10 funzionalità nascoste di Microsoft Outlook che vengono utilizzate raramente

Se usi Outlook, sai già che è un programma utile per la gestione della tua posta elettronica e include molte fantastiche funzionalità. Oggi parleremo di alcune funzionalità di Outlook meno conosciute che potrebbero aiutare a migliorare il tuo flusso di lavoro.

1. Modificare il numero di righe nelle anteprime dei messaggi

Nell'elenco dei messaggi di posta elettronica, Outlook visualizza un'anteprima di ciascun messaggio. Ciò include il mittente e la riga dell'oggetto sulla prima riga e quindi una riga dal corpo del messaggio di posta elettronica sotto quella predefinita.

È possibile modificare il numero di righe dal messaggio visualizzato nell'elenco dei messaggi.

Vai al vista scheda e fare clic su Anteprima del messaggio pulsante. Quindi, selezionare 1 linea (predefinito), 2 linee, o 3 linee. O selezionare via se non si desidera alcun messaggio di posta elettronica visualizzato nell'elenco.

Ti verrà chiesto se desideri applicare solo questa impostazione Questa cartella o Tutte le caselle di posta.

Il numero di righe selezionate non include il mittente e la riga dell'oggetto. Quindi se si seleziona 2 linee, vedrai tre righe in totale: il mittente e il soggetto sulla prima riga e poi due linee del corpo del messaggio di posta elettronica sotto quella.

2. Scegli quali cartelle visualizzare all'avvio di Outlook

Se in Outlook sono presenti più account di posta elettronica, è possibile selezionare quale casella di posta dell'account di posta elettronica si desidera visualizzare per impostazione predefinita all'apertura di Outlook. Oppure puoi selezionare un'altra cartella oltre alla Posta in arrivo, se lo desideri.

Vai a File> Opzioni e fare clic Avanzate nel riquadro sinistro sul Opzioni di Outlook la finestra di dialogo.

Nel Outlook avvia e chiude sezione, fare clic Navigare. Sul Seleziona cartella finestra di dialogo, trova l'account desiderato e seleziona Posta in arrivo o altra cartella in cui desideri avviare Outlook.

Abbiamo riscontrato che questa impostazione non è sempre valida. Fateci sapere nei commenti se ha funzionato per voi.

3. Creare una cartella di ricerca di Outlook

Se si ricercano spesso le stesse parole e frasi in Outlook, è possibile impostare una cartella di ricerca virtuale 6 Best practice per Outlook per potenziare il flusso di lavoro 6 Procedure ottimali per Outlook per potenziare il flusso di lavoro Se si impiega molto tempo con Outlook, dovresti investigare il tuo flusso di lavoro. Fai in modo che le tue email funzionino per te e risparmia tempo per attività più importanti. Leggi altro che mostra un elenco di tutti gli articoli che corrispondono a determinati criteri di ricerca. Outlook fornisce alcuni modelli per le cartelle di ricerca o è possibile crearne di propri.

Ad esempio, il Posta non letta La cartella di ricerca mostra tutti i messaggi non letti in una cartella, anche se si trovano in cartelle diverse nel tuo account di posta elettronica. I messaggi non vengono spostati nella cartella di ricerca, vengono mostrati solo lì. I messaggi originali rimangono nelle rispettive cartelle.

Per creare un nuovo Cartella di ricerca, clic Nuova cartella di ricerca nel Nuovo sezione sul Cartella scheda. Seleziona un modello di cartella di ricerca già pronto dall'elenco o seleziona Crea una cartella di ricerca personalizzata sotto costume in fondo alla lista.

Se stai creando una cartella di ricerca personalizzata, fai clic su Scegliere sul Nuova cartella di ricerca la finestra di dialogo.

Quindi, immettere a Nome per la cartella di ricerca sul Cartella di ricerca personalizzata la finestra di dialogo. Clic criteri e specificare i dettagli della ricerca sul Criteri della cartella di ricerca la finestra di dialogo.

Se questo non funziona per te, abbiamo alcuni metodi che puoi usare correggere Outlook Cerca Come correggere Outlook Cerca quando non funziona correttamente Come risolvere Outlook Cerca quando non funziona correttamente Hai mai sperimentato un errore di ricerca di Outlook ? Se la ricerca di Outlook non funziona, non fatevi prendere dal panico. Fatti strada attraverso questi passaggi per la risoluzione dei problemi. Leggi di più .

4. Pulisci una cartella di Outlook

La funzionalità di pulizia della cartella di Outlook rimuove i messaggi ridondanti in una discussione o cartella. I messaggi ridondanti sono messaggi precedenti in una discussione citati anche nelle risposte. Lunghe discussioni e-mail potrebbero finire con diverse copie dei messaggi precedenti citati in ciascuna risposta.

Il Pulisci cartella comando sposta i messaggi ridondanti nella cartella selezionata e le relative sottocartelle nel Elementi eliminati cartella per impostazione predefinita.

Per utilizzare questo comando, fare clic con il tasto destro sulla cartella che si desidera pulire e selezionare Pulisci cartella.

È possibile impostare le opzioni per Pulisci cartella comando andando a File> Opzioni> Posta> Pulisci conversazione. Selezionare la cartella in cui si desidera spostare gli oggetti ripuliti e abilitare o disabilitare qualsiasi altra opzione di pulizia desiderata.

5. Invia un'e-mail a una data futura

A volte è necessario scrivere un'email ma non inviarla fino a un momento successivo. Funzionalità di consegna differita di Outlook 10 Suggerimenti rapidi per migliorare in Outlook 10 Suggerimenti rapidi per migliorare a Outlook Stai utilizzando Outlook al massimo delle sue potenzialità? Diventa un esperto di Outlook con la nostra selezione di trucchi e suggerimenti meno conosciuti e osserva la tua produttività decollare. Leggi altro ti permette di farlo facilmente.

In primo luogo, scrivi la tua nuova email o rispondi a un'email. Quindi, fare clic Consegna ritardata nel Più opzioni sezione sul Opzioni scheda nella finestra del messaggio.

Sotto Opzioni di consegna, controlla il Non consegnare prima casella e selezionare una data e un'ora.

Seleziona le altre opzioni che desideri e fai clic Vicino.

Outlook memorizza i messaggi e-mail pianificati nel tuo In uscita fino a quando non vengono inviati quando vengono spostati al tuo Inviato cartella.

Se cambi idea e devi annullare la consegna in ritardo o cambiarla in un'altra data e ora, vai al tuo In uscita e apri il messaggio di posta elettronica. Clic Consegna ritardata sul Opzioni scheda nuovamente e modificare la data e l'ora per il Non consegnare prima opzione o deselezionare la casella per disabilitare la consegna ritardata.

6. Utilizzare i passaggi rapidi

Il Passi veloci sezione del Casa scheda in Outlook fornisce accesso con un clic alle azioni comuni. Microsoft fornisce alcuni passaggi rapidi iniziali per iniziare, ma puoi anche crearne uno tuo.

Per creare un Quick Step personalizzato, fare clic su Creare nuovo nel Passi veloci sezione. Sul Modifica passaggio rapido la finestra di dialogo, Nome il tuo passo rapido.

Quindi, selezionare un'azione dall'elenco a discesa e fare clic Aggiungi azione. Continuare ad aggiungere altre azioni che si desidera eseguire nello stesso passaggio rapido, facendo clic Aggiungi azione dopo ciascuno.

Ad esempio, è possibile impostare un passaggio rapido per contrassegnare i messaggi e-mail selezionati come letti e quindi spostarli in una determinata cartella.

7. Apri più finestre di Outlook

Se si utilizza Outlook per e-mail, pianificazione e attività, è possibile che si desideri aprire più finestre di Outlook. Ciò consente di visualizzare la posta elettronica, il calendario e le attività contemporaneamente anziché utilizzare i pulsanti di navigazione per continuare a cambiare visualizzazione.

Per aprire un'altra finestra di Outlook, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di Outlook sulla barra delle applicazioni e selezionare Outlook 2016. Posiziona le finestre come vuoi.

Quando chiudi Outlook, vai a File> Esci su una qualsiasi delle finestre aperte. Non fare clic su X nell'angolo in alto a destra di una qualsiasi finestra. Outlook si aprirà la volta successiva con lo stesso numero di finestre e nella stessa posizione in cui erano quando hai chiuso Outlook.

8. Creare e gestire le regole

Non sempre ti piace giocare secondo le regole, ma le regole in Outlook Consentono alle regole di Outlook di gestire la tua casella di posta elettronica Consenti alle regole di Outlook di gestire la tua casella di posta elettronica Gli avvisi e i filtri intelligenti possono aiutarti a rimanere in cima alla tua casella di posta. Outlook desktop e Outlook.com offrono una funzione chiamata "regole" e ti mostreremo come configurarla. Leggi di più può essere molto utile. Ti consentono di impostare eventi specifici che si verificano automaticamente in base alle azioni che si verificano.

Ad esempio, è possibile spostare i messaggi con parole specifiche nella riga dell'oggetto o da una persona specifica in una cartella e contrassegnare i messaggi come letti contemporaneamente. Puoi creare una regola per fare tutto ciò contemporaneamente mentre ricevi i messaggi.

Per creare o gestire regole, fare clic su Regole nel Mossa sezione sul Casa scheda e selezionare Gestisci regole e avvisi. Il Regole e avvisi finestra di dialogo consente di creare, modificare e eseguire manualmente le regole.

Clic Nuova regola per creare una regola e quindi seguire i passaggi in Creazione guidata Regole.

Una funzionalità mancante in Outlook è la possibilità di eseguire automaticamente il BCC sulle email. Ma puoi aggirare questa limitazione usando le regole Come CC o CCC automaticamente in Outlook e Gmail Come CC o CCC automaticamente in Outlook e Gmail CCing e BCCing sulle email possono essere un modo utile per ricordarti di email importanti. Leggi di più .

9. Modifica il nome dell'account di Outlook

Quando aggiungi un account email a Outlook, il nome predefinito per l'account è il tuo indirizzo email, che viene visualizzato nel riquadro di sinistra. Ma puoi cambiare il nome dell'account in uno più descrittivo che renderà più veloce l'individuazione dell'account che stai cercando. Utile se hai molti account e-mail in Outlook.

Per modificare il nome di un account, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'account corrente nel riquadro di sinistra (non nella Posta in arrivo per l'account) e selezionare Proprietà dell'account. O vai a File> Informazioni (il Informazioni account schermo).

Quindi, andare a Impostazioni account> Impostazioni account e assicurarsi che il E-mail la scheda è attiva su Impostazioni dell 'account la finestra di dialogo. Dovrebbe essere di default.

Seleziona l'account nella lista per cui vuoi cambiare il nome (se non è già selezionato) e poi clicca Modificare.

Cambiare il Nome utente sotto impostazioni generali sul Impostazioni dell 'account la finestra di dialogo. Clic Il prossimo e quindi fare clic Fatto.

10. Utilizzare le opzioni della riga di comando di Outlook

Outlook fornisce opzioni della riga di comando che consentono di eseguire varie operazioni. Se si preferisce utilizzare la tastiera anziché il mouse, è possibile velocizzare le operazioni in Outlook utilizzando le opzioni della riga di comando. Possono anche aiutarti a risolvere i problemi in Outlook.

Abbiamo coperto 25 opzioni di riga di comando di Outlook 2016 25 Opzioni di riga di comando di Outlook 2016 Devi sapere 25 Opzioni di riga di comando di Outlook 2016 Devi sapere che puoi ottenere di più da Outlook imparando a utilizzare le opzioni della riga di comando. Leggi di più che dovresti sapere.

Ad esempio, puoi creare un nuovo messaggio e-mail con un destinatario aprendo il Correre la finestra di dialogo (Tasto Windows + R) e inserendo il seguente comando nel Aperto casella, sostituendo l'indirizzo e-mail con l'indirizzo del destinatario.

outlook.exe / c ipm.note / m [email protected]

Strumenti per rendere l'Outlook ancora più utile

Se tutte le grandi funzionalità di Outlook, anche quelle meno conosciute, non sono sufficienti per te, abbiamo coperto alcuni utili strumenti di Outlook di terze parti che aggiungono funzionalità a Outlook o migliorano le funzionalità esistenti. E non dimenticare le nozioni di base, come aggiungere una firma e-mail Come aggiungere una firma e-mail in Microsoft Office 365 Come aggiungere una firma e-mail in Microsoft Office 365 Ecco come puoi aggiungere una firma e-mail all'app Web Microsoft Outlook in Microsoft Office 365. Ulteriori informazioni .

Inoltre, non dimenticare che accanto alle grandi funzionalità ci sono molte scorciatoie di Outlook che possono aiutarti a risparmiare tempo Elenco essenziale dei tasti di scelta rapida di Microsoft Outlook Elenco essenziale delle scorciatoie da tastiera di Microsoft Outlook Le scorciatoie da tastiera più utili e importanti da sapere in Microsoft Outlook . Leggi di più .

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