Diventa un utente Pro Outlook evitando errori comuni

Se lavori in un tipico ambiente d'ufficio, le probabilità sono piuttosto buone che il sistema di posta sia un server di Exchange e che il client di posta elettronica scelto sia Outlook. Abbiamo coperto Outlook qui a MUO da alcuni punti di vista, tra cui Outlook Journal Track e-mail, chiamate telefoniche e attività con Outlook Journal Track e-mail, chiamate telefoniche e attività con Outlook Journal Poiché Outlook è comune come Word ed Excel sulla maggior parte lavoro i computer in tutto il mondo, mi piacerebbe condividere con voi alcuni suggerimenti su come utilizzare il diario davvero interessante ... Leggi di più e il backup dei dati di Outlook 5 Semplici modi per eseguire il backup dei dati di Microsoft Outlook 5 semplici modi per tornare indietro Up Your Microsoft Outlook Data Ulteriori informazioni. Abbiamo anche coperto alcuni interessanti script VBA in Outlook in cui è possibile esportare le attività in un foglio di calcolo di Excel Come esportare le attività di Outlook in Excel con VBA Come esportare le attività di Outlook in Excel con VBA Se sei un fan di Microsoft, uno buona cosa che si può dire dei prodotti MS Office, almeno, è quanto sia facile integrarli tra loro ... Leggi di più .

In questo articolo, darò un'occhiata più da vicino al client Outlook stesso e ad alcuni degli errori di Outlook comuni a cui le persone spesso cadono vittima. Fortunatamente, ci sono alcuni strumenti incorporati che puoi usare per cercare di proteggerti dal fare uno di quegli errori al lavoro che ti porteranno molto tempo a vivere.

Quali sono alcuni di questi errori? Che ne dici di colpire “rispondi a tutti” a una di quelle e-mail di massa e facendo un pazzo completo da te stesso? Che ne dici di scrivere qualcosa velocemente nel calore della passione al tuo capo che rimpiangi completamente il momento in cui fai clic “inviare“? Ci sono così tante situazioni che le persone là fuori possono riguardare questo tipo di situazioni, e molte persone hanno le loro storie di orrore e-mail. Quindi, ha senso che Microsoft incorpori alcuni strumenti importanti per aiutare a difendersi da quei comuni errori di Outlook.

I pericoli dell'email

Ci sono tre pericoli dell'email che coprirò in questo articolo - inviando quell'e-mail che rimpiangi nel momento in cui la mandi, inviando un'e-mail alla persona sbagliata, e infine quella vecchia risposta: tutti errori che così tante persone sono colpevole di.

L'e-mail che rimpiangere l'invio

Sai cosa, abbiamo tutti quei giorni. Ricevi ancora un'altra email da un capo o da un collega che ti strofina nel modo sbagliato. Hai avuto una brutta mattinata, o non hai ancora finito la tua prima tazza di caffè, e così hai risposto e scateni tutta la tua frustrazione e rabbia in una, orribile email.

5 minuti e più parolacce dopo, hai finito l'email e con appena una pausa fai clic “Inviare“. Quindi, dopo essere rimasto soddisfatto per circa tre o quattro secondi, inizia a capire esattamente cosa hai appena fatto e le potenziali conseguenze. Ti rendi conto, con una sensazione di affondamento nello stomaco, che non avresti dovuto mandarlo.

Non avere paura, Outlook è dotato di uno strumento molto interessante solo per questo genere di cose - eccetto che devi farlo sul tuo client prima fai questo errore emotivo, non dopo. Lo chiamo il “assicurazione di ritardo della posta elettronica”. Per abilitarlo, fai clic su “File”, “Informazioni” e fare clic su “Gestisci regole e avvisi“.

Fondamentalmente, quello che stai per fare qui è creare una regola che ritarda tutte le tue e-mail in uscita per 5 minuti. Questo ti dà un po 'di “Calmati” assicurazioni, in modo da poter prevenire questi errori prima che accadano.

Nella schermata Regole e-mail, fare clic su “Nuova regola… ”

Quindi fare clic su “Applica la regola sui messaggi che invio“. Questo applicherà il ritardo a ogni singola e-mail che invii nel momento in cui fai clic su “Inviare” pulsante.

Nel passaggio successivo della Creazione guidata regole, è possibile limitare il numero di messaggi in uscita a cui si applica. Ad esempio, può trattarsi solo di messaggi importanti o di determinate parole nel corpo del messaggio (magari verificando determinate parole di maledizione a scelta che ti piacerebbe utilizzare?)

In questo esempio, lo applicherò a tutti i messaggi in uscita, quindi fai clic su Avanti e poi fai clic su “sì” per il messaggio di avviso.

Infine, seleziona “differire la consegna di un numero di minuti“, clicca sul “un numero” link e imposta il periodo di ritardo in qualsiasi quantità di tempo pensi che ti porterà a rinfrescarti e annulla il messaggio prima che venga effettivamente inviato.

Nel passaggio finale, è possibile applicare eccezioni a questa regola in modo che non ritarderà i messaggi inviati a determinate persone (come un esempio). Per esempio, so che posso scrivere praticamente tutto quello che voglio al mio amico John, e non si arrabbierà con me. Dopo tutto, siamo i migliori amici, quindi farò un'eccezione per quei messaggi con il suo indirizzo email nel “destinatario” campo.

Assegna un nome alla regola del ritardo e sei a posto (non dimenticare di attivare la regola).

Ora, ogni volta che invii un'e-mail, questa verrà posta nella posta in uscita per 5 minuti. Quindi, se dopo un minuto si decide che inviare l'e-mail è stato davvero un grosso errore, si può andare nella posta in uscita e cancellare il messaggio ed evitare una grave crisi.

Verifica a chi sta andando il tuo messaggio

C'è un errore comune che le persone fanno quando inviano rapidamente e-mail alle persone: probabilmente lo hai già sperimentato tu stesso. Vai ad inviare una email ad un amico, per esempio, ad esempio, Ryan Dube. Quindi scrivi “ry” e vengono visualizzati tre nomi corrispondenti dall'elenco dei contatti globali del server Exchange o dall'elenco dei contatti personali.

Perché sei così di fretta, accidentalmente scegli “Bryan Dube“, e continua a scrivere sulla tua scappata del fine settimana a Las Vegas. Esamina attentamente tutte le cose che hai fatto lì - sai, tutte le cose che dovevano essere fatte restare a Las Vegas? Fai clic “Inviare“, apri i tuoi “Inviato” box per assicurarti che sia andato bene al tuo amico, e poi ti viene in mente che l'hai inviato alla persona sbagliata. Peggio ancora - Bryan Dube è il presidente della compagnia che ti ha mandato un'email di massa la scorsa settimana (ecco perché è apparso come un contatto a discesa).

Sì, si chiama essere fregato.

Invece, fai uso di un piccolo pro-tip noto come Control-K subito dopo aver digitato la prima coppia di lettere del nome del tuo amico. Questo apre il “Controlla i nomi” strumento e consente di selezionare effettivamente il nome della persona dall'elenco dei contatti ufficiali.

All'inizio questo potrebbe sembrare un passo in più, ma per quei messaggi particolarmente delicati, è un passo in più molto importante. Ti consente di confermare e garantire che il messaggio che la tua scrittura sta per la persona corretta.

Lasciare Avviso posta elettronica di errori comuni di Outlook

Personalmente, penso che MailTips sia una delle più grandi invenzioni mai create in Outlook. MailTips ti protegge da un lungo elenco di problemi avvisandoti su cose come se il destinatario a cui stai inviando un messaggio di posta elettronica sia effettivamente un gruppo con un numero elevato di destinatari (che ti proteggerà dall'errore di risposta), stiamo inviando una e-mail a qualcuno al di fuori dell'azienda, e consigli informativi simili.

Per abilitare i suggerimenti messaggio, basta andare in Opzioni di Outlook, selezionare “posta” e quindi scorrere verso il basso fino a quando non si vede il “Opzioni Suggerimenti” pulsante.

Vedrai tutte le cose che MailTips fa per te in questa finestra di dialogo Opzioni. Se ti piace tutto ciò che vedi, confermalo “Visualizza automaticamente” è selezionato e quindi fare clic su OK.

Suggerimenti messaggio può davvero essere un salvagente. Quando arrivano le e-mail critiche, ti viene dato un avvertimento che questo è quello a cui potresti voler rispondere. Ti dice anche se proviene da un sistema automatizzato che ti ha inoltrato automaticamente l'email: una bella funzionalità per gli esperti IT che hanno impostato le regole di inoltro automatico da diversi script che monitorano i sistemi e i server del computer.

MailTips ti consiglierà anche quando stai tentando di inviare un'email a un indirizzo email non valido o a un indirizzo che contiene un numero enorme di destinatari. Suggerimenti di posta elettronica possono evitare di commettere errori di posta elettronica comuni in troppi modi per elencarli qui.

L'uso di questi tre importanti strumenti professionali in Outlook potrebbe salvarti la vita, o almeno il tuo orgoglio. Abilitali e usali e risparmia il mal di testa di questi errori comuni di Outlook. Potrebbe persino salvare la tua carriera!

Hai mai commesso errori imbarazzanti nella posta elettronica in cui suggerimenti come questi ti avrebbero salvato? Condividi le tue esperienze nella sezione commenti qui sotto!

Crediti immagine: Donna angosciata Via Shutterstock

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