Excel vs. Accesso un foglio di calcolo può sostituire un database?

O dovresti usare entrambi? Microsoft Access ed Excel sono entrambi dotati di funzionalità di filtraggio, confronto e interrogazione dei dati, ma quale programma è adatto ai tuoi requisiti di lavoro e come ottenere il meglio da entrambi i mondi?

Capire cosa è ogni strumento

La tabella precedente dovrebbe fornire una descrizione dei principali confronti tra l'utilizzo di Microsoft Access o Excel per i requisiti dei dati. In un mondo ideale utilizziamo tutti Microsoft Excel e Access in modo intercambiabile, uno per i suoi calcoli matematici avanzati e confronti statistici, l'altro per la sua capacità di organizzare e visualizzare zattere di dati in modo strutturato.

Domande chiave prima della scelta

Dovresti porsi queste domande chiave prima di imbarcarti con un pezzo di software sull'altro:

• Come vuoi organizzare i tuoi dati?
  • Ripetitivo? Duplicazione?
  • Monitoraggio delle azioni / gestione degli eventi?
• Stai archiviando e gestendo, o archiviando e analizzando?
• Quanti dati hai??
  • Testo?
  • Numerico?
• Richiede la formattazione per l'output condivisibile?

Excel è per l'analisi dei dati

Excel eccelle nei dati numerici, nella sua memoria e nelle molte permutazioni di analisi che potresti richiedere per scoprire schemi, tendenze o errori nei tuoi dati. La curva di apprendimento per Excel è piuttosto breve - in quanto può sembrare estremamente scoraggiante per iniziare, ma si stanno rapidamente piegando le tabelle pivot Come utilizzare una tabella pivot di Excel per l'analisi dei dati Come utilizzare una tabella pivot di Excel per l'analisi dei dati la tabella pivot è uno dei singoli strumenti più potenti nel repertorio di Excel 2013. Viene spesso utilizzato per analisi di grandi quantità di dati. Segui la nostra dimostrazione passo-passo per imparare tutto su di esso. Leggi di più per il tuo uso in men che non si dica.

Le ultime versioni vengono completamente riempite di modelli 10 Utili modelli di gestione dei progetti di Excel per il monitoraggio 10 Modelli di gestione dei progetti Excel utili per il monitoraggio I modelli di gestione dei progetti possono aiutarti a replicare progetti di successo. Ecco i modelli Microsoft Excel essenziali per te. Leggi altro, utili scorciatoie e un'interfaccia grafica molto amichevole, ma ci sono alcune considerazioni da fare. Excel è uno strumento eccezionale quando si utilizzano pochi fogli di calcolo alla volta, ma quando si inizia a ridimensionare le dimensioni del database, ad esempio con un set di dati governativi, Excel inizia a scricchiolare sotto lo sforzo.

Mantenere un enorme foglio di calcolo Excel con migliaia, se non decine di migliaia di voci diventa sempre più difficile e man mano che i dati si evolvono, la necessità di aggiornare le formule, gli intervalli di sommario e le macro possono portare a errori che appaiono nei tuoi dati.

Risorse di Excel

Ecco alcune risorse, esercitazioni e modelli online eccellenti per darti il ​​meglio quando ti occupi di Excel:

• Scopri Excel senza spendere un penny - Elenco di riferimento per tutorial di Excel, che copre letteralmente tutto ciò che ti serve attraverso uno dei link
• Modelli per Excel: l'archivio MS Office per i modelli Excel. Excel 2013 ha un elenco esteso quando apri il software: dagli un'occhiata a ulteriori opzioni!
• Chandoo.org - tonnellate di informazioni gratuite che coprono tutti i livelli di apprendimento
• MrExcel - simile a Chandoo, ha migliaia di video tutorial e tutorial pratici
• YouTube: Howcast Tech: grande serie introduttiva, che si muove verso alcuni strumenti intermedi di Excel

Chandoo, MrExcel e la serie YouTube di Howcast Tech sono particolarmente buoni, ognuno dei quali offre tutorial eccezionali che coprono praticamente tutti gli strumenti che potresti incontrare in Excel, risorse brillanti per i principianti umili e gli esperti di Excel tra di noi.

Accesso eccelle alla gestione dei dati

Microsoft Access è una bestia leggermente diversa da Excel. Dove Microsoft Excel si concentra su sequenze di dati numeriche, potenzialmente una tantum, Access fornisce una soluzione di archiviazione per informazioni che possono essere richiamate e referenziate in più punti. Ammetterò la curva di apprendimento per l'accesso A Guida rapida per iniziare con Microsoft Access 2007 Una guida rapida per iniziare con Microsoft Access 2007 Leggi di più è problematico in alcuni punti, ma una volta apprese le basi del software, troverai quelle competenze relativamente intercambiabili con quasi tutti i software di database.

Forse la più grande differenza tra Microsoft Access ed Excel è il metodo per la conservazione dei record. I record di Microsoft Access sono gratuiti per la modifica in qualsiasi momento. L'immagine sopra mostra Microsoft Access (in alto) ed Excel (in basso) per il confronto. Nota: quando si usa Microsoft Access, ad ogni record viene assegnato un numero ID specifico, la prima colonna, per consentire di ordinare, filtrare e interrogare l'intero database. Che cos'è un database, comunque? [MakeUseOf Explains] Quindi, che cos'è un database, comunque? [MakeUseOf Explains] Per un programmatore o un appassionato di tecnologia, il concetto di un database è qualcosa che può davvero essere dato per scontato. Tuttavia, per molte persone il concetto stesso di database è un po 'estraneo ... Per saperne di più. E il tuo database è proprio questo: un archivio digitale di informazioni. L'aggiunta di ulteriori informazioni, la modifica, la rimozione, il filtraggio e l'interrogazione non hanno alcun impatto sul record esistente, né le formule, gli intervalli di riepilogo, le tabelle e i rapporti che hai già impostato. Quando si utilizza un set di dati di grandi dimensioni in Excel, esiste la possibilità che l'esecuzione di una qualsiasi delle suddette attività possa interrompersi qualcosa, da qualche parte.

Un passo oltre Excel

Microsoft Access fa un passo in più rispetto a Excel in termini di pura archiviazione dei dati, con strumenti interni specifici per garantire la qualità dei dati:

• Utilizzare elenchi di ricerca e regole di convalida per singoli campi a livello di tabella
• I moduli possono aggiungere regole aggiuntive alla tabella di accesso Un tutorial rapido alle tabelle in Microsoft Access 2007 Un tutorial rapido alle tabelle in Microsoft Access 2007 Ulteriori informazioni durante l'immissione dei dati
  • Responsivo della selezione dell'utente e degli eventi predefiniti
• Integrità referenziale tra tabelle mantenuta costantemente da Microsoft Access - assicurandosi che tutti i dati abbiano senso, quasi sempre

Anche le aggregazioni di enormi database sono relativamente semplici in Microsoft Access. Le query e il filtraggio possono avvenire indipendentemente dalla modalità di archiviazione con Microsoft Access che fornisce potenti soluzioni di analisi dei dati, ma nessuna tabella pivot!

Risorse di Microsoft Access

Analogamente alle nostre offerte Microsoft Excel, ecco alcune risorse, esercitazioni e modelli online eccezionali per darti il ​​meglio quando ti occupi di Access:

• Facile accesso con i modelli: tutorial ufficiale di MS Office per l'utilizzo dei modelli Access per velocizzare il lavoro
• Introduzione ai modelli di Access 2010: un'introduzione alla selezione e all'implementazione di modelli di Access
• GCF Learn Free - 14 parti di tutorial che spaziano dall'inserimento dei dati alla presentazione dei dati e molto altro ancora
• Tutto l'accesso - assolutamente massiccio elenco delle domande e dei tutorial di accesso
• Gruppo Baycon: esercitazioni approfondite che vanno dall'inserimento dei dati a tabelle di query avanzate

E il vincitore è…

Né!

Oh, che sbirro, scusa ... ma spero che abbiamo illustrato ogni pezzo di software in modo che la tua prossima scelta di archiviazione / analisi dei dati sarà più facile. È possibile importare i dati di Microsoft Access in Excel e viceversa in vari modi, espandendo infinitamente il potenziale di entrambi i software. Le soluzioni fornite da Microsoft Access ed Excel forniscono una gamma di tecniche di gestione dei dati che evolvono insieme ai nostri requisiti di dati.

La barra in alto illustra le opzioni di importazione ed esportazione disponibili tramite Microsoft Access> Dati esterni scheda. Il secondo mostra opzioni di esportazione simili tramite Excel> Dati scheda. Entrambe le schede dati forniscono agli utenti una funzionalità incrociata ampliata che ti consente il meglio di entrambi i mondi: calcoli matematici supremi, formattazione e tabelle, insieme a un'eccellente gestione dei dati, analisi e reportage.

I lettori attenti noteranno la mancanza di una scheda di esportazione di Excel. La condivisione dei dati tra Microsoft Excel e Access è in genere una strada a senso unico, ovvero non esiste una connessione dati permanente tra le due piattaforme MS Office quando si passa da Microsoft Excel ad Access. Utilizzo di Microsoft Access “Importa e collega” scheda, tabelle specifiche o frame all'interno di Excel possono essere selezionati, collegati e referenziati all'interno del database, ma i dati numerici devono essere aggiornati all'origine, ad es. all'interno di Microsoft Excel. La tabella in Microsoft Access verrà costantemente aggiornata con l'input di Excel, ma una volta chiuso Excel, si chiude il collegamento dati (ma si conservano i dati!). Per tutto il resto c'è sempre CTRL + C Collegamenti Windows Scorciatoie Windows Leggi di più o CMD + C! Tutto quello che c'è da sapere su scorciatoie da tastiera per Mac OS X Tutto quello che c'è da sapere su scorciatoie da tastiera per Mac OS X Indipendentemente dal sistema operativo o dal programma che si sta utilizzando, le scorciatoie da tastiera sono uno strumento che è possibile utilizzare per rendere le cose un po 'più facili te stesso. Semplicemente non dover togliere le mani dal ... Per saperne di più

Capire cosa può fare ogni strumento per te, e per i tuoi dati può fare una grande differenza, quindi usa entrambi a tuo vantaggio leggendo e guardando alcuni tutorial per acquisire esperienza pratica con questi potenti strumenti di dati.

Ci siamo persi qualcosa? Quali sono le tue alternative preferite di Microsoft Access ed Excel? Facci sapere di seguito!

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