Come utilizzare la funzione Mappa documento di MS Word come risparmio di tempo

Se non sei un utente esperto di MS Word, presumo che tu non abbia sentito parlare della mappa dei documenti. La Document Map è una di quelle piccole caratteristiche nascoste in MS Word. Per il nostro esame nella mappa del documento e come possiamo utilizzarlo per una migliore gestione dei documenti, lo prendiamo su MS Word 2010.

La Mappa documento è un display separato (nella forma di un riquadro a sinistra) che consente di navigare attraverso un lungo documento di Word e accedere a diverse parti di esso. Consideralo come un punto di partenza per raggiungere diverse sezioni nel tuo documento. È quasi un centro di controllo per la moderazione di diverse parti del documento.

Mettiamo da parte le definizioni e osserviamo come può aiutarci a diventare migliori impiegati e scrittori.

Come ci aiuta la mappa dei documenti?

La mappa dei documenti non ci aiuta a scrivere meglio. Ma ci aiuta molto quando si tratta di formattare la nostra scrittura rapidamente applicando facilmente diversi stili visivi. Oltre a ciò, la Document Map diventa davvero utile quando hai un documento lungo e hai bisogno di una "guida di navigazione" per spostarti. È il carta geografica del tuo documento. Tuttavia non è un elenco di contenuti.

La definizione Microsoft della mappa del documento

Ecco come The Document Map è descritta dai ragazzi di Microsoft Office.

La Mappa documento è un riquadro separato che visualizza un elenco di titoli nel documento. Usa la mappa dei documenti per navigare rapidamente nel documento e tenere traccia della tua posizione al suo interno.

Accendi la mappa dei documenti

Raggiungere la mappa dei documenti è semplice come fare clic su Visualizza - Navigazione Riquadro in MS Word 2010. In Word 2007 e versioni precedenti, è possibile fare clic su Visualizza - Mappa documento. In alternativa, puoi usare la scorciatoia di Alt - V -D.

Come nella schermata sopra, è la piccola icona che dice - Sfoglia i titoli nel tuo documento. Stranamente, non è chiamato la Mappa documento in Word 2010, ma continueremo a utilizzarlo.

Usi della mappa del documento

Ora, che abbiamo inchiodato la posizione della Mappa del documento, aggiungiamo anche alcuni usi a cui possiamo attribuire.

Visualizza tutte le intestazioni

Se hai applicato gli stili di intestazione ai tuoi documenti (usando gli Stili nella scheda Home), la Mappa documento elenca tutti i titoli del documento nel pannello di navigazione. I livelli di intestazione subordinati vengono visualizzati in modo gerarchico.

Salta da una voce all'altro

Per i documenti particolarmente grandi, l'utilizzo del riquadro di navigazione consente di risparmiare tempo in quanto è possibile passare da un'intestazione all'altra con un clic.

Vedi dove sei

È facile perdere traccia di esattamente dove ti trovi in ​​un documento di grandi dimensioni. Con il pannello di navigazione / Mappa documento aperto, puoi vedere che la sezione è evidenziata in arancione mentre ti sposti da una parte all'altra.

Cambia rapidamente i livelli di direzione

Cambiare la struttura del documento è facile come fare clic con il tasto destro del mouse sulla mappa del documento. Con i titoli visualizzati, puoi fare clic su Intestazione 2 e promuovere a un livello di direzione 1. In questo modo è possibile modificare rapidamente la gerarchia dei paragrafi. Puoi altrettanto facilmente retrocedere una sezione di testo sotto un livello di titolo e portarla sotto un'altra.

Trascina le intestazioni in giro per ridisporre il documento

Ti piace riorganizzare il tuo documento in un batter d'occhio. Basta selezionare il paragrafo (cioè il livello di titolo) e trascinarlo in un'altra posizione. Tutti i livelli di intestazione e i paragrafi nidificati sotto di esso (ad esempio a un livello inferiore) si spostano insieme ad esso.

Pochi aiuti per l'organizzazione di documenti

Come puoi vedere nel menu di scelta rapida del riquadro di navigazione, puoi selezionare una sezione di un documento e stampare l'intestazione e il contenuto. La Document Map è anche un modo rapido per delineare il tuo documento aggiungendo nuovi livelli di intestazione e riempiendoli di contenuti.

Document Map è un ottimo strumento da sfruttare se ti piace lavorare con file Word e stili di documenti multipagina. Puoi andare e riorganizzare i tuoi vecchi documenti MS Word usando la Mappa documenti e il pannello Navigazione. Con esso, non è necessario scorrere verso il basso, ma semplicemente visualizzare l'elenco gerarchico delle intestazioni per trovare l'informazione più importante. Ti permette di vedere come l'intero documento esplora.

Utilizzi la mappa documenti e il riquadro di spostamento? Eri a conoscenza di questo suggerimento sulla produttività di MS Office e MS Word?

Scopri di più su: Documento digitale, Microsoft Word, Suggerimenti per la scrittura.