Come gestire il sovraccarico della posta in arrivo e le liste delle cose da fare nelle e-mail

Il sovraccarico di email è un grosso problema al giorno d'oggi. Inoltre, l'e-mail non è solo comunicazione, ma stabilisce anche in gran parte la tua lista di cose da fare. Inoltre, le notifiche costanti possono essere una distrazione. Abbiamo tutti bisogno di un modo per domare la posta elettronica.

Trucchi per evitare una casella di posta traboccante 3 Semplici modi per fermare il sovraccarico delle email dal colpire la tua casella di posta 3 Semplici modi per fermare il sovraccarico delle email dal colpire la tua casella di posta elettronica ha una reputazione abbastanza elevata di killer della produttività. Gestire bene l'e-mail può aiutarti a mantenere pulita la tua casella di posta, ma non sarebbe bello se ne avessi di meno all'inizio? Leggi di più sono l'ordine del giorno. Chi potrebbe parlarne meglio di un uomo che ha cercato di domare Gmail dal 2006? Andy Mitchell è il fondatore di ActiveInbox, un'app per organizzare la tua casella di posta Gmail Organizza meglio la tua casella di posta Gmail con ActiveInbox Organizza la tua casella di posta Gmail meglio con ActiveInbox Ulteriori informazioni .

Email al mattino: è un must, o dovresti semplicemente risolverlo per dopo? Cosa c'è la migliore strategia per gestire le e-mail quando ti svegli?

Andy: Ho lottato con questo per anni.

• Se invii email per prima cosa, vieni risucchiato e perdi un'intera mattina (un po 'come guardare un video su YouTube e poi seguire quelli correlati nella tana del coniglio).
• Ma se lo rimandi, ti mancherà probabilmente qualcosa di critico, o rimarrai bloccato in qualcos'altro e non tornerai mai più ad esso.

La risposta è fare entrambe le cose! Anche se in due morsi facili.

In primo luogo, raggiungi Inbox Zero usando l'approccio di David Allen 5 Passaggi d'azione per curare la tua posta elettronica Zero Email Frenzy 5 Passi d'azione per curare la tua posta in arrivo Zero Email Frenzy Inbox Zero è una delle parole d'ordine più popolari. Per risolvere veramente i tuoi problemi di posta elettronica devi andare oltre la Posta in arrivo Zero e risolvere i problemi sottostanti. Per saperne di più, per ogni e-mail:

• È spazzatura? Cancellalo.
• Puoi rispondere in 2 minuti? Quindi fallo e cancellalo.
• Altrimenti, agire per dopo. Gmail (con ActiveInbox) o Outlook ti consente di specificare uno stato di priorità. (Potresti voler rispondere immediatamente a tutte le e-mail critiche)

Perché scegliere Inbox Zero? Nelle parole di Merlin Mann ...

“Quello 'zero?' Non è quanti messaggi ci sono nella tua casella di posta: è quanto il tuo cervello si trova in quella casella di posta. Soprattutto quando non vuoi che sia.”

Ti dà un inizio pulito per andare avanti con la tua giornata.

Azione: Scegli alcuni punti di bassa energia più tardi nel corso della giornata per ottenere le e-mail fatte. Io sostengo la mezz'ora assonnata dopo pranzo, e poco prima della fine della giornata. Inserisci l'elenco delle email che hai eseguito e ingrandiscile.

Se l'e-mail è qualcosa che controlli tutto il tempo o periodicamente?

Andy: Penso che, se segui l'approccio di Posta in arrivo Zero sopra, puoi controllare ogni ora o così per stare attento alle cose urgenti, ma differire qualsiasi cosa richieda del tempo in blocchi più periodici.

Naturalmente, se lavori in vendita o assistenza clienti non hai scelta, l'email è la tua vita!

Come categorizzare le e-mail tra attività, informazioni importanti e altro lavoro?

Andy: Innanzitutto, ci sono solo due grandi categorie che contano: È un compito o è un materiale di riferimento? Ogni altra email viene semplicemente cancellata.

Quindi le attività possono essere raggruppate per stato. Per esempio. alta priorità, bassa priorità e “Aspettando”.

Il “Aspettando” la lista è la più potente, per tutto ciò che è bloccato mentre aspetti che qualcun altro faccia qualcosa. Queste e-mail sono normalmente quelle che affondano nelle profondità del nostro client di posta elettronica e ci dimentichiamo completamente di seguire.

Azione: In Gmail, mantieni un'etichetta; o in Outlook mantenere una bandiera; e quando invii un'email a cui hai sicuramente bisogno di una risposta, contrassegnala. Poi una volta alla settimana, puoi inserire la tua lista di attesa e inseguire chiunque non abbia risposto.

L'email dovrebbe essere usata come una lista di cose da fare?

Andy: sì!

Se le attività sono già in arrivo nella tua casella di posta, qual è l'alternativa? Dovresti copiarli e incollarli dalla tua email in un altro sistema.

Questa è un'enorme fonte di spreco di tempo e confusione, con attività duplicate in sistemi diversi. Per questo motivo, David Allen sostiene “bordi duri” (un oggetto dovrebbe apparire in una sola lista) per mantenere il cervello libero e privo di stress.

Naturalmente, lo svantaggio principale con i normali client di posta elettronica è che non sono bravi a gestire le attività di posta elettronica. Quindi, l'idea originale di ActiveInbox era quella delle e-mail sono compiti. Non c'è separazione o duplicazione.

Azione: [Nota dell'editore] Puoi trasformare Gmail in una task board Trello con Sortd Trasforma Gmail in una task board Trello-Like con Sortd Trasforma Gmail in una task board simile a Trello Con Sortd Nella moderna forza lavoro, le tue email diventano spesso le tue elenco delle attività. Bene, ora puoi avere un'organizzazione in stile Trello direttamente in Gmail con una nuova estensione di Chrome, Sortd. Leggi di più, offrendoti il ​​comfort della tua casella di posta normale e aggiungendo una skin lista di cose da fare durante il processo.

Quali sono alcuni modi efficaci di usare la posta elettronica per scrivere attività?

Andy: Se si desidera aggiungere un'attività che non è stata avviata come e-mail, è sufficiente inviare una e-mail a se stessi! Quindi è necessario contrassegnarlo come un'attività.

Con ActiveInbox, è possibile sostituire l'oggetto dell'email con un nome di attività, impostare uno stato e una data di scadenza, aggiungere un elenco di controllo e note e renderlo parte di un progetto. Trasforma Gmail in un task manager completo.

Azione: In Gmail, puoi contrassegnare un'email con le stelle; con la Posta in arrivo di Google puoi aggiungere promemoria o posticipare un'email. Rassegna di Posta in arrivo di Google: una novità di Google Inbox Review: una boccata d'aria fresca Gmail è un nome familiare nel dipartimento email, ma Google non si è accontentato. Scopri Google Inbox, un nuovo modo di approcciare l'email. Leggi di più .

La nostra posta in arrivo come elenco delle attività diventa solo un altro sistema in competizione per l'attenzione?

Andy: È sicuramente un sistema in competizione per la nostra attenzione, ma la nostra casella di posta lo sta già facendo. Quindi non è un altro. Il fatto che la tua casella di posta sia già un elenco di attività, senza che tu lo voglia particolarmente, è proprio il motivo per cui dovresti renderlo il tuo elenco di attività centrale.

È sempre più facile nuotare con la corrente. Potresti provare a mantenere un elenco di attività altrove, ma se la maggior parte delle tue attività proviene da email, vuoi continuare a combatterla, copiare e incollare le email nell'altro task manager e gridare ai colleghi che continuano a inviarti email? Non combatterlo! Trasforma la posta elettronica al centro del tuo elenco di attività.

Azione: [Nota dell'editore] Se si desidera comunque utilizzare un elenco di attività esterno, Todoist e Any.do consentono di aggiungere attività direttamente da Gmail.

L'efficienza della posta elettronica è una responsabilità collaborativa o individuale? Qual è l'etichetta che tutti dovremmo seguire?

Andy: Quando si parla di etichetta, la risposta è sicuramente, sicuramente collaborativa. Come per tutto il resto della società, si tratta di rispettare gli altri quanto te stesso. [Nota del redattore: Allo stesso modo, ci sono alcune e-mail garantite per offendere, la rabbia o fastidioso destinatari 6 modi per garantire offendere, rabbia e infastidire con ogni e-mail si Invia 6 modi per garantire a offendere, rabbia e infastidire con ogni e-mail si Invia e-mail sono difficile. È davvero difficile imbattersi in ciò che si vuole veramente dire in una e-mail, e metà del tempo le persone quasi sempre vi fraintendono. Un sacco di problemi arriva ... Leggi di più]

Nonostante sia apparentemente educato, penso alle e-mail che dicono solo “Grazie!” o “ok!” sono una totale perdita di tempo, e quindi il male.

Tuttavia, quando si tratta di strumenti collaborativi, è diverso. L'email è un'esperienza intrinsecamente da solista. Almeno per coordinare il programma di un team, hai ancora bisogno del tuo project manager, CRM e strumento IM.

Azione: Sono un fan di 3Sentences. Brevity consente di risparmiare tempo a tutti, anche a te quando devi riprogrammare l'e-mail in futuro. Mentre le e-mail waffling sono pigre e maleducate.

Chiedi a Andy le tue domande relative alle email!

Andy Mitchell leggerà i commenti e risponderà a qualsiasi domanda tu abbia su come gestire la tua email. Ora hai la possibilità di risolvere il problema fastidioso!

Crediti immagine: Cairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip

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