6 semplici consigli pratici per potenziare il tuo flusso di lavoro personale

Hai problemi a stare al passo con le cose, pur avendo gli strumenti migliori e un flusso di lavoro ottimizzato? Forse hai bisogno meno strumenti e un flusso di lavoro più semplice.

Rimanere aggiornati su ciò che il web ha da offrire è stressante così com'è. Aggiungere ogni piccola parte del tuo flusso di lavoro può essere disastroso. Utilizzare meno risorse più intelligenti per portare a termine il proprio lavoro non è una cattiva strategia. Vediamo alcuni possibili modi in cui è possibile adottarlo e come può aprire la strada a un ritmo più sano e uno stile di lavoro.

1. Lascia il tuo attuale strumenti in multitasking

Si è tentati di continuare ad aggiungere più app e gadget al proprio flusso di lavoro per sfruttare tutte le funzionalità utili che vengono fornite. Questo significa solo più hub di dati da tenere traccia e farli lavorare in armonia.

Ho troppe app sul mio telefono. pic.twitter.com/87opchTINW

- Carl Hendrick (@C_Hendrick) 28 febbraio 2016

Chiediti cosa possono fare quei nuovi strumenti che i tuoi attuali non possono? Come puoi ottenere il tuo attuale set di strumenti per eseguire le stesse funzioni che i nuovi strumenti promettono? Il tuo calendario può raddoppiare come una lista di cose da fare Promemoria Crea un calendario per Google Calendar Promemoria per una lista di cose da fare incredibile Fai di Google Calendar una lista di cose da fare incredibile Mantenete un elenco di cose da fare e un calendario separato? Introduce l'attrito perché le attività e la programmazione sono interdipendenti. Google ha risolto questo problema introducendo Promemoria su Google Calendar su Android. Leggi di più ? Gmail può fungere da lettore RSS Come utilizzare Gmail come lettore RSS Come utilizzare Gmail come lettore RSS Un'interessante alternativa a Google Reader può essere trovata in Google, una che non si sposterà da nessuna parte: Gmail. Con pochi passaggi, puoi trasformare parte della tua casella di posta in un lettore RSS. Leggi di più ? Trello può trasformarsi nel tuo inseguitore di soldi 10 Usi unici di Trello oltre alla gestione del progetto 10 Usi unici di Trello oltre alla gestione del progetto Trello è una delizia per gli amanti delle liste. Il suo approccio in stile Kanban non era pensato solo per la gestione dei progetti. Non ci credi? Guarda questi dieci usi unici di Trello. Leggi di più ?

Prima di installare una nuova app, iscriversi a un nuovo servizio o acquistare un nuovo gadget, dare un'occhiata agli strumenti che già usi regolarmente e vedere come riutilizzarli. Con questo approccio, non devi:

• Spreca denaro con nuovi strumenti quando i tuoi strumenti esistenti (già pagati) possono fare il lavoro gratuitamente
• Perdita di tempo nella configurazione dei nuovi strumenti, imparando a muoverti e importando i dati in essi

2. Bandisci le attività coinvolgenti dal tuo computer principale

Anche se usi le app per bloccare le distrazioni per stare lontano da Facebook, Twitter, dalla tua casella di posta, dal lettore di feed, ecc. Quando devi lavorare, rimane la tentazione di dare una rapida occhiata agli ultimi aggiornamenti.

Perché non prendere la fonte della tentazione dall'equazione? Separa il gioco dal lavoro spostando attività come Facebook, controllo della posta e feed di lettura lontano dal tuo computer principale. Limitarli a un gadget secondario come il tablet o un altro computer e utilizzare il dispositivo principale solo per lavoro.

3. Usa i file di testo ovunque possibile

Quando Leo Babauta ha scritto che salva tutto nei file di testo, ho pensato che non c'era modo che quell'approccio potesse funzionare per me. Ma ho comunque deciso di provarci.

Dopo un po 'di sperimentazione, ho capito che non ho bisogno di app e servizi extra per gestire una parte significativa della mia vita digitale, ma li uso comunque perché è quello che ho sempre fatto.

Un semplice file di testo andrà bene per molti dei tuoi dati sparsi su diverse piattaforme, siti Web e app.

I file di testo sono semplici, leggeri e multipiattaforma. Non è necessario installare app o fantasiosi componenti aggiuntivi per farli funzionare. Non è necessario registrarsi per nulla. Non devi affrontare problemi di compatibilità mentre accedi o condividi i dati che contengono. Ciò rende i file di testo perfetti per tracciare tutto da elenchi di cose da fare per fatturare i pagamenti ai libri che si desidera leggere.

App per prendere appunti di qualità 6 App per prendere appunti moderni per tenere i tuoi pensieri organizzati 6 App per prendere appunti in modo moderno per mantenere i tuoi pensieri organizzati Hai mai pensato a un pensiero e ti auguri di averlo scritto? Non succederà più quando avrai a portata di mano una di queste moderne app. Leggi di più con una funzione di ricerca è l'unica cosa di cui hai bisogno per gestire i file di testo. Brownie punta se supporta Markdown e la sincronizzazione dello storage cloud. Anche il blocco note predefinito che viene fornito in bundle con il tuo sistema operativo lo farà in un crunch. Io uso Letterspace (OS X, iOS) per prendere appunti e non posso raccomandarlo abbastanza.

Ci sono attività per le quali hai bisogno di qualcosa di più potente di un file di testo, ma quelle attività sono probabilmente meno di quanto immagini. Inoltre, questo approccio potrebbe non funzionare per te, ma è ancora qualcosa su cui riflettere.

4. Optare per strumenti non intrusivi

Strumenti che non sono eseguiti bene o hanno interfacce goffe spesso fanno schifo. Devi passare molto tempo a gironzolare con la loro interfaccia utente, alla ricerca di funzionalità nascoste o non intuitive e annullare le modifiche che hai apportato.

È qui che apprezzerai la bellezza di uno strumento non intrusivo, che ti consente di concentrarti sull'attività da svolgere senza doverti sospendere ogni tanto per trovare questa funzione o ricordare come funziona.

Sappiamo che potresti non riuscire a scegliere i tuoi strumenti in alcuni casi, ad esempio negli sforzi di collaborazione. Ma almeno dove hai la libertà di scelta, scegli gli strumenti che ti promettono di rimanere fuori dai piedi una volta che riesci ad afferrarli. Non devono essere troppo semplici o minimalisti. Dovrebbero semplicemente sentirsi così intuitivi da usare che ti dimentichi che li stai usando.

Se usi Evernote ma odi l'interfaccia, Alternote per Mac è incredibile, in particolare per la scrittura in forma estesa.https: //t.co/ET3q0l2VS5

- Ryan Delk (@delk) 4 febbraio 2016

Certo, potresti trovare alcune app troppo utili per rinunciare sulla base di un'interfaccia mal eseguita. Il meglio che puoi fare in questo caso è cercare un client di terze parti con un'interfaccia più fluida.

5. Fai scorta di modelli e scorciatoie

Modelli di dati, scorciatoie da tastiera e automazioni delle attività meritano tutti gli elogi che ottengono, ed è ora che tu li abbia resi una parte fondamentale del tuo flusso di lavoro. Impostarle potrebbe rivelarsi un po 'dispendioso in termini di tempo, ma la misura in cui rendono più fluido il flusso di lavoro compensa.

Ad esempio, ho creato un modello per i miei articoli. Include una sezione vuota per sperimentare titoli, un elenco di intestazioni di sezione generiche (Sezione 1, Sezione 2 e così via) e una lista di controllo degli elementi che devo cercare (collegamenti interrotti, immagini mancanti, ecc.). Il modello termina con una sezione vuota per le note.

Ho salvato questo modello nell'espansore di testo integrato del mio Mac. Che cos'è l'espansione del testo e come può aiutarti a risparmiare tempo? Cos'è l'espansione del testo e come può aiutarti a risparmiare tempo? Se riuscissi a risparmiare anche solo una piccola parte del tempo che dedichi alla digitazione, potresti risparmiare ore del tuo tempo ogni settimana. Questo è esattamente ciò che l'espansione del testo è per. Leggi di più . Ora, ogni volta che sono pronto per iniziare un nuovo articolo, digito rpt (abbreviazione di Regular Post Template) e colpisci la barra spaziatrice. E c'è uno scheletro già pronto sull'articolo che sto per scrivere. È un punto di partenza ragionevole ed è molto meglio della temuta pagina bianca di Facing Writer's Block? Prendi le idee che scorrono con questi 3 rituali giornalieri di fronte al blocco dello scrittore? Ottieni le idee che fluiscono con questi 3 rituali giornalieri Con solo poche attività regolari, gli scrittori possono ridurre la loro costante lotta per le idee. Ecco tre di quei rituali che possono darti un flusso costante di idee per il tuo prossimo pezzo creativo. Leggi di più di cui mi lamentavo per sempre.

Ho anche una scorciatoia per aggiungere crediti di immagine. Mi dà uno snippet di codice HTML standard che include l'URL dell'immagine, il proprietario dell'immagine e la fonte dell'immagine. Tutto quello che devo fare è sostituire i dati di default con i dati di attribuzione rilevanti per ogni immagine che uso.

6. Avere una cartella o due per dati temporanei

I miei hub di dati digitali - cartelle di dischi rigidi, cloud storage, caselle di posta in arrivo - si riempiono troppo velocemente di dati in arrivo con una breve durata, come allegati che scarico, screenshot che ho, e-mail sui prodotti che ordino, ecc..

Ogni volta che volevo un file o un'e-mail importante, dovevo esaminare tutti questi altri dati che erano molto meno utili. Avrei potuto incanalarlo in cartelle appropriate con un sistema automatizzato o una serie di ricette IFTTT, ma mi sembrava uno sforzo eccessivo per i dati che non sono nemmeno utili o rilevanti a lungo termine.

Ora scarico quei dati in una cartella etichettata Temp (temporanea) sul disco rigido del mio Mac. Qualsiasi file in arrivo che conosco non sarà utile dopo alcuni giorni o un mese, lo trascino nella cartella Temp. Ogni settimana circa analizzo rapidamente questa cartella temporanea, ordina i file in base al tipo e declutter rapidamente la cartella eliminando i file non più utili.

Ho anche una cartella Temp per le email. Qualsiasi e-mail che ho inserito, lo raccolgo non appena smette di essere rilevante. Ad esempio, se ottengo una conferma d'ordine per un acquisto online, lo metto in questa cartella Temp. Cancella quella email il giorno in cui ricevo il prodotto.

Usa meno, più intelligenti strumenti

Alcune persone sono professionisti nel gestire il caos digitale. Se non sei tu, modificare, ottimizzare e gestire i tuoi strumenti e le attività digitali probabilmente ti travolge. Quindi non ha senso averne di meno da modificare, ottimizzare e gestire in primo luogo? Questo è l'approccio che ha funzionato molto bene per me nell'ultimo anno o giù di lì. Forse è giusto anche per te. Fai un tentativo e lo saprai!

Cosa sarebbe tu raccomandare di eliminare o ridurre per avere un flusso di lavoro più gestibile? Dicci cosa ha funzionato per te.

Crediti immagine: scatola di cartone vuota di omphoto via Shutterstock

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