Il futuro è qui - La tua guida per avere una vita senza carta oggi

Senza carta - un termine che viene usato abbastanza spesso ora giorni. Ma cosa significa? E in che misura si applica? Sicuramente tutti usiamo ancora la carta in una certa misura, nonostante i progressi della tecnologia, quindi come possiamo andare completamente senza carta?

Beh, la verità è che probabilmente ci sarà sempre una qualche forma di carta, ma il problema non sta nell'usare la carta stessa, ma piuttosto nell'avere consapevolezza per la quantità utilizzata e i metodi di cui viene utilizzato.

Tutto sommato, nonostante i consigli non cartacei che ti vengono presentati in questo articolo, alla fine spetta a te realizzarlo. Quindi mentre leggi, pensa a te stesso come potresti essere in grado di portarlo avanti nella tua vita. Se c'è qualcosa che probabilmente non è per te, invece di chiudere completamente la porta, cerca di riflettere su ciò che potrebbe servire per farlo accadere. Spesso, il pensiero iniziale è che non funzionerà, ma di solito dopo un pensiero serio e una ricerca più approfondita, potresti scoprire alcuni modi per farlo accadere.

Alternative alla stampa e note di carta

La stampa può essere utile, non c'è dubbio. A volte è bello avere il documento in mano ea volte lo è necessario anche a In questo caso, è importante sapere come mantenere i costi di stampa il più bassi possibile. Come mantenere i costi di stampa quanto più bassi possibile Mantenere i costi di stampa il più bassi possibile Facciamolo subito - la stampa di e-mail e documenti è primordiale! Non solo costa denaro, ma spreca anche risorse, spazio di archiviazione e tempo. In effetti, la metà di tutte le pagine stampate non viene mai utilizzata! ... Per saperne di più. Tuttavia, spesso facciamo semplicemente clic sulla stampa senza pensarci due volte. Cosa faremo davvero con quella ricevuta dal negozio online che abbiamo appena stampato? È bello averlo per i record, ma lo fa veramente bisogno di essere stampato? Probabilmente no.

Stampa in PDF

“Stampa” in PDF può essere fatto con una varietà di strumenti - alcuni dei quali sono plugin del browser e altri sono programmi. Abbiamo condiviso un paio di modi su MakeUseOf per farlo con PDF995 Converti qualcosa in PDF usando PDF995 Converti qualcosa in PDF usando PDF995 Leggi di più e stampa su pagine in Firefox. Personalmente, io uso Nitro PDF e lo consiglio vivamente come lettore PDF. Include anche a “stampa in PDF” applicazione.

Tuttavia, non puoi nemmeno bisogno un programma che fa questo. Google Chrome può salvare ciò che stai stampando direttamente in un PDF.

Altre opzioni sono utilizzare Google Cloud Print in Google Chrome per salvare su Google Drive. Potrei anche notare che Microsoft OneNote ha anche una funzione che il tuo computer riconosce come una stampante e può inviare lì il documento.

Salva come WWF, Salva un albero

Potresti avere familiarità con World Wild Fund for Nature (WWF). Nel loro “Pensa prima di stampare” movimento, hanno affrontato un problema importante: la stampa non necessaria. Certo, potresti essere senza carta, ma come puoi far sì che anche gli altri inizino?

Hanno creato un formato di file chiamato WWF, un PDF che non può essere stampato. Una volta installato il software, sarai in grado di salvare i file in questo formato. Il formato può essere aperto con qualsiasi file PDF, ma ovviamente non stampato.

Firmare elettronicamente i documenti

Se la firma dei documenti è un grande motivo per cui si stampano i documenti, è consigliabile prendere in considerazione l'idea di firmarli sul proprio computer. Ci sono dispositivi che puoi acquistare per fare questo e programmi per aiutarti a farlo facilmente. Molti lettori PDF, come Nitro PDF o Adobe (eSignatures), hanno le funzionalità incorporate in essi. Ma ci sono molti altri strumenti che possono fare anche questo.

Compreso, ma non limitato a: Hellofax, PDFPen, MyLiveSignatures, DocShaker, MiddlePost, DocuSign e SignNow. La scelta dipende da te, ma ti incoraggio a guardarlo se è qualcosa che fai spesso. Se è più di “una volta in una luna blu” una cosa del genere, il tradeoff potrebbe non essere così grande, ma se vuoi davvero diventare completamente privo di supporti cartacei e renderebbe più facile organizzare i tuoi documenti, allora lo consiglio.

Usa il tuo smartphone per le note

Forse non hai uno smartphone (nemmeno io) e se non lo farai, dirò in prima persona che andare completamente senza carta è spesso difficile. Tuttavia, se si dispone di uno smartphone, è possibile sfruttarlo al meglio “caratteristiche senza carta”. Il primo vantaggio di avere uno smartphone è semplicemente che lo hai sempre. Ciò significa che non è necessario creare note adesive e intonacarli su tutta l'area di lavoro. Basta creare una nota nel telefono (ci sono molte app che lo fanno) e non devi preoccuparti di dimenticare quel pezzo di carta che hai lasciato sulla tua scrivania con la tua lista della spesa, quindi il numero di telefono, ecc..

Inoltre, c'è spesso la possibilità di impostare un promemoria per le note nel tuo smartphone - le note adesive non possono farlo, soprattutto se perdi o dimentichi di portarle con te.

Ovviamente lo stesso può essere applicato anche ai tablet, ma nonostante i loro vantaggi portatili, non sono così mobili come uno smartphone.

Ritaglia pagine Web invece di stamparle

Infine, Evernote Web Clipper è uno strumento molto utile per il salvataggio delle informazioni. Mi espanderò su Evernote un po 'più avanti, ma questo strumento è eccellente. È disponibile come estensione per browser e bookmarklet, ma ovviamente è necessario un account Evernote per utilizzarlo - cosa che dovresti ottenere! Web Clipper può rilevare e salvare articoli o testo selezionato. Ciò significa che puoi salvare solo ciò che vuoi leggere e nient'altro.

Ridurre la posta

Ci sono così tante cose che ingombrano la tua casella di posta, che portano a ingombrare la scrivania o il tavolo della cucina - estratti conto bancari, bollette, riviste, giornali, per non parlare di newsletter e semplici e-mail spazzatura. Come ti liberi di tutto? Bene, ci sono diversi modi per ridurre la posta, in entrata e in uscita.

Ottieni le tue dichiarazioni bancarie via email

La prima cosa che puoi fare è comunicare alla tua banca che vorresti ricevere le dichiarazioni via e-mail. Non so il tuo, ma la mia banca lo promuove costantemente, anche a persone come me che l'hanno già abilitato. Probabilmente non avrai nemmeno bisogno di parlare con la tua banca, ma dovresti essere in grado di accedere all'impostazione all'interno del tuo conto bancario online.

Compila i moduli online

Invece di stampare moduli, compilare le informazioni e spese postali per spedirle, molti servizi, anche organizzazioni governative, offrono la possibilità di compilare moduli e inviarli online. Molte volte preferiscono questo in realtà, quindi prima di entrare in quegli edifici governativi affollati, prova a vedere se riesci a completare l'attività comodamente da casa tua.

Fatture email (per le aziende)

Se possiedi un'impresa, è probabile che ci sia molto più materiale da trattare rispetto al proprietario medio della casa. Un modo per ridurlo drasticamente è ridurre la quantità di posta in uscita, ad es. fatture. Naturalmente ci sono anche molti altri documenti, ma le fatture sembrano essere una delle più importanti. I tuoi clienti apprezzeranno probabilmente anche i tuoi sforzi senza carta.

Ricevi le tue notizie e informazioni online

Invece di ottenere il quotidiano, prova a ottenere solo l'aggiunta settimanale. O meglio ancora, taglialo completamente. La bellezza del Web è che abbiamo una quantità infinita di informazioni a portata di mano. È possibile controllare tutti i siti di notizie grandi e ottenere le informazioni per gratuito, quindi perché pagare per questo?

Tuttavia, se vuoi ancora il giornale (perché ha i suoi vantaggi), molti dei principali editori ti permettono di iscriverti a una versione elettrica. Questo vale anche per le riviste.

Come bonus, se possiedi un eReader, è probabile che tu lo faccia spedire! In realtà ho scritto un articolo su MakeUseOf Come salvare gli articoli Web per leggere in seguito sul tuo Kindle non tablet Come salvare gli articoli Web per leggere in seguito sul tuo Kindle senza tablet Siamo stati tutti lì - stai navigando in Internet e trova un grande articolo che vorresti leggere. Ma c'è così tanto da fare e sai che non dovresti avere il tempo di leggere ... Leggi di più sull'invio di articoli web (che potrebbero anche sostituire completamente la necessità delle tue riviste) sul tuo Kindle.

Annulla l'iscrizione alle mailing list

Che ci crediate o no, potete sbarazzarvi di molte di quelle mail. Purtroppo, potrebbe richiedere del tempo, ma c'è un'eccellente risorsa su WikiHow che spiega i diversi modi per farlo: numeri da chiamare, organizzazioni da scrivere e tecniche da ricordare da fare.

Paga le bollette online

Ultimo, ma certamente non meno importante è pagare le bollette. È probabilmente uno dei più grandi modi per ridurre la carta e risparmiare tempo nel processo. Spesso puoi ricevere promemoria via email dalle aziende anziché tramite mailing e puoi persino automatizzare il processo in modo da non dover nemmeno pensare di effettuare i pagamenti, ma assicurati di avere i soldi nel tuo account.

Scansione esistente e nuovi documenti

Il modo migliore per convertire i tuoi documenti esistenti in un file digitale è scannerizzarli. Raccomando di utilizzare il formato PNG, in quanto il formato JPEG è di qualità inferiore. Se hai uno scanner grande, ottimo, ma se tutto ciò che hai è uno smartphone, non ti preoccupare - infatti, potresti iniziare a preferirlo con gli scanner tradizionali.

Sono disponibili molte app per la scansione di documenti. Perché non puoi scattare una foto con la fotocamera del telefono? Beh, è ​​possibile, tuttavia, si potrebbe scoprire che molte delle app create appositamente per la scansione hanno più funzioni che si traducono in un documento scansionato migliore.

Utilizzare A File Organizer, Preferibilmente con OCR

Ora che stai scannerizzando sia i tuoi documenti esistenti che quelli nuovi, devi gestirli. Ci sono sicuramente alcune tecniche e metodi che devi usare per fare questo e ho scritto anche un articolo su questo MakeUseOf. È fondamentale che tu diventi senza carta per assicurarti di avviarlo fin dall'inizio, anche se finora non sei stato molto bravo nell'organizzare.

Dopo aver impostato le basi per l'organizzazione, il software sarà molto più vantaggioso. Ci sono un paio di programmi diversi che consiglio. Uno è il famoso, Evernote. A mio parere, è fantastico. Non è appena un programma per andare senza carta, è un programma per qualsiasi cosa tu voglia che sia - questo è ciò che amo di questo - è universale e si conforma a come tu lavoro.

Una delle grandi caratteristiche di Evernote è la sua capacità di rilevare il testo all'interno delle immagini, altrimenti noto come OCR o Optical Character Recognition. Ciò significa che se si esegue la scansione di un documento e lo si salva come immagine, in seguito si cerca qualcosa all'interno del documento, Evernote esegue la scansione e trova il testo all'interno dell'immagine.

Di recente abbiamo pubblicato un'intera guida sull'utilizzo di Evernote, quindi ti consiglio di verificarlo e di familiarizzare con gli altri articoli su MakeUseOf.

L'altro strumento è Doxo. È incentrato sull'aiutarti a diventare senza carta ed è uno strumento eccellente per farlo.

Sincronizza i tuoi documenti su tutti i dispositivi

Probabilmente hai più di un dispositivo e uno dei vantaggi di andare senza carta è non dover prendere quella nota o documento cartaceo con te. Tuttavia, dover copiare e incollare il documento da un dispositivo all'altro è quasi più di una seccatura. Per fortuna, ci sono molti servizi cloud tra cui scegliere per risolvere questo problema. SugarSync SugarSync: il servizio di backup e sincronizzazione di file gratuiti più completo SugarSync: il backup di file gratuito e il servizio di sincronizzazione più completo Il backup di file non è una nuova conversazione o argomento in alcun modo. Se cerchi Google “backup di file” sarete probabilmente sopraffatti dai servizi e dagli articoli sull'argomento. È un vasto ... Leggi altro a Box to the “tre grandi” - Google Drive, SkyDrive e Dropbox The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive e altro The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive e altro Lo scenario di archiviazione cloud si è riscaldato di recente, con una voce tanto attesa da Google e una SkyDrive rinnovata di Microsoft. Dropbox è rimasto incontrastato dai giocatori più importanti per molto tempo, ma questo è cambiato ... Per saperne di più, hai molto da scegliere.

Conclusione: metodi utili da adottare

Oltre a queste diverse cose che puoi fare, in realtà è tutto per te che non passi alla carta. Proprio come gestire i tuoi file, se non fai lo sforzo e hai le cose giuste, non funzionerà molto bene. Vorrei farvi riferimento a questo articolo su LifeHack che si rivolge anche a questo. Sento che è abbastanza importante ottenere quello stabilito prima che vengano provate tecniche o altri metodi.

Altre cose che puoi fare per diventare senza carta sono semplicemente andare in biblioteca e prendere in prestito un libro invece di acquistarlo. Il riciclaggio è molto importante e può essere fatto più che semplicemente nel modo tradizionale, ma anche utilizzando entrambi i lati del foglio anziché utilizzare un nuovo foglio. Riusarlo come carta antigraffio o altri scopi è anche bello da fare.

Assicurarsi di non sovrastampare. Ricorda - “pensa prima di stampare”. Inoltre, prima di stampare un documento, verifica se la regolazione della dimensione e del tipo di carattere e dei margini della pagina riduce il numero di pagine. Ovviamente, alcuni documenti, sia per uso scolastico che professionale, richiedono un determinato formato e layout. Queste cose non possono essere evitate, ma ricordatevi di fare riferimento all'articolo di Tina, a cui ho fatto riferimento in precedenza, su come ridurre i costi di stampa.

Altri modi per ridurre i costi quando si stampa dal Web sono utilizzare siti Web come PrintWhatYouLike e PrintFriendly per rimuovere tutto dalla pagina come annunci, immagini aggiuntive o collegamenti, ecc. In modo da ottenere solo ciò che si desidera sulla pagina.

Infine, è necessario il backup. Adesso. Non metterlo fuori Questi ragazzi non hanno eseguito il backup dei loro file, ora guardate cosa è successo Questi ragazzi non hanno eseguito il backup dei loro file, ora guardate cosa è successo Se c'è qualcosa che ho imparato durante quei primi anni di lavoro con i computer (e le persone che li usano), è stato fondamentale non solo per salvare cose importanti, ma anche per ... Per saperne di più. Uno dei vantaggi dell'essere senza carta è avendo backup nel caso in cui qualcosa dovesse accadere al file originale, quindi assicurati di non metterlo fuori.

Ho pensato che questo video potesse essere di grande aiuto nel farti iniziare nella direzione di andare senza carta. Il video è di SmallBusinessDoer e il fondatore di DocumentSnap.

Sei diventato senza carta? Se è così, come ha cambiato la tua vita? Quali sono i tuoi pensieri generali su come andare senza carta?

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