Come liberare la potenza dei modelli in 7 strumenti di massima produttività

Come regola generale, esistono applicazioni software per offrire praticità e semplificare il lavoro. Di solito offrono una varietà di strumenti efficienti per aiutarti ad aumentare la produttività.

Ma se ti dicessi che non importa quale app stai usando, è probabile che tu non la stia sfruttando appieno il suo potenziale?

Per ottenere di più dai tuoi strumenti quotidiani, impara a sblocca la potenza dei modelli.

Perché i modelli?

Prendi i word processor, ad esempio. Ogni volta che crei un nuovo documento, inizi da zero. Questo è l'ideale, e necessario, se stai creando qualcosa di nuovo, innovativo o fresco. Ma se stai creando un documento che ha un design universale, stai solo perdendo tempo.

Indipendentemente dall'app utilizzata, indipendentemente dal tipo di progetto in cui ti stai imbarcando, probabilmente è già disponibile un modello predefinito. Se questo non è il caso, in genere puoi creare i tuoi modelli da chiamare in seguito.

Adottare questo approccio alla produttività quotidiana Come 6 semplici modelli Evernote aumentano la produttività giornaliera 6 modelli semplicissimi Evernote aumentano la produttività giornaliera Crea modelli personalizzati in Evernote. Con questi modelli, puoi aumentare la tua produttività sul lavoro e nella tua vita privata. Vediamo come è possibile creare rapidamente i propri modelli di Evernote personalizzati. Per saperne di più puoi migliorare la tua vita risparmiando tempo, aiutandoti a produrre un ottimo lavoro e magari anche aiutandoti a scoprire nuove formule per le tue attività quotidiane a cui non avevi pensato.

Pertanto, quando ti impegni a utilizzare i modelli, è importante sapere in primo luogo cosa rende un modello degno del tuo tempo.

Come individuare un buon modello

Il primo passo per scegliere qualsiasi modello è determinare esattamente ciò che ti serve. per cosa hai intenzione di usarlo? Che tipo di informazioni hai intenzione di includere?

Naturalmente, questo dipenderà anche dall'app che prevedi di utilizzare. Questo mi porta al mio prossimo punto:

Assicurati di aver compreso l'ambito completo dell'applicazione per cui stai ottenendo il modello. Assicurati di aver compreso l'intero ambito del modello Crea il tuo modello PDF personalizzato per Pianificare qualsiasi cosa Crea il tuo modello PDF personalizzato per Pianificare tutto I modelli sono dispositivi essenziali per risparmiare tempo che puoi usare praticamente in ogni situazione della vita. Quando arriva la situazione speciale, puoi creare il tuo modello? È facile. Ti mostriamo come. Leggi di più, pure.

In altre parole, che tipo di cose sarai in grado di fare con esso? Ci sono modifiche o modifiche che non puoi apportare? Di quali limitazioni o restrizioni è necessario tenere presente? Ci sono elementi che devono essere presentati in un certo modo?

Qualsiasi modello valido è flessibile e personalizzabile. Dovresti essere in grado di adattarlo esattamente a ciò di cui hai bisogno, se non lo è già.

Al momento, questi suggerimenti sembrano generalizzati, ma capirai il loro valore non appena ti immergi e inizi a cercare un modello. Ricorda di scrivere e specificare prima quello che ti serve, quindi vai da lì.

Modelli per app popolari

Successivamente, daremo un'occhiata ad alcuni modelli di esempio per diverse app popolari. Prendi nota del tipo di modelli evidenziati e prova a fare lo stesso per le tue app, specialmente se non sono nella lista.

Attraverso modelli efficaci, puoi sbloccare il vero potenziale delle tue app e portare la tua esperienza software al livello successivo.

asana

Asana, se non lo conosci già, è uno strumento di gestione del progetto basato sul team. Ancora più importante, è uno strumento di organizzazione sociale per team di piccole e grandi dimensioni, completo di chat in linea, interazioni e altro ancora.

Ti consente di rimanere in contatto con il tuo team, creare e organizzare progetti e assegnare compiti ai membri del team. Puoi organizzare i progetti in una varietà di modi, con compiti diversi da inventare nel suo complesso. Ci sono diversi strumenti e funzionalità per aumentare la tua esperienza. Ad esempio, chiunque può allegare file da servizi di cloud storage, come Dropbox, o caricarli per l'accesso online. Ciò consente di condividere facilmente i file tra i membri del team.

A differenza di alcune delle altre app di questo elenco, non è possibile scaricare modelli predefiniti da utilizzare in Asana. Ma puoi creare i tuoi modelli da usare ogni volta che ne hai bisogno.

Ci sono un paio di modi per farlo. Puoi creare un modello da zero, con la piena intenzione di usarlo come modello fin dall'inizio, oppure puoi trasformare un progetto o un'attività esistente in un modello, permettendoti di salvare la struttura attuale.

Questo è ottimo per attività come la creazione di nuove liste di controllo dei clienti, contenuti di marketing dei prodotti, piani di assicurazione della qualità, materiali di bordo per i nuovi assunti e altro ancora. È possibile salvare la struttura o il layout corrente come base da riutilizzare e modificare per attività e progetti futuri.

La risorsa completa per lavorare con i modelli in Asana può essere trovata qui.

Asana è gratuito da utilizzare per squadre di massimo 15 persone o $ 8,33 (fatturati annualmente) per membro per team più grandi.

Canva

Una delle cose migliori di Canva, uno strumento per l'editing e la progettazione di immagini online, è che ci sono un sacco di modelli disponibili con cui lavorare.

Canva è fondamentalmente il Photoshop meno complicato del design grafico moderno I 7 migliori siti per trovare modelli gratuiti di InDesign: libri, volantini, riviste e altro ancora I 7 migliori siti per trovare modelli gratuiti di InDesign: libri, volantini, riviste e molto altro usare un modello Adobe InDesign professionale invece di crearne uno tuo? Ecco i migliori siti di template gratuiti. Leggi di più . È potente e ci sono un sacco di risorse disponibili all'interno dell'app per creare la grafica che ti serve per post di blog, risorse di stampa e altro. Puoi sfruttare forme, clipart, stili di carattere ed elementi visivi esistenti per produrre esattamente il tipo di grafica che ti serve.

Scegliere un modello esistente con cui lavorare in Canva è allegramente semplice. Basta avviare l'app e ti verrà presentata una varietà di opzioni tra cui scegliere.

Ciò che potresti non sapere è che, con un account di Canva for Work, puoi creare e salvare i tuoi modelli personalizzati per l'utilizzo in qualsiasi momento. Questo è semplice poiché le opzioni sono proprio lì davanti a te.

È disponibile una soluzione alternativa per la versione standard di Canva per uso personale. L'app salva automaticamente tutti i documenti precedenti che hai creato, a condizione che tu abbia effettuato l'accesso. Assicurati di farlo, crea un nuovo documento e compilalo con immagini e contenuti generici.

Successivamente, puoi modificare il documento esistente creando una copia e andando da lì. È come avere un modello personalizzato!

Canva Basic è gratuito, ma esistono restrizioni sul contenuto che puoi includere nella grafica. Puoi pagare individualmente per utilizzare determinati elementi grafici dall'app e i costi possono variare.

Canva for Work costa $ 12,95 al mese per ogni designer di un team che ha bisogno di accedere allo strumento e tale prezzo è scontato a $ 9,95 al mese se si paga su base annuale.

Kanbanize

Kanbanize, un popolare strumento di gestione agile e Kanban, ha il supporto integrato per tipi di carte e modelli personalizzati.

Lo strumento viene utilizzato per semplificare i processi di lavoro fornendo una tabella di avanzamento visualizzata. È essenzialmente una versione digitale del processo Kanban. Crei ciò che viene chiamato un pannello di progetto che agisce proprio come una lavagna o una lavagna. Quindi, si creano task card per tutti i diversi passaggi che devono essere eseguiti al fine di completare il progetto: si comportano come note adesive. Queste schede sono assegnate ai singoli membri del team e ti aiutano a tenere traccia di ciò che è stato completato e di ciò che deve ancora essere fatto.

Normalmente, è necessario creare da zero schede delle attività e schede di progetto, modificando tutti i singoli attributi, campi e dettagli. Per semplificare le cose, Kanbanize ti consente di creare modelli di questi elementi.

Lo strumento consente di modificare i modelli predefiniti di schede attività in modo che non sia necessario crearli ogni volta. È particolarmente utile se ci sono attributi che usi regolarmente e puoi fare lo stesso con le schede di progetto per mantenere coerenti campi e attributi su più progetti.

L'impostazione di un modello in Kanbanize è piuttosto intuitiva, ma se preferisci i passaggi dettagliati, il sito ha anche istruzioni facili da seguire sulla sua pagina Tipi di carta e modelli.

Kanbanize offre una prova gratuita per un massimo di 1.000 azioni. Dopodiché, $ 9 per membro del team al mese (con fatturazione annuale) per team più piccoli con un massimo di 20 utenti. Per le organizzazioni più grandi, è $ 15 per utente al mese.

documenti Google

Google Docs è un elaboratore di testi basato su cloud estremamente versatile. Se hai mai utilizzato Microsoft Word, OpenOffice o strumenti simili, è quasi esattamente questo, a parte il fatto che si tratta di un'app online. Esistono anche versioni per dispositivi mobili e tablet dello strumento per poter modificare documenti in viaggio e c'è una funzione offline per quando è necessario lasciare la bolla Wi-Fi protetta.

Come la maggior parte dei word processor, puoi scaricare modelli premade per creare documenti con lo strumento. Il tipo di modello necessario dipende chiaramente dal progetto o dal contenuto su cui intendi lavorare. Ad esempio, ci sono modelli per calendari, lettere di presentazione, curriculum 3 Siti Web utili per modelli di CV scaricabili gratuitamente 3 Siti Web utili per modelli di CV gratuiti scaricabili Ulteriori informazioni, fatture, piani aziendali, tempistiche di progetto e molto altro.

Troverete alcuni dei migliori modelli di Google Docs premiati evidenziati qui 24 Modelli di Documenti Google che renderanno la vita più facile 24 Modelli di Documenti Google che renderanno la vita più facile I modelli possono farti risparmiare un sacco di tempo. Abbiamo compilato 24 modelli di Google Documenti che consentono di risparmiare tempo per lavoro, salute, casa e viaggi. Andare avanti con i tuoi progetti, piuttosto che lottare con mettere insieme i documenti. Leggi di più .

È inoltre possibile creare facilmente il proprio modello salvando un documento con il contenuto di base e copiandolo successivamente per la modifica.

HootSuite

Hootsuite è uno strumento di social marketing super potente che ti consente di gestire account social e pubblicare contenuti su vari social network.

Ciò che lo rende ideale per le aziende grandi e piccole è che offre numerosi strumenti di analisi concisi per accompagnare i contenuti social che pubblichi. Puoi monitorare i livelli di coinvolgimento, le visualizzazioni, la percentuale di divulgazione e altro.

Una delle caratteristiche eccellenti di Hootsuite - e ce ne sono molte - è che puoi creare modelli di messaggi sociali personalizzati. Ciò ti consente di riutilizzare i contenuti che invierai continuamente. Questa è una caratteristica che manca molto dalla maggior parte dei social network, specialmente dal punto di vista di molti blogger e proprietari di piccole imprese.

Ad esempio, supponiamo di avere una promozione in corso tutto il mese di cui vuoi far conoscere i tuoi follower social. Anziché creare un nuovo post social da zero ogni volta che desideri inviare il contenuto promozionale, puoi archiviare il messaggio come modello da richiamare in un secondo momento. Quindi, per tutto il corso del mese, puoi aprire quel modello e pianificare i post social, identici o leggermente modificati ogni volta.

Se ti stai chiedendo come configurare i modelli, qui troverai istruzioni dettagliate.

Hootsuite Pro, che consente fino a 10 utenti, è $ 9,99 al mese fatturati annualmente. Hootsuite Business, che è per i team più grandi, non ha un prezzo di listino per utente, quindi è necessario mettersi in contatto con il team di supporto per maggiori informazioni.

Freshbooks

Gestire un'azienda, grande o piccola, non è un compito facile, soprattutto quando si tratta di gestire le finanze. FreshBooks è uno strumento di contabilità che segnala che può liberare una media di due giorni interi al mese per i clienti che altrimenti sarebbero spesi eseguendo operazioni di contabilità regolari.

È un'alternativa QuickBooks che funziona alla grande e ha un'interfaccia minima, ma capace.

Non posso esaminare tutte le singole funzionalità del servizio perché sarei qui tutto il giorno - c'è molto. Quello di cui posso parlare è l'eccellente supporto di template offerto dall'app.

FreshBooks ha già uno strumento modello preimpostato per la generazione di fatture e stime. Puoi personalizzare i modelli direttamente dal pannello di amministrazione dell'account. Ciò ti consente di ridurre il tempo che normalmente impieghi a creare questi tipi di documenti personalizzando in anticipo le informazioni e i campi necessari. In questo modo, quando è il momento di inviare una fattura Le 5 migliori app di fatturazione gratuita per liberi professionisti e proprietari di piccole imprese Le 5 migliori app di fatturazione gratuite per liberi professionisti e proprietari di piccole imprese Abbiamo raccolto i migliori strumenti di fatturazione gratuiti per freelance e piccoli imprenditori. Scegli quello che è meglio per te. Leggi di più su un cliente o genera stime, è sufficiente modificare un piccolo gruppo di informazioni.

FreshBooks costa $ 39,95 al mese per il piano Premium, che consente di fatturare un numero illimitato di clienti e creare un numero illimitato di fatture e report. Se hai solo bisogno di fatturare 50 clienti o meno, puoi ottenere il piano Plus per $ 24,95 al mese, che offre anche un numero illimitato di fatture e rapporti.

Zapier

Zapier è un potente strumento che ti può aiutare ad automatizzare le attività Creare fantastiche automazioni della vita con Zaps in più fasi Creare fantastiche automazioni della vita con Zaps in più fasi Zapier, il singolo più grande concorrente di IFTTT, ha annunciato che ora offre agli utenti la possibilità di creare più azioni automazioni chiamate zapping multi-step. Leggi di più definendo una serie di trigger e azioni. Attraverso l'app, crei qualcosa chiamato a “zap,” che funge da regola generale o modello per l'azione che desideri eseguire.

Lo strumento può essere utilizzato per connettere due app supportate da Zapier l'una all'altra per svolgere il lavoro.

Ad esempio, puoi impostare uno zap, o regola, che salva automaticamente gli allegati Gmail sul tuo account Dropbox. Puoi anche impostare regole per creare una scheda Trello su base settimanale, inserendo nuove righe nei rapporti di riepilogo di Fogli Google con RescueTime e molto altro.

In sostanza, ogni regola o azione che crei in Zapier è Un modello.

Questo strumento è inestimabile per i proprietari di attività e coloro che lavorano in ambienti frenetici. Puoi automatizzare una serie di attività attraverso oltre 500 app di terze parti come Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote e altro ancora.

Pensa a tutto il tempo che potresti risparmiare automatizzando le attività banali che svolgi regolarmente.

Zapier offre un'ampia gamma di livelli di pagamento che vanno da Basic ($ 20 al mese) a Business Plus ($ 125 al mese) e Infrastruttura ($ 250 al mese). Il numero di regole che puoi creare dipende dal piano di abbonamento che scegli.

Quali modelli inizierai a utilizzare?

I modelli, a condizione che siano efficaci, possono farti risparmiare tempo e fatica. Ti consentono di saltare i passaggi generali negli strumenti di creazione di documenti e attività per ottenere il diritto al nocciolo. Con tutte le app sopra elencate - e molte non menzionate qui - puoi caricare un modello e modificare campi specifici per ottenere esattamente ciò di cui hai bisogno.

Potremmo tutti usare un po 'di tempo extra e, sfruttando i template, ti puoi permettere esattamente questo.

Quindi, come userete i modelli per rendere la vita un po 'più semplice? Quali sono i modelli che già usi? Diteci nella sezione commenti qui sotto!

Credito immagine: Helloquence

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