Evita gli omicidi di PowerPoint Come rendere le tue presentazioni avvincenti e memorabili

Hai mai fatto una presentazione di PowerPoint? Certo che hai. Se hai detto “no,” Ti definirei un bugiardo. Bene, potrebbe essere estremo. Ma la maggior parte di noi ha, giusto? Lo direi Quindi, qual è il mio punto? Il mio punto è che qui molti di noi hanno creato un PowerPoint e fatto una presentazione (o lo faranno a un certo punto) e tuttavia è probabile che sia una delle cose più malamente fatte su un computer.

Le presentazioni che ho visto fare all'università, entrambe da parte degli studenti e gli istruttori, erano a dir poco imbarazzanti. Dalle diapositive ridicolmente lunghe degli istruttori agli studenti che sembravano non sapere come leggere (che non avrebbero dovuto fare in primo luogo). Le presentazioni di cattive presentazioni sono un'epidemia nell'educazione, che continua quindi sul posto di lavoro. Ovviamente non si tratta solo della stessa PowerPoint, ma anche del presentatore e di quanto bene parlano e trasmettono le informazioni. E lo toccherò anche io.

Inizia con una struttura

Proprio come quando si scrive un rapporto, è utile avere dei punti specifici. Di solito questo è solo per te per abbassare i tuoi pensieri. In un PowerPoint, tuttavia, è bello per il pubblico vedere quale sarà la presentazione che stanno per affrontare. Li collega un po 'di più e li mantiene interessati, specialmente se c'era qualcosa nella timeline che li ha intrigati. Lo schema è semplice e consiste solo delle cose esatte che intendi coprire. A volte va bene avere un po 'più dettagliato ed estendere la struttura per dare maggiori informazioni sugli argomenti secondari che saranno trattati. Ciò, tuttavia, dipende dalla completezza della presentazione e dai requisiti del contenuto specifico che stai trattando. Di seguito è riportato un esempio di una struttura in una presentazione che ho fatto sulla sicurezza del computer.

Essere coerente con il tema e il layout

Ci sono diversi aspetti di mantenere le distrazioni al minimo e essere coerenti con il tema e il layout in tutto il PowerPoint è certamente un giocatore importante in questo. Non vuoi creare pensieri che possano alterare l'attenzione del pubblico sui tuoi contenuti e su ciò che stai dicendo. Puoi farlo non solo mantenendo coerente il tema (che è piuttosto semplice), ma anche il layout. Ad esempio, se un argomento occupa due diapositive, assicurati di etichettare la seconda diapositiva e aggiungere “(Continua)” alla fine del titolo. Questo mostrerà rapidamente al pubblico che sei sullo stesso argomento, nonostante cambi diapositive e ti concentri sull'argomento invece di chiedermi cosa potrebbe essere quella diapositiva.

Dimentica la Clip Art, i suoni pazzi e le transizioni fantasiose

A proposito di distrazioni, questo è un altro grande giocatore. Alcune immagini possono essere buone. Tuttavia, effetti visivi o suoni irrilevanti (in realtà solo alcuni suoni) e transizioni folli non solo distolgono molto il pubblico, ma conferiscono al tuo PowerPoint un aspetto meno professionale. Consiglierei di stare alla larga dalla maggior parte di questi, come questa cosa verde-gialla, soffice sotto.

Al college ho avuto un istruttore che amato tutte queste cose Sento che avrebbe dovuto insegnare / insegnare all'asilo, se questo ti da un'idea di come fosse (e delle sue presentazioni).

Non leggere la tua PowerPoint. Periodo.

Veramente? Hai ancora letto i tuoi PowerPoints? Spero davvero che tu non lo faccia. E non offenderti se lo fai, ma devi fermarti - per il bene dell'umanità. Bene, ora che ho finito di deridere la tua dignità, lascia che ti chieda questo: hai mai ascoltato qualcuno leggere qualcosa? Se sono veramente bravo, come richiedono alcune professioni, a malapena lo si può dire. Ma se sono nella media come la maggior parte di noi, suona monotono e insipido. Non vuoi che gli altri pensino a te, giusto? Questo torna a perché stai dando la presentazione in primo luogo. Lo stai dando perché tu avere a? Perché ti piace l'argomento? O perché vuoi che il pubblico assorba quante più conoscenze e contenuti possibili per apportare cambiamenti positivi? Forse è diverso, ma si spera che l'ultimo sia uno di loro perché, in caso contrario, è improbabile che trasmettiate il contenuto che avete lavorato così duramente da ricercare e assemblare in un modo che il vostro pubblico voluto divertiti a conoscere e ad applicare.

Infine, non c'è motivo di leggere ciò che il tuo pubblico può vedere chiaramente. Il tuo obiettivo come presentatore è quello di espandersi oltre la stessa PowerPoint. Il PowerPoint è semplicemente una guida e un ampio schema per il pubblico da seguire durante tutta la presentazione.

La consegna del contenuto è importante tanto quanto il contenuto stesso. Ecco una soluzione che ho trovato per questo problema, che funziona benissimo per me. Dopo aver creato il tuo PowerPoint, analizzalo e crea uno script. La sceneggiatura può consistere in tutto ciò che vuoi da una bozza o un sommario della tua presentazione ad una completa imitazione di ciò che intendi dire. In tutto lo script sono inclusi i casi in cui si verificheranno le transizioni della diapositiva, in modo da non dimenticare di cambiare le diapositive mentre stai facendo la presentazione. Va bene guardare giù per leggere, ma dovresti già avere un po 'di comprensione di ciò che stai per dire già.

Arrivare a Punto E assassina la saga

Questo è l'altro lato per non leggere quello che stai per dire. È difficile fornire una presentazione significativa ogni volta che tutto ciò che fai è leggere punto dopo punto (questo è lo scopo dello script). Ma non mettere lo script nelle diapositive. Potrebbe sembrare un buon senso per te, ma avevo un istruttore le cui diapositive erano così piene zeppi, ci è voluto molto per ottenere i punti principali e le informazioni importanti da loro. Abbastanza frustrante quando si cerca di studiare. Ma non si tratta solo di studiare: che ne dici di un posto di lavoro quando il tuo PowerPoint ha bisogno di essere una risorsa per gli altri? Non vogliono prendersi il tempo per scrutare attraverso le tue diapositive da romanzo. Quindi, come dice il titolo, arriva al punto: si chiama PowerPunto per una ragione, non a “PowerSaga.”

Usa i media, ma i media di qualità

In precedenza ho parlato di non usare immagini pazzesche, come Clip Art o altri media che distraevano. Questo non significa che non puoi usarlo affatto. Foto, video e persino clip audio hanno il loro posto se pertinente. Parola chiave lì. Non avere una foto a caso solo per riempire lo spazio. Invece, trova qualcosa che si riferisce a ciò di cui stai parlando. È un vantaggio se aggiunge qualità a ciò che stai già dicendo, tuttavia se è solo per rendere la diapositiva un aspetto meno sterile, va bene lo stesso. Assicurati che sia rilevante per ciò che stai coprendo e non toglierà l'attenzione al pubblico.

Usa le risorse a tua disposizione

Forse ci sono stati momenti in cui hai avuto un'idea per qualcosa che volevi fare, ma non avevi il know-how per implementarlo nel tuo PowerPoint. Non dimenticare di cercare semplicemente su internet. Naturalmente ci sono molti consigli e informazioni sul sito Web di Microsoft ed è una grande risorsa per cose come questa. Ma anche una rapida ricerca sul tuo motore di ricerca preferito produrrà risultati fantastici perché probabilmente c'è stato qualcun altro che si è chiesto la stessa cosa e ha trovato una soluzione.

Tutto su di te, il presentatore

Catturare l'attenzione del pubblico fin dall'inizio è fondamentale per il successo della presentazione e l'impatto che avrà su di loro. Inizia con una linea accattivante, una statistica intrigante o una domanda per suscitare la loro curiosità. Una volta che ce l'hai, devi mantenerlo. Lo fai seguendo i suggerimenti precedenti menzionati qui e un'altra cosa: l'atmosfera che emetti. Sei nervoso? O sei rilassato e te stesso? Devi essere l'ultimo, qualunque esso sia. Non preoccuparti se ritieni che la tua personalità sia inadeguata per il contenuto che stai presentando - non provare a cambiarla. Invece, fidati del tuo istinto ed essere te stesso. Ad esempio, se sei divertente, butta il tuo umorismo qua e là. O se sei più serio, fallo invece. La chiave è trasmettere fiducia in te stesso, nel tuo lavoro e nel contenuto che stai presentando.

Pratica. Pratica. Pratica. (E non rimandare)

Quindi, come puoi essere sicuro di queste cose? Semplice - pratica. Dovresti avere la tua intera presentazione (non il tuo PowerPoint) memorizzata. Ciò migliorerà il flusso di informazioni, ritroverà la fiducia, preverrà le presentazioni a secco (monotone) e la lettura delle diapositive, e catturerà l'attenzione del pubblico meglio. Mettendo questa opzione si aumentano solo i negativi e si riducono i positivi. Quindi non procrastinare e stare davanti al gioco.

Backup (perché il tuo “Papà ti ha insegnato bene”)

Doh! Hai appena salvato il tuo PowerPoint in un solo posto, l'unica unità flash che avevi. E mentre entravano nell'edificio, lo hai lasciato cadere in una pozzanghera di fango. Spero che funzioni ancora: il tuo lavoro / grado e altre persone fanno affidamento su di te. Se non ti è mai successo, sappiamo tutti di qualcuno a cui è successo. È un buon senso fare il backup, quindi fallo! È gratuito (soprattutto) e non c'è davvero alcuna ragione per non farlo, tranne che per la tua pigrizia - che è solo patetico che ti permetti di intralciarti. Sai che ti pentiresti di quelle volte in cui non hai eseguito il backup se qualcosa di simile ti è successo, quindi perché non evitare tutto questo stress e basta fare le cose fin dall'inizio.

Ci sono diversi modi per farlo. Innanzitutto, avere più sedi dello stesso file in diverse origini. Quindi se hai il file sul tuo computer, fallo anche su un flash drive. Se intendi solo portare una chiavetta USB da collegare a un altro computer per la presentazione, prova a utilizzare un servizio cloud Cloud Showdown Cloud - Dropbox, Google Drive, SkyDrive e altro Cloud Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive e Di più La scena di archiviazione sul cloud si è riscaldata di recente, con l'ingresso tanto atteso da parte di Google e un rinnovato SkyDrive di Microsoft. Dropbox è rimasto incontrastato dai principali giocatori per un lungo periodo, ma è cambiato ... Leggi di più come Dropbox, SugarSync, SkyDrive o Google Drive. Ci sono anche molti altri servizi, ma quelli sono le mie scelte preferite, SugarSync è il mio preferito SugarSync: il servizio di backup e sincronizzazione di file gratuiti più completo SugarSync: il backup di file gratuito e il servizio di sincronizzazione dei file più completo non è una nuova conversazione o argomento con qualsiasi mezzo. Se cerchi Google “backup di file” sarete probabilmente sopraffatti dai servizi e dagli articoli sull'argomento. È un vasto ... Per saperne di più. Un'altra opzione è quella di avere sia un disco rigido portatile che un'unità flash (o due dello stesso tipo di dispositivo), in questo modo se non sei sicuro dell'affidabilità di una connessione Internet, hai ancora un backup. Non sono schizzinoso Come fai il backup, proprio come te fare e la sua affidabile.

Inoltre, salva mentre digiti il tuo PowerPoint e lo script di presentazione. Denominare i file dall'inizio e quindi semplicemente utilizzare “Ctrl + S” mentre scrivi. Non riesco a contare la quantità di volte che l'ho fatto solo in questo articolo. Anche se pensi di salvare la midsentence, fallo e basta. Ci vuole solo un secondo e salva ore di frustrazione.

Conclusione

Per ricapitolare, ricorda che ci sono molte cose che puoi fare per rendere il tuo PowerPoint più piacevole da leggere e semplicemente capire. Detto questo, l'altro 50% del peso è determinato dal livello di presentazione del materiale. Entrambi devono essere all'unisono per catturare e mantenere l'attenzione del pubblico per garantire che comprendano appieno i contenuti che hai lavorato così duramente da preparare. Ma non finisce qui. È necessario concentrare il contenuto in base alle esigenze e agli interessi del pubblico. Se non è il loro particolare interesse, puoi recuperarlo attraverso le aree della presentazione del contenuto stesso usando le analogie per metterlo in relazione il più possibile con la tua personalità. Queste cose combinate con la sicurezza acquisita attraverso lo studio ripetitivo dello script di presentazione assicureranno che il tuo pubblico rimanga incuriosito. Infine, non dimenticare di eseguire il backup. Può sembrare una seccatura, ma ricorda che è molto più di uno quando devi ricreare tutto ciò che hai perso.

Per suggerimenti più utili, consulta 10 Suggerimenti PowerPoint per la preparazione di una presentazione professionale 10 Suggerimenti di Powerpoint per la preparazione di una presentazione professionale 10 Suggerimenti di Powerpoint per la preparazione di una presentazione professionale Le presentazioni sono un ottimo modo per supportare un discorso. Questa guida ti aiuterà a creare presentazioni con un aspetto professionale e contenuti concisi. Allo stesso tempo eviterete gli errori di presentazione più comuni. Leggi di più di Tina e della regola di PowerPoint 10-20-30 di Guy Kawasaki.

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