7 Suggerimenti e trucchi di Skype for Business per le grandi riunioni

Skype for Business, precedentemente Lync, è la soluzione di messaggistica aziendale e meeting di Microsoft. Puoi incontrare fino a 250 persone - anche se non utilizzano il programma - e utilizzare una combinazione di audio, immagini e chat per ospitare la tua riunione.

Abbiamo raccolto un elenco di alcune delle nostre funzionalità preferite di Skype for Business che potresti non conoscere. Dalla registrazione della riunione alla condivisione delle presentazioni PowerPoint Come condividere file Office online con Docs.com Come condividere file Office online con Docs.com Come si condividono documenti e perché? Se hai spesso bisogno di rendere i file disponibili, privati ​​o pubblici, considera Docs.com di Microsoft. Puoi condividere online o direttamente da Office 2016. Per saperne di più, ti offriamo alcuni ottimi consigli.

Se hai i tuoi consigli su Skype for Business da condividere, faccelo sapere nei commenti.

1. Creare una riunione in Outlook

Non sprecare il tuo tempo a scherzare con le riunioni di pianificazione in strumenti esterni. C'è così tanto potenziale per le cose da sbagliare con le riunioni online Fed Up Of Inefficient Meetings? Invia queste 8 regole al tuo capo stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo Se una riunione è ben organizzata, non c'è motivo per cui non possa migliorare la produttività, il senso dello scopo e il morale. Ecco alcune regole da seguire per riunioni efficaci. Leggi di più e spesso lo fa.

Forse qualcuno dimentica di unirsi in tempo, non ha il plugin del browser giusto installato, o non riesce a connettere l'auricolare. Sbarazzarsi di tutte queste seccature utilizzando una riunione di Skype for Business durante la pianificazione delle riunioni.

Quando si crea un appuntamento in Outlook, sul Appuntamento scheda, fare clic Skype Meeting. In questo modo verrà inserito un collegamento nella descrizione, che le persone possono fare clic per unirsi alla riunione. Se hanno promemoria attivati ​​su Outlook, saranno semplicemente in grado di fare clic Partecipa alla riunione quando viene visualizzato e Skype for Business lo avvia automaticamente. È finita la preoccupazione di invitare manualmente le persone a una chiamata: se sono presenti nell'invito, possono partecipare.

Se non riesci a vedere il Skype Meeting pulsante, è sufficiente apportare una rapida modifica alle impostazioni di Outlook. Vai a File> Opzioni> Componenti aggiuntivi. Sul Gestire selezione a discesa Componenti aggiuntivi COM e fare clic Partire… Spunta la casella accanto a Componente aggiuntivo Skype Meeting per Microsoft Office e fare clic ok. Fatto!

2. Registra le tue riunioni

Se sei come me, hai partecipato a una riunione, hai appeso la chiamata e poi hai avuto una mente completa in seguito. Quella persona lo ha sicuramente detto? Quali sono stati i punti d'azione? Puoi superarlo completamente registrando tutte le tue riunioni di Skype for Business. Qualsiasi attività di chiamata, come audio, video, condivisione schermo e messaggio istantaneo, verrà catturata nella registrazione.

Quando in una riunione, fare clic su ... simbolo e poi Inizia a registrare. A tutti i partecipanti alla riunione verrà comunicato che lo stai registrando e un simbolo di cerchio rosso verrà visualizzato nella parte superiore della chiamata. Puoi usare il pausa e Stop icone se necessario. Al termine della riunione, la registrazione verrà automaticamente salvata nel formato MP4.

Per trovare una registrazione, vai alla schermata principale di Skype for Business e fai clic su menu a discesa delle impostazioni. Da qui, vai a Strumenti> Gestione registrazioni. Questo mostrerà i metadati per le tue registrazioni, come la data e la lunghezza. Puoi anche Giocare la registrazione e Navigare… per trovare il file sul tuo PC.

3. Conosci le scorciatoie

Come ogni prodotto Office, Skype for Business è pieno zeppo di scorciatoie da tastiera 60 Tasti di scelta rapida essenziali di Microsoft Office per Word, Excel e PowerPoint 60 Tasti di scelta rapida essenziali di Microsoft Office per Word, Excel e PowerPoint Centinaia di scorciatoie da tastiera sono disponibili in Office, ma questi sono i più importanti che dovresti sapere perché ti faranno risparmiare molto tempo. Leggi di più per aiutarti a fare le cose velocemente.

Per iniziare con le basi, premere Tasto Windows + Maiusc + O accettare un invito in entrata o Tasto Windows + Esc per declinarlo. Per disattivare / riattivare l'audio, premere Tasto Windows + F4. La fotocamera funziona allo stesso modo, ma lo è Tasto Windows + F5.

Durante una chiamata, premere CTRL + MAIUSC + H metterlo in attesa, o Alt + Q per terminarlo interamente. Quando si condivide lo schermo, premere Ctrl + Alt + S smettere di farlo. In alternativa, se qualcun altro ha preso il controllo dello schermo, premere Ctrl + Alt + barra spaziatrice per riprendere il controllo.

Il programma ha troppe scorciatoie da elencare qui, quindi vai alla pagina di collegamento di Skype for Business di Microsoft per il menu in basso a fondo pagina, dove si occupano di scorciatoie per messaggistica istantanea, condivisione di PowerPoint, ricerca di contatti e altro.

4. Imposta la relazione sulla privacy del contatto

Puoi assegnare a ciascuno dei tuoi contatti uno dei cinque livelli di relazione. Per impostazione predefinita, saranno quelli all'interno della tua attività Colleghi, e quelli fuori saranno Contatti esterni. Ogni livello di relazione ha permessi diversi - per esempio, Amici e famiglia non posso vedere i dettagli della tua riunione e Gruppo di lavoro può interrompere lo stato di Non disturbare.

Per modificare lo stato della relazione di un contatto, tasto destro sul loro nome e andare a Cambia la privacy. Qui puoi rivedere lo stato della relazione attuale e trovare le descrizioni delle altre opzioni. Se si desidera selezionare più contatti per modificare le relazioni in blocco, tenere premuto Ctrl e clic sinistro su ogni nome a turno.

Le situazioni in cui è utile cambiare la relazione includono se stai lavorando con qualcuno esternamente con cui organizzi costantemente gli incontri o se c'è qualcuno che desideri essere sempre in grado di contattarti indipendentemente dal tuo stato. Se si desidera modificare la relazione di default, fare clic su Assegna automaticamente relazione.

5. Inizia un sondaggio, domande e risposte e lavagna

Puoi rendere più vivaci le riunioni utilizzando la lavagna bianca, il sondaggio e le funzionalità di domande e risposte. Per utilizzarli in una riunione, fare clic su Contenuto presente pulsante, selezionare Di Più, e quindi scegliere Lavagna, Sondaggio, o Q & A.

Selezione Lavagna lo aprirà sugli schermi di tutti. Questa è una grande caratteristica per quando è più facile disegnare qualcosa che parlarne. Puoi utilizzare il pannello a destra per passare tra le diverse opzioni di annotazione, come la penna, l'evidenziatore e la gomma. La lavagna si chiuderà se passi a un'altra opzione di presentazione, ma il contenuto rimarrà se torni indietro in seguito.

Selezione Sondaggio aprirà il Crea un sondaggio finestra. Qui puoi inserire il nome del sondaggio e le opzioni di risposta. Il sondaggio verrà quindi mostrato a tutti i partecipanti alla riunione, consentendo loro di votare e vedere le scelte di altre persone. Puoi cliccare Azioni di sondaggio per regolare le impostazioni, come nascondere i voti dei partecipanti, salvare i risultati o chiudere il sondaggio.

Infine, selezionando Q & A cambierà la chat standard in un modulo di domande e risposte. Quando un partecipante fa una domanda, riceverai una notifica. Clic Risposta, digitare una risposta, quindi premere accedere. Questo mostrerà la domanda e la risposta a tutti. Al termine, fare clic Stop Q & A, poi vai a Salva come se vuoi avere un record della sessione.

6. Presenta un PowerPoint

Puoi condividere il tuo schermo in Skype for Business, ma a volte potresti solo voler mostrare una presentazione. L'integrazione con PowerPoint consente questo. Apri la presentazione in PowerPoint, vai al Presentazione scheda e fare clic Presente online> Skype for Business. Hai la possibilità di inviare questo ad una riunione già in corso o di creare una nuova riunione.

Puoi fare la stessa cosa in altre applicazioni di Office Microsoft Office Cosa? Guida all'ecosistema di Office Suite Microsoft Office Cosa? Una guida all'ecosistema di Office Suite Tutti sanno cos'è Microsoft Office, giusto? Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote: semplici. Che dire di Office Online, Office Mobile, Office 2016 e Office 365? La suite Office è diventata complessa. Lo sbrogliamo per ... Per saperne di più. Per farlo, vai su File> Condividi> Present online. Una volta qui, assicurati Skype for Business è selezionato nel menu a discesa, quindi fai clic su Presente.

Quando ti presenti in Skype for Business, vedrai le icone necessarie sullo schermo per controllare il contenuto, come le frecce per spostarti tra le diapositive di PowerPoint. Clic Smetti di presentare in qualsiasi momento per interrompere la condivisione del file con tutti.

7. Trasferimento al cellulare

Se ti sei mai trovato nel bel mezzo di una chiamata Skype for Business e hai bisogno di lasciare il computer, puoi semplicemente passare la chiamata al tuo telefono cellulare. Per impostare questo, andare a Impostazioni> Strumenti> Opzioni> Telefoni> Telefono cellulare ... Inserisci il tuo Numero di telefono (includere qualsiasi codice paese / regione) e fare clic ok.

Ora, quando si è in una chiamata Skype for Business, fare clic su Call Control pulsante e quindi fare clic Trasferimento. Ora seleziona Il mio cellulare e fare clic Trasferimento. Riceverai una chiamata sul tuo cellulare che ti connetterà automaticamente alla chiamata Skype for Business.

La cosa grandiosa di questo è che non hai bisogno dell'applicazione Skype for Business installata sul tuo telefono. Tuttavia, al momento non è possibile trasferire la chiamata dal telefono a Skype for Business.

Ospita le tue riunioni come un professionista

Con tutti questi suggerimenti sotto la cintura, ora puoi ospitare le tue riunioni come un professionista. I tuoi colleghi rimarranno colpiti dalla tua efficiente organizzazione per le riunioni, dalla facilità con cui condividi i contenuti e da quanto è bello quando crei quel sondaggio.

Ora che hai la tecnologia sotto controllo, dovresti vedere anche il nostro articolo su come sopravvivere agli incontri sul lavoro. La guida introversa agli incontri di sopravvivenza sul lavoro Gli incontri introversi per sopravvivere alle riunioni di lavoro sono eventi intimidatori per gli introversi. Ma puoi rendere le tue interazioni sul posto di lavoro più efficienti con gli strumenti e i suggerimenti giusti per la riunione. Se sei qualcuno che lotta con le riunioni sul posto di lavoro, questo articolo ti aiuterà. Leggi di più . Se stai cercando altri suggerimenti al di fuori di un ambiente aziendale, consulta la nostra guida su come essere un utente Skype più efficiente 10 Suggerimenti per renderti un utente Skype più efficiente 10 Suggerimenti per renderti un utente Skype più efficiente Skype può fare di più che tu pensi. Con questo articolo, imparerai tutto sulle sue migliori funzionalità nascoste e avanzate. È il manuale di produttività di Skype. Leggi di più .

Qual è la tua funzione preferita di Skype for Business? C'è qualcosa che pensi che manchi il programma?

Crediti immagine: Robert Kneschke / Shutterstock

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