Come creare l'ultimo sistema di gestione del tempo perfetto che userai mai

J.R.R. Tolkien scrisse una volta, attraverso il personaggio di Gandalf, “Tutto quello che dobbiamo decidere è cosa fare con il tempo che ci viene dato.” Se vuoi conoscere il segreto per creare il sistema di gestione del tempo perfetto del mondo, allora hai bisogno di ascoltare Gandalf.

Il mio personale percorso verso il perfetto sistema di gestione del tempo era lungo e pieno di carcasse di tentativi passati. Dicono che la strada per l'inferno è lastricata di buone intenzioni. Bene, diciamo che ho sempre iniziato ad usare ogni nuovo sistema con ottime intenzioni.

Ho provato Gqueues a prendere Google Task Management e pianificare a un livello completamente nuovo con GQueues Prendi Google Task Management e pianifica a un livello completamente nuovo con GQueues Google Tasks non funziona se vuoi andare oltre la gestione del tempo di oggi in pianificazione visionaria di domani. È qui che GQueues si avvicina al piatto. Per saperne di più, ToDoist quanto è più produttivo ToDoist Premium? Ecco 6 buoni motivi per aggiornare quanto è più produttivo ToDoist Premium? Ecco 6 buoni motivi per aggiornare Ho continuato a usare ToDoist gratuitamente per un po '. Ma continuava a venire contro cose che volevo fare e non potevo fare. Promemoria via email. Aggiunta di note all'attività. Cose che aggiungerebbero davvero molto ... Per saperne di più, Google Task trasforma Google Task in una Task Management Suite con Google Task offline [Chrome] Trasforma Google Task in una Task Management Suite con Google Task offline [Chrome] L'utilizzo di Google Task è come un rapporto di amore-odio. Il problema con l'utilizzo di Google Tasks direttamente in Google Calendar o all'interno di Google Mail è che il layout e l'interfaccia utente sono estremamente semplificati e ... Leggi di più e ogni trucco di gestione della vita nel mezzo. Se sei come me, probabilmente hai fatto lo stesso. È una ricerca costante di più organizzazione con meno lavoro. Un modo per creare più tempo nel tuo programma, per realizzare tutto quello che sogni di realizzare, senza perdere il sonno.

Qual è il sistema perfetto di gestione del tempo?

Se sei come me, probabilmente ti senti come se avessi un sistema che è quasi quello di cui hai bisogno, ma non del tutto. C'è quasi sempre qualcosa che manca.

Il sistema di gestione del tempo perfetto dovrebbe avere le seguenti qualità.

• Ti permette di “posto tranquillo” per contemplare i tuoi obiettivi e sogni di vita
• Fornisce una perfetta integrazione delle attività relative ai tuoi obiettivi
• Ti consente di organizzare e pianificare facilmente le tue responsabilità settimanali e quotidiane
• Ti aiuta a evitare di dimenticare attività importanti
• È compatto e semplice, ma efficiente e all-inclusive

Quest'ultimo è come chiedere la luna, non è vero? È il bisogno di semplicità combinato con l'esigenza di essere onnicomprensivo che rende così impossibile trovare il sistema perfetto.

Creare una linea di assemblaggio per la gestione del tempo

Il sistema di gestione del tempo ideale dovrebbe funzionare come una catena di montaggio efficiente. Hai un lavoro in entrata (attività), e quelli devono essere organizzati e pianificati, e quindi integrati nel tuo calendario. Questo processo è simile a questo:

Il problema con la maggior parte dei tentativi di utilizzare una singola app come gTasks Usa gTasks per sincronizzare le tue attività con Google [Android] Usa gTasks per sincronizzare le tue attività con Google [Android] In questi giorni ci sono un milione e un ottimo modo per gestire un to- fare la lista online e tramite app mobili. Detto questo, spesso ci sono ancora alcune persone che non stanno ancora utilizzando uno dei ... Leggi di più o qualcosa del genere è che queste applicazioni sono specializzate per gestire una o due parti di questo processo davvero bene.

Strumenti di tracciamento del tempo 4 Strumenti di tracciamento del tempo libero eccellenti [Android] 4 eccellenti strumenti di tracciamento del tempo libero [Android] Non importa chi tu sia, il tempo è un bene molto importante. Abbiamo tutti la stessa quantità di tempo - 86.400 secondi al giorno - e tocca a noi come passiamo quel tempo ... Leggi di più o usando la tecnica Pomodoro Pomodoro Web App Tomato.es è la gestione del tempo Made Pomodoro Web App Pomodoro. es Is Time Management Made Simple Non riesci a mettere a fuoco? Andare a lavoro, ora. Tomato.es è un timer Pomodoro gratuito che puoi utilizzare direttamente nel tuo browser - ed è probabilmente la migliore app che abbia mai usato. La tecnica di Pomodoro è semplice: ... Leggi di più ti procrastinare di meno Perché la procastinazione non può essere curata dalle app di gestione delle attività [parere] Perché la procrastinazione non può essere curata dalle app di gestione delle attività [parere] Per il tempo più lungo con cui ho faticato gestione del tempo, e per alcuni aspetti continuo a farlo. Uno dei miei molti metodi in “superamento” la mia mancanza di gestione del tempo era di usare le applicazioni di gestione delle attività. Io ... Leggi di più gestendo il tuo programma settimanale, ma non ti aiuta ad organizzare i tuoi compiti.

Solo quando Justin mi ha mostrato la sua tecnica con l'utilizzo di LEGOS come metodo di gestione del tempo Come utilizzare i LEGO per gestire meglio il tuo tempo Come utilizzare i LEGO per gestire meglio il tuo tempo Penso di aver trovato lo strumento di massima produttività: i LEGO. Non andartene! Lasciatemi spiegare. Per saperne di più, ho iniziato a pensare a qualcosa che potrebbe funzionare meglio per me. Ciò ha portato a quello che pensavo sarebbe diventato il mio migliore e ultimo sistema di gestione di tutti i tempi, utilizzando Trello Trello: un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da una buona casa Trello: un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da un punto di vista Home Il nome Joel Spolsky significa qualcosa per te? Se è così, vorrete leggere questo post, perché mette in mostra l'ultimo e più grande progetto di Spolsky. E se no, dovresti sapere che questo è ... Leggi altro .

Mettendo insieme i pezzi

Tuttavia, Trello non era ancora un posto facile per pianificare gli obiettivi della vita Come creare una scheda di visione e incontrare i tuoi grandi obiettivi Come creare una scheda di visione e incontrare i tuoi grandi obiettivi Puoi chiamarli come grandi rocce o grandi, pelosi, audaci obiettivi. Alcuni lo chiamano una lista secchio. Svuotare quel secchio richiede un'azione. È qui che uno strumento visivo come Trello si rivela utile. Per saperne di più, la gestione delle attività da un passaggio all'altro del programma era molto maldestra.

Per questi motivi, alla fine ho deciso di prendere tutte le lezioni che ho imparato dai sistemi del passato che ho testato e combinare tutto in un unico sistema di gestione del tempo automatizzato che fa tutto.

1 ° - Crea il tuo foglio di gestione del tempo principale

Il flusso di lavoro che ho rubato da Justin e utilizzato nel sistema Trello funziona bene. Fondamentalmente, si inizia da un lato con tutte le nuove attività in arrivo che è necessario in qualche modo adattarsi alla pianificazione. Quindi, a sinistra di questo, hai un elenco di tutti i compiti che vuoi completare questo mese. A sinistra di questo, questa settimana.

Questo sistema ha funzionato per me per circa quattro o cinque mesi. Ho iniziato a dimenticare le cose che erano in alcune delle liste. Non si sono trasferiti a “oggi” e poi sono appena stato sepolto. Il sistema ha iniziato a fallire.

Quindi ecco cosa ho fatto. Devi prima creare un foglio di calcolo di Google e creare quattro fogli.

In questo caso, inizi a sinistra e crei un in arrivo foglio. Questo elencherà tutte le attività in arrivo dai vari altri sistemi.

Alla destra di questo, crei a Richieste mensili foglio. A destra di ciò creare un Richieste settimanali foglio. Alla destra di ciò crei il tuo Programma settimanale foglio.

Otterremo la formattazione di quei fogli singoli in un momento. Ma prima, crea un calendario settimanale nel Programma settimanale foglio creando una riga di giorni della settimana e una colonna di ogni mezz'ora per un giorno intero.

Ora che hai il tuo programma settimanale pronto per l'uso, è tempo di iniziare a inserire attività nel tuo nuovo sistema di gestione del tempo!

Sul Foglio in arrivo, crea intestazioni per Compito, Progetto, Data aggiunta, Etichetta, Priorità, collegamento, In programma, e Fatto.

Questi campi avranno senso in un momento in cui iniziamo ad alimentare il tuo “in arrivo” foglio con feed automatici.

2 ° - Crea e automatizza i tuoi obiettivi di vita

Il primo di questi feed sarà il tuo obiettivo di vita.

La lezione più importante che ho imparato è che quando si tratta dei grandi obiettivi, hai bisogno di uno spazio che sia pulito e inteso solo per uno scopo: contemplare le cose che sono più importanti per te.

Di tutte le app di gestione del tempo che ho mai provato, questo è uno scopo per cui ToDoist è perfetto.

È pulito e semplice. Tu crei quei grandi obiettivi di vita a sinistra, e poi a destra, abbatti quegli obiettivi davvero grandi negli obiettivi secondari su cui lavorerai per tutta la vita.

Ad esempio, uno dei miei obiettivi di vita è avere una famiglia felice. Alcuni sotto-obiettivi di questo sarebbero “Fornire un'infanzia positiva” per i miei figli, o per “Sii un Marito devoto e premuroso”. Sotto questi sotto-obiettivi, sono dove vanno le cose più specifiche. Ad esempio, costruire una camera da letto per mia figlia le avrebbe sicuramente dato un'esperienza d'infanzia più positiva.

Ora, questo è un processabile compito. Quello che vuoi fare è impostare le etichette per queste attività eseguibili, in modo che ToDoist le invii automaticamente al tuo Master Time Management System.

Avrai bisogno di usare ToDoist Premium per avere accesso alle etichette (è economico e ne vale la pena!)

In ToDoist, fai clic su etichette nella barra di navigazione sinistra e quindi fare clic su Aggiungi etichetta pulsante.

Nell'esempio sopra, per la costruzione di un compito da camera da letto, dopo aver creato un'etichetta happy_family, ho aggiunto “@famiglia felice” al compito stesso, etichettarlo.

Perché queste etichette ti aiutano? Perché ora puoi utilizzare IFTTT per individuare le attività etichettate e inserire le attività nel tuo nuovissimo in arrivo foglio in Fogli Google.

In IFTTT, basta selezionare il trigger ToDoist e selezionare Nuova attività creata con etichetta.

Successivamente, puoi scegliere da un elenco a discesa delle etichette che hai creato, oltre al Progetto in cui hai utilizzato l'etichetta.

Infine, imposta l'azione su Google Drive, seleziona Aggiungi una riga al foglio di lavoro, e digita il nome corretto del tuo foglio di lavoro Google in cui hai creato il file “in arrivo” foglio.

Si noti i campi in quell'output? Questi sono gli stessi campi che hai appena creato nel foglio di calcolo.

Così ora, ogni volta che crei un'attività To Life legata a Life Goal e applichi una delle etichette per cui hai creato i trigger IFTTT, quell'attività verrà automaticamente caricata nel foglio di calcolo In arrivo.

Pensaci. Ora puoi sederti, liberare la mente e pianificare i tuoi obiettivi di vita. Non preoccuparti di come pianificare ciò che devi fare per raggiungerli: basta fare brainstorming ed etichettare le attività che dovrai realizzare per arrivarci. Lascia che l'automazione si occupi del resto.

3 ° - Automatizzare le richieste urgenti

Certo, la tua vita è più che i tuoi obiettivi di vita. Ammettiamolo, le richieste quotidiane, le telefonate e le e-mail ti bombardano costantemente con nuove richieste e nuovi compiti. Hai bisogno di un modo per affrontare anche queste richieste.

La risposta per questo è anche l'automazione di “in arrivo” feed dal tuo account di posta elettronica. Non ti preoccupare, questo è davvero facile. Basta creare un trigger IFTTT per ogni volta stella un'e-mail nella tua casella di posta.

Quindi crea la stessa azione di prima - Aggiungi una riga al foglio di lavoro. Assicurati di digitare correttamente lo stesso nome del foglio di calcolo. Avrai anche bisogno di personalizzare il Riga formattata in modo che emetta i campi richiesti per la tabella in entrata che hai creato.

L'importante è assicurarsi che l'oggetto dell'email si allinei con “Compito” campo nel tuo foglio di calcolo.

Ora, ogni volta che inserisci un'e-mail nella posta in arrivo, quell'oggetto dell'email viene aggiunto al foglio di lavoro come un'altra attività in entrata.

La bellezza di questo è che mentre stai scansionando le e-mail e individua una e-mail che richiede il tuo tempo, deve diventare un'attività pianificata nel tuo flusso di lavoro. Non perdere tempo a cercare di portare a termine immediatamente il compito. Basta recitare e andare avanti.

Ora che hai gli obiettivi della tua vita e le tue e-mail giornaliere tutte automatizzate per riempire la coda dei compiti in arrivo del tuo nuovo sistema di gestione del tempo, è ora di iniziare a organizzare il flusso di lavoro di quel sistema.

4 ° - Organizza il tuo flusso di lavoro Gestione del tempo

Ora arriva la parte divertente. Se hai utilizzato ToDoist per pianificare i tuoi obiettivi a lungo termine e hai visto cose importanti nelle tue e-mail, vedrai un sacco di nuovi compiti arrivati ​​nel foglio!

Ricorda il In programma e Fatto campi che hai creato? Bene, quelli erano extra che non verranno riempiti dall'automazione. Questo perché quando selezioni ciascun nome di attività e li sposti sul Questo mese o Questa settimana fogli, devi prendere nota che hai programmato quell'attività. Quando si completa l'attività, è possibile contrassegnarla come completata utilizzando il campo Fatto.

Una volta che un'attività è pianificata, esiste nel foglio Mese o Settimana. L'idea è che su base mensile, dovresti spostare tutte le attività in entrata che pensi di poter realizzare questo mese nel Questo mese foglio.

Il Questo mese e Questa settimana i fogli dovrebbero avere i seguenti campi: Compito, Chi per?, Frequenza, Ripetere e Obiettivo nella vita.

Mentre sposti il ​​nome di un'attività da In entrata a Questo mese, prenditi il ​​tempo necessario per compilare quei campi. A chi (quale cliente o persona) è il compito? È un compito che devi ripetere ogni mese? È da uno dei tuoi obiettivi di vita?

Soprattutto, definire quando è necessario completare l'attività. L'ordinamento in base a questo campo ti aiuterà a stabilire le priorità per le attività da svolgere quando pianifichi la tua settimana.

Ricorda, fallo ogni mese. Inoltre, prenditi del tempo all'inizio della settimana per spostare i compiti da Questo mese foglio per l'identico Questa settimana foglio. Oppure, nei casi in cui l'attività si ripete mensilmente, potresti semplicemente aggiungere l'attività direttamente al tuo calendario settimanale e aggiornare il “Prossimo dovuto” campo.

Questa è la bellezza di questo sistema. Può aiutarti a gestire tutto: attività legate a quegli importanti obiettivi di vita, attività quotidiane quotidiane che escono dalle email, doveri mensili e settimanali che devi svolgere indipendentemente da cosa, e quindi i compiti importanti che aggiungi al in arrivo sfogliati.

Man mano che le attività vengono elaborate e fluiscono da una scheda all'altra, vengono datate e classificate in ordine di priorità, quindi alla fine la aggiungeranno alla pianificazione per la prossima settimana. Questo è il programma sull'ultima scheda che hai creato all'inizio di questo articolo. Questo utilizza la strategia di blocco del tempo Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Stai cercando un modo più efficiente per organizzare i tuoi giorni di lavoro? Prova Time Block. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a tenerti in pista mantenendo a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Per saperne di più su Rob di recente ha scritto - che funziona abbastanza bene.

Potresti prendere in considerazione la codifica a colori di quelle attività mentre le aggiungi al tuo programma per la settimana. Forse, crea un codice colore per ogni cliente diverso o usa colori diversi per indicare diversi progetti o priorità.

La chiave con questo sistema è che è in grado di gestire tutto, dalla pianificazione della vita e dagli obiettivi 5 Errori critici da evitare quando si stabiliscono obiettivi 5 Errori critici da evitare quando si impostano gli obiettivi L'impostazione degli obiettivi è un ottimo modo per ridurre la procrastinazione e aumentare la produttività. Se non hai obiettivi, non hai direzione. Senza direzione, è facile per te sentirti perso e confuso. Fortunatamente, ... Per saperne di più, per i progetti su cui stai lavorando in questo momento.

Saranno quindi completati sulla seconda e terza scheda, e infine programmati e completati nell'ultima scheda. Fintanto che sei disciplinato abbastanza da sederti e utilizzare questo sistema per pianificare il tuo prossimo mese e settimana, aumenterà la tua produttività molte volte.

Hai già trovato il tuo perfetto sistema di gestione del tempo? Sembra che potrebbe funzionare per te? Condividi le tue esperienze di gestione del tempo e suggerimenti nella sezione commenti qui sotto!

Crediti immagine: gestione del tempo tramite Shutterstock

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