Non riesci a mandare email ogni mattina? Prova questo rituale invece

Secondo ogni blog di produttività di sempre, controllare la tua posta elettronica al mattino è la cosa peggiore che puoi fare. Potresti anche spaccare una birra e accendere la tua Xbox, dicono, perché una volta che guardi la tua e-mail non otterrai nulla.

Esagerato, ma all'inizio della tua giornata la posta elettronica viene regolarmente messa giù, anche se molti di noi lo fanno. La verifica della posta elettronica dopo il risveglio è davvero pessima?

Beh, secondo il professor Duke of Behavioural Economics Dan Ariely, le prime due ore dopo il risveglio saranno probabilmente le più produttive.

Uno degli errori più tristi nella gestione del tempo è la propensione delle persone a dedicare le due ore più produttive della loro giornata a cose che non richiedono un'elevata capacità cognitiva.

La ricerca mostra che sei al meglio nelle prime due ore in cui sei completamente sveglio e guardare la tua email probabilmente non è un compito che richiede di essere al meglio. Quindi c'è una certa logica per tutti quei post del blog che ti consigliano di rimandare la posta in arrivo.

Ma se si scorre verso il basso da qualsiasi di questi post, si troverà la stessa confutazione nei commenti, ogni volta: “Questo non è pratico per me.” Che si tratti di preoccupazioni dei clienti, direttive della direzione o altre informazioni sulla giornata lavorativa, per molte persone l'email è una parte necessaria della routine mattutina.

Quindi: è possibile utilizzare la maggior parte delle prime due ore in modo produttivo, senza perdere nulla di importante? Sì, ma è necessario avere un piano.

Devi avere una strategia di uscita

È importante ricordare che la tecnologia non deve controllarti I tuoi gadget non ti controllano: il problema con "Look Up" [parere] I tuoi gadget non ti controllano: il problema con "Look Up" [Opinion] Smartphones non ci stanno rendendo stupidi; i social network non ci stanno rendendo antisociali. La tecnologia è uno strumento ed è tempo che smettiamo di incolparlo per i nostri problemi e ci prendiamo la responsabilità delle nostre abitudini digitali. Leggi di più . Certo, è possibile perdere due ore ogni mattina controllando la tua email, ma questo non significa che devi. Consigliare alle persone di ignorare la propria e-mail al mattino è, in un certo senso, dare la colpa a un protocollo di comunicazione per l'incapacità di dare la priorità. Alcune persone potrebbero trovare e-mail così distrattamente da distrarre che devono rimandarle del tutto, ma questo non significa che farlo funziona a tutti.

Forse, per te, la posta elettronica è un passo importante nella pianificazione della tua giornata. Va perfettamente bene Ma se scopri che l'email domina la tua giornata, rimanda a gran parte del processo di email 7 Suggerimenti sull'efficienza dell'e-mail per ottenere più e-mail, più veloce 7 suggerimenti per l'efficienza dell'email per ottenere più e-mail Fatto, la vita più veloce ruota intorno alla comunicazione e letteralmente non si ottiene nulla Senza esso. L'email è uno strumento di comunicazione pensato per semplificarti la vita. Invece di dover scrivere una lettera o cercare di catturare qualcuno ... Leggi di più come puoi, più tardi. Personalmente, ho notato che passare attraverso la posta elettronica ha tre fasi:

1. Cancellando ciò che non ho mai, mai voglia di leggere. Newsletter, annunci di pubbliche relazioni, ecc.
2. Leggendo tutto il resto, archiviando tutto ciò che non ha bisogno di una risposta.
3. Rispondendo a tutte le email che lo richiedono.

Il mio trucco: Non faccio mai tutte e tre queste cose contemporaneamente. Ecco come funziona per me, ma sappi che per passare rapidamente le e-mail devi imparare le scorciatoie da tastiera Tasti di scelta rapida che non stai utilizzando nelle tue applicazioni Web preferite Tasti di scelta rapida che non stai utilizzando nelle tue app Web preferite Tasti di scelta rapida aren ' solo per le app desktop: anche le tue app Web preferite le utilizzano. Da Gmail a Trello, da Facebook a Twitter, imparare le scorciatoie da tastiera è il modo più semplice per fare tutto più velocemente. Leggi di più per il tuo client di posta elettronica di scelta.

1. Ordina come forte male

Se devo controllare la mia email al mattino, comincio cancellando la merda che non voglio leggere.

Questo di solito non richiede più di un minuto. Una volta che ho finito la pulizia di questa mattina, chiudo la mia email e faccio qualcos'altro. Pulire i piatti, per esempio, o fare un allenamento di 7 minuti Usare video di allenamento di 7 minuti gratuiti per entrare in forma [materiale da guardare] Usare video di allenamento gratuiti di 7 minuti per entrare in forma [materiale da guardare] Ci sono molti video di YouTube che possono mostra esattamente come dovrebbero andare i tuoi allenamenti e non ti costerà un soldo. Leggi di più . L'idea è di schiarirmi un po 'la testa, prima di passare al livello successivo.

2. Leggi tutto, durante l'archiviazione

Quando sarò pronto per tornare in email, leggerò tutto nella mia casella di posta - ma non rispondo a nulla. Se qualcosa non richiede una risposta da parte mia, la archivia. Se alcuni messaggi indicano un'attività che devo eseguire in seguito, ma non è necessaria una risposta, prenderò nota dell'attività prima dell'archiviazione. E se una e-mail ha bisogno di una mia risposta, salgo semplicemente alla prossima email.

Ciò significa che posso ricevere tutte le mie e-mail in pochi minuti e che in genere non ci sono più e-mail: quattro o cinque, in media. Ma l'importante è che il resto della mia mattinata sia produttivo - le mie risposte possono aspettare.

Qual è il tuo piano email?

Questo piano non andrà bene per tutti, e non sto dicendo che lo farà. Il mio punto è che dovresti provare ad avere un piano, qualunque esso sia, per gestire rapidamente la posta elettronica. Se hai bisogno di guardare la tua email come prima cosa al mattino, trova un modo per entrare e uscire velocemente in modo da poter utilizzare le tue prime due ore facendo qualcos'altro.

Voglio sapere: qual è il tuo piano di posta elettronica? Prendi provvedimenti per ridurre il sovraccarico 5 Passaggi di azione per curare la tua posta in arrivo Zero Email Frenzy 5 Passi d'azione per curare la tua posta in arrivo Zero Email Frenzy Inbox Zero è una delle parole d'ordine più popolari. Per risolvere veramente i tuoi problemi di posta elettronica devi andare oltre la Posta in arrivo Zero e risolvere i problemi sottostanti. Leggi di più ? Che ne è delle mattine: ti immergi direttamente o cerchi di rimandare? Mi piacerebbe conoscere il tuo flusso di lavoro e potenzialmente apprenderlo, quindi chiacchieriamo nei commenti qui sotto.

Scopri di più su: Suggerimenti per e-mail, Gestione del tempo.