e messaggi sul forum 7 Netiquette Linee guida per scrivere e-mail e post sul forum Netiquette è l'abbreviazione di etichetta di rete o internet. Comprende lo speciale insieme di convenzioni sociali che si trovano nelle interazioni online. Mentre la netiquette è molto simile al buon comportamento o all'etichetta negli incontri offline, ci sono ... Leggi altro o peccatore.

Invio di email a troppe persone

L'email è incredibilmente economica da inviare. Una persona può dedicare cinque minuti a scrivere un'email e inviarla a migliaia o addirittura a centinaia di migliaia di destinatari. È anche, a grandi linee, estremamente costoso da ricevere. Se ci vogliono due minuti per leggere, o anche solo 30 secondi per il licenziamento, il numero di persone-minuti che una singola email può sprecare è enorme. Ciò equivale a un enorme spreco di tempo produttivo. Anche se si adottano misure per ridurre al minimo l'impatto, come la creazione di un sistema di comunicazione multilivello Utilizzare questo sistema di comunicazione a 3 livelli per resistere alle distrazioni Utilizzare questo sistema di comunicazione a 3 livelli per resistere alle distrazioni La necessità di rimanere costantemente connessi è fonte di distrazione. Per gestire le tue relazioni e il tuo tempo, gestisci anche il modo in cui comunichi con il mondo. Crea un piano a 3 livelli intelligente. Per saperne di più, devi ancora affrontarlo ad un certo punto.

Troppe organizzazioni dispongono di politiche in cui chiunque, tutti e il cane di tutti sono sottoposti a CC su tutte le email. Non tutti hanno bisogno di ricevere ogni singola email. Se sei una delle persone che fa quelle polizze, o semplicemente fai il commit a tutti per abitudine quando non ce n'è bisogno, sei un peccatore di e-mail.

Non preoccuparti però, la penitenza è semplice. Per una settimana, invia solo email alle persone che hanno assolutamente bisogno di riceverle. In caso di dubbio, non inviare l'e-mail. Probabilmente sarai sorpreso di quanto poco ha l'effetto su come funziona tutto.

Come bonus, maggiore è la quantità di email che invii, maggiore è la probabilità che tu riceva così, se sei di fronte al tuo sovraccarico di email, anche questo può aiutare.

Uso eccessivo di Reply All

Le e-mail sono al loro meglio quando vengono utilizzate esattamente come una lettera: una persona invia a un'altra persona un singolo messaggio e attende che rispondano. L'email funziona anche quando una persona invia un singolo messaggio a un sacco di persone (a condizione che lo facciano tutti bisogno di riceverlo). Anche con funzionalità eccezionali come i messaggi con thread 6 Motivi per i quali dovresti smettere di utilizzare i client di posta elettronica desktop in favore delle opzioni basate sul Web 6 Ragioni per le quali dovresti smettere di utilizzare i client di posta elettronica desktop in favore delle opzioni basate sul web So che suggerire ai client desktop di la giornata intorno alla folla di MakeUseOf è come predicare al coro. La maggior parte di noi usa Gmail, i propri server di posta o qualche forma di backup del cloud ... Per saperne di più, l'email non è progettata per gestire correttamente più messaggi.

Il problema diventa evidente con le e-mail di gruppo. Li classifico leggermente più alti della bomba nucleare come il peggior sviluppo tecnologico del XX secolo. Un thread di email con 15 o 20 persone che rispondono rapidamente può sfuggire di mano se le persone non fanno attenzione Non inciampare su di te: 5 Comportamenti di posta elettronica di gruppo da evitare Non inciampare su di te: 5 Comportamenti di email di gruppo da evitare Creare un buon l'email non è facile, ed è un'arte che poche persone sono in grado di perfezionare. Le email di gruppo non sono più facili. Questi suggerimenti dovrebbero aiutare a migliorare i tuoi messaggi. Leggi di più . E ricorda, ogni messaggio che viene inviato è un'altra notifica per qualcuno da qualche parte.

Mentre il primo messaggio potrebbe essere stato pertinente per tutti i membri dell'organizzazione, è probabile che le risposte non lo siano. Se il tuo capo invia una domanda a tutto il personale, fai i tuoi colleghi di lavoro veramente bisogno di vedere la tua risposta? L'uso eccessivo del pulsante Rispondi a tutti è uno dei più grandi peccati e-mail che puoi commettere.

Di nuovo, la penitenza è abbastanza semplice. Per una settimana, è necessario utilizzare solo il pulsante di risposta. Se più di una persona ha bisogno di vedere la risposta, CC manualmente. Il pulsante Rispondi a tutti è una tentazione malvagia a cui bisogna resistere.

Emailing quando non è necessario

A volte l'email è il modo migliore per raggiungere qualcuno. A volte non lo è. Sfortunatamente, l'e-mail è spesso vista come predefinita. L'invio di e-mail quando non è necessario è un altro modo per farsi spedire direttamente all'inferno delle email.

A volte ci sono modi migliori per fare le cose. Se Tony si trova dall'altra parte della stanza, a meno che non sia necessario creare una scia di carta, perché non camminare e parlare con lui? Allo stesso modo, se qualcosa richiederà un sacco di avanti e indietro, un incontro faccia a faccia o telefonico sarà probabilmente molto più efficiente. Una telefonata di 30 minuti può prendere il posto delle discussioni settimanali via email. Assicurati di non lasciare che le tue riunioni si trasformino in un vuoto di tempo stufo di incontri inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo Se una riunione è ben organizzata, non c'è motivo per cui non possa migliorare la produttività, il senso dello scopo e il morale. Ecco alcune regole da seguire per riunioni efficaci. Leggi di più .

La tua penitenza è di fare tutto il possibile per non inviare email per una settimana. Se Tony non è alla sua scrivania quando cammini, lascia una nota manoscritta. Se Bob vuole organizzare qualcosa, chiamalo e martellalo sul telefono. Guarda come cambia il tuo predefinito da “invia una mail” a “invia una mail solo se non ci sono altre opzioni” influenza come lavori. La posta in arrivo di tutti ti ringrazierà.

Invio di email eccessive

Proprio come inviare una breve email a troppe persone è un peccato, inviare email davvero lunghe a una sola persona può esserlo. Se quello che stai cercando di dire richiede una email di 2000 parole, è probabile che tu stia usando lo strumento di comunicazione sbagliato. Più lunga è la tua e-mail, più tempo ci vuole per leggere l'altra persona e più impegno ci vuole per rispondere. Le e-mail lunghe possono davvero far schifo!

“Non ho avuto il tempo di scrivere una breve email, quindi ho scritto invece una lunga.” - marchio “Marky” Due

- Harry Guinness (@HarryGuinness), 28 aprile 2015

C'è un crescente movimento di persone impegnate a mantenere tutte le email sotto cinque frasi. Sentono che se il messaggio non può essere trasmesso brevemente, lo stai facendo male. Se sei colpevole di scrivere e-mail che affondano nel territorio di Tolstoj, allora la tua penitenza è di unire la folla di cinque frasi per una settimana. Nessuna email che invii, non importa quanto sia necessario, può durare più di cinque - preferibilmente brevi - frasi. È una buona abitudine entrare e renderti più produttivo 7 Suggerimenti per l'efficienza dell'e-mail per ottenere più e-mail, più veloce 7 suggerimenti per l'efficienza dell'email per ottenere più e-mail Fatto, la vita più veloce ruota attorno alla comunicazione e letteralmente nulla può essere realizzato senza di esso. L'email è uno strumento di comunicazione pensato per semplificarti la vita. Invece di dover scrivere una lettera o provare a catturare qualcuno ... Leggi altro .

Risposta a ogni messaggio

Questo è il peccato di cui ero più colpevole, e mi ci è voluto un po 'per superarlo. Quando ricevi un'email, l'impulso naturale è quello di rispondere immediatamente. Il problema è che questo può trascinarti in scambi non necessari e reazionari e la gente si aspetta che tu sia disponibile a rispondere istantaneamente alle e-mail a tutte le ore. Rispondere a tutte le email istantaneamente è solo una piccola e-mail sin, mentre il contrario, aspettandosi che tutti rispondano all'istante è un peccato più grande.

Rispondendo rapidamente a tutto ciò che stai dando da mangiare alla bestia che è il capo che richiede risposte via e-mail alle 4 del sabato. Non devi assecondare questi capi. Come penitenza per questo peccato, devi trascorrere una settimana in attesa almeno un'ora prima di rispondere alle e-mail e rispondere solo durante le ore di lavoro. Se qualcosa richiede una risposta urgente, è necessario utilizzare un altro metodo di comunicazione.

Vai ora in pace

Lo adori o lo odi, l'e-mail è qui per rimanere. Tuttavia, ci sono modi per rendere l'esperienza migliore per tutti gli altri. Se sei un terribile peccatore di email, pentiti dei tuoi modi e metti in pratica alcune di queste semplici soluzioni. La gente ti ringrazierà per questo. Se, d'altra parte, sei un santo e-mail, inoltra questo articolo a tutti i peccatori che conosci e diffondi la buona parola.

Ci sono innumerevoli altri peccati e-mail là fuori. Cosa pensi che abbia perso? E quale penitenza suggeriresti??

Crediti immagine: xkcd.org.

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