Time Blocking The Secret Weapon for Better Focus

Stai cercando un modo più efficiente per organizzare i tuoi giorni di lavoro? Provare Blocco orario.

Alcuni mesi fa, mi sono imbattuto nel post illuminante di Cal Newport su Time Blocking: una produttività “mod” che ti aiuta a sfruttare al massimo la tua giornata di lavoro assegnando compiti molto specifici a blocchi di tempo molto specifici. Questo è liberamente basato sulla legge di Parkinson, la cui idea è questa il lavoro si espanderà semplicemente per riempire il tempo disponibile per il suo completamento.

Per alcuni, l'idea di pianificare le attività in modo così rigido può essere controintuitiva. Ma, se hai un arretrato di compiti da superare o una scadenza da rispettare, il blocco del tempo può aiutarti a tenerti in pista, tenendo a bada le distrazioni, la procrastinazione e il multitasking improduttivo.

Newport in genere trascorre circa 15-20 minuti alla fine di ogni giornata pianificando i suoi "blocchi temporali" per il giorno successivo, con l'obiettivo generale di “assicurarsi che siano compiuti progressi sulle cose giuste al ritmo giusto per le scadenze pertinenti”. La sua teoria è quella “una settimana lavorativa bloccata di 40 ore, ritengo, produce la stessa quantità di produzione di una settimana lavorativa di oltre 60 ore senza struttura”.

Per una potenziale promessa di a Aumento del 50% della produttività (in particolare per quanto riguarda il lavoro duro e profondo), la tentazione di dare a questo hack una corsa di prova è difficile da resistere.

Dare un po 'di tempo alla pianificazione

Se sei tentato di provarlo, la prima cosa che devi fare è dedicare un po 'di tempo a stabilire cosa devi completare prima che la settimana sia finita. Decidi cosa rende per una settimana ben speso.

Scrivi 3-5 dei compiti più importanti che devi completare (queste app decisive Indecisive? Fai le scelte giuste con queste app? Indecisive? Fai le scelte giuste con queste app Hai sentito parlare del paradosso della scelta? come me e soffrono di paralisi dell'analisi, queste app cambieranno la tua vita. Leggi di più può aiutare), e qualsiasi altro necessario (anche se non sempre importante) i compiti che devi fare. Quindi, se lavori un tipico giorno lavorativo di 8 ore, dividi quelle 8 ore in blocchi di dimensioni diverse, con ogni blocco dedicato a un'attività specifica (o serie di compiti) - importante e necessario - su cui devi lavorare. Google Calendar è uno strumento perfetto per questo, ma un pezzo di carta può funzionare altrettanto bene.

Puoi vedere un esempio di base (per un solo giorno) che ho usato pochi giorni fa sotto, anche se puoi ovviamente renderlo il più dettagliato possibile. Cerca di dividere i compiti per tutta la settimana in un modo che aiuti a raggiungere tutti dei tuoi obiettivi senza spingerti troppo.

Prima di immergerti subito, ci sono alcune cose da tenere in considerazione.

Sii onesto con te stesso

Non cercare di spremere troppo in un giorno. È fin troppo facile sottovalutare quanto tempo impiegherà un compito - particolarmente se sei sotto l'ipotesi, sarai il 50% più efficiente del solito. Se sei qualcuno che non ha mai tracciato il loro tempo 4 Strumenti gratuiti per il monitoraggio del tempo libero [Android] 4 eccellenti strumenti gratuiti per il monitoraggio del tempo [Android] Non importa chi tu sia, il tempo è un bene molto importante. Abbiamo tutti la stessa quantità di tempo - 86.400 secondi al giorno - e tocca a noi come passiamo quel tempo ... Leggi di più prima, questo volontà Prenditi un po 'di tempo per imparare.

Devi calcolare la quantità media di tempo produttivo che trascorri nella tua casella di posta. Devi sapere esattamente per quanto tempo puoi effettivamente concentrarti sulla profondità, difficile lavoro. Se si ritagliano quattro ore per un lavoro profondo, ma si può solo concentrarsi veramente profondamente per due ore (ad esempio), sono due ore sprecate, che avrebbero potuto essere spese per compiti meno impegnativi.

Man mano che apprendi di più su come lavori, e per quanto tempo impiegano davvero ogni attività, le tue stime di time-block diventeranno sempre più accurate, aiutandoti così a diventare più produttivi.

Puoi Time Block Lavoro reattivo Pure

Se molti dei tuoi lavori sono reattivi, potresti pensare che questo metodo non funzioni per te. Ma, per fortuna, tu può assegna anche blocchi di tempo al lavoro reattivo, in modo da evitare quella partita a 8 ore di Ping-Pong quando sei al lavoro.

Per esempio…

Se una gran parte del tuo lavoro viene speso nella tua casella di posta, pianifica 30 minuti ogni 2 ore nella tua casella di posta (un grosso problema? Aggiungi alcune informazioni alla tua firma per far sapere che controlli la posta solo poche volte al giorno per mantenere la produttività ).

Se devi rispondere alle chiamate durante il giorno, invece di rispondere al telefono ogni volta che squilla, attiva la segreteria telefonica e pianifica un paio di periodi durante il giorno in cui rispondi ai tuoi messaggi. Ciò consente agli altri blocchi di tempo di essere molto meno interrotti, consentendoti di fare il tuo lavoro migliore.

Rimuovi distrazioni

Il blocco del tempo è tutto sommato buono in teoria, ma se non si rispettano i principi in pratica, sei destinato a fallire. Se ti accontenti di un paio di ore di lavoro intenso con una scheda Facebook aperta, il telefono pronto e pronto ad accettare chiamate e i tuoi colleghi che si sentono in grado di interromperti in qualsiasi momento, ti stai preparando per il fallimento.

Assicurati che le persone sappiano che non dovrebbero disturbarti (indossare le cuffie può ridurre drasticamente le interruzioni). Spegni il telefono. Esci dai social media. Chiudere tutte le schede non necessarie e concentrarsi sull'attività in corso per il periodo di tempo assegnato. Sarai spesso sorpreso di quanto hai fatto.

Non essere troppo specifico

Questo è liberamente correlato alla nostra incapacità umana di prevedere quanto tempo ci vorrà davvero. O anche se abbiamo la motivazione per completare un compito. Se siamo troppo specifici con il nostro blocco temporale (es. “30 minuti per prenotare un luogo per la festa”), quindi quando non troviamo una sede entro 30 minuti, abbiamo già fallito. Invece, mantieni i tuoi blocchi di tempo relativamente vaghi, ma continua a lavorare per un obiettivo molto specifico.

Per esempio, “30 minuti per organizzare la festa” funziona bene. Invece di avere una sede prenotata, il blocco di 30 minuti può comportare una lista di luoghi - quindi almeno hai fatto progressi!

Queste rapide vittorie sono ciò che ti mantiene motivato a tenere il passo con questo tipo di sistemi di produttività.

Time Blocking non significa mancanza di scelta

Alcune persone detestare non avere scelte durante il loro giorno e temono che il blocco temporale porti a una totale mancanza di scelta. Questo, tuttavia, non è il caso. Prendi il mio esempio personale di Google Calendar qui sopra.

“Scrivere articoli” è volutamente vago. Ho una selezione di articoli su cui posso lavorare in qualsiasi momento, quindi durante questo periodo, posso scegliere l'articolo che mi emoziona di più in quel momento. Il punto è quello di assicurarmi di passare una certa quantità di tempo a scrivere ogni giorno, indipendentemente da ciò che sto effettivamente scrivendo.

Mantieni note dettagliate

Quando la tua giornata comporta regolarmente il passaggio da un'attività all'altra, spesso può essere necessario troppo tempo per riprendere il ritmo dell'attività successiva. Quando interrompo le mie telefonate alle 12:30 e mi trasferisco nel mio profondo lavoro, ho bisogno di sapere che posso facilmente entrare nel giusto stato d'animo in modo da sprecare il minor tempo possibile.

Per fare questo, continuo dettagliato nota sia su carta, o sul mio Google Calendar su dove sono, dove sono arrivato l'ultima volta che stavo lavorando a questo progetto, i problemi che stavo affrontando, le scoperte che ho fatto, e quale il prossimo passo è quello di far progredire i progressi. Trascorri gli ultimi minuti di ciascun blocco temporale scrivendo queste note in modo da poter accedere al blocco temporale successivo con una mente chiara.

Esegui recensioni regolari

Alla fine di ogni settimana, mese o trimestre (a seconda di quale sia il migliore per te), esegui una revisione dei diversi progetti su cui hai lavorato per vedere se il tuo approccio a blocco temporale sta funzionando per te e per sapere quali progetti hai bisogno assegnare più blocchi temporali a. Questo è l'unico vero modo in cui saprai come assegnare in modo efficace il tuo tempo. Durante una revisione, poniti le seguenti domande per ogni progetto:

1. Che cosa ho realizzato dall'ultima revisione?
2. Quali attività devono essere completate prima della prossima revisione?
3. A che punto sono con ciascuno dei miei progetti?

Con questa panoramica, sarete in una posizione molto migliore per prendere decisioni per il futuro. Usa la tecnologia ... come queste app per il monitoraggio del tempo su Android 4 Strumenti gratuiti per il monitoraggio del tempo libero [Android] 4 eccellenti strumenti gratuiti per il monitoraggio del tempo [Android] Non importa chi tu sia, il tempo è un bene molto importante. Abbiamo tutti la stessa quantità di tempo - 86.400 secondi al giorno - e tocca a noi come spendiamo quel tempo ... Leggi di più .

Comprendi il tuo orologio corporeo

Leggi questo articolo sui ritmi circadiani e ultradiani e impara a capire in che ore ogni giorno sei più produttivo e pianifica di conseguenza i tuoi blocchi di tempo. Molti autori scoprono di essere più creativi durante le prime ore. Se sai di essere in grado di concentrarti meglio durante il primo pomeriggio, organizza i tuoi blocchi di tempo per sfruttare al massimo questo tempo e le tue priorità principali per la settimana.

Non essere troppo professionale

Tutto il lavoro e nessuno spettacolo rendono Jack un ragazzo ottuso. Assicurati di programmare il tempo per giocare nei tuoi giorni. Metti da parte il tempo da trascorrere con la persona amata. Tempo da spendere per conto tuo. Tempo di esercizio. È ora di andare a fare shopping natalizio. È tempo di non fare niente. Altrimenti, potrebbero cadere tutti sul ciglio della strada e scoprirai di essere sempre aggiornato quando si tratta di lavorare, ma completamente indietro nella tua vita privata.

Usa i promemoria che funzionano

Che si tratti di un popup del calendario, promemoria via email Aggiungi pianificazione, monitoraggio e promemoria a Gmail con questo fantastico componente aggiuntivo Aggiungi pianificazione, monitoraggio e promemoria a Gmail con questo fantastico componente aggiuntivo Ammettiamolo, Gmail è praticamente perfetto. Non è una coincidenza che ora sia uno dei provider di posta elettronica più popolari, almeno per coloro che preferiscono un'interfaccia Web. Vi sono, tuttavia, diversi ... Per saperne di più, un timer sul telefono o un cronometro vecchia scuola, è necessario assicurarsi di impostare promemoria che si è sicuri di rispettare. Se sei disposto a lavorare per 10 minuti in più su ciascuna attività, presto resterai indietro su altri progetti. Ne vale davvero la pena? Assicurati di sapere quando il tuo blocco temporale sta volgendo al termine, quindi entra nel giusto stato d'animo per passare al blocco successivo.

In sostanza, il blocco temporale è un semplice esercizio per segregare la giornata in vari blocchi di tempo che, se mantenuti, ci aiutano a raggiungere tutto ciò di cui abbiamo bisogno, riducendo lo stress 4 Modi per eliminare lo stress dalla produttività 4 modi per sopportare lo stress Fuori produttività Con alcune modifiche ben mirate, è possibile aumentare la produttività a passi da gigante. Applica questi semplici metodi alla tua vita e il risultato è quello che ti aspetteresti: meglio lavorare con uno sforzo minore. Leggi di più . Certo, ci sono alcuni problemi con la motivazione, la capacità di prevedere quanto tempo ci vorrà e le interruzioni impreviste. Ma usare questo metodo può aiutarci a ridurre la procrastinazione e gli sprechi, a rendere più efficienti i giorni di lavoro e anche a restituirci il tempo personale.

Per vedere il blocco del tempo in azione, guarda questo video:

Hai mai usato questo "trucco" della produttività? Come ha funzionato per te? Quali sono gli strumenti che usi per dare il tempo necessario?

Scopri di più su: Focus, Google Calendar, Gestione del tempo.