Tieni traccia di email, telefonate e attività con il diario di Outlook

Uno dei reclami più comuni da parte di persone con lavori molto occupati è che non sembra esserci abbastanza tempo per tutto. L'unico modo per guadagnare tempo è in qualche modo adattare più compiti in meno spazio.

Sembra impossibile, ma non lo è. Un sacco di gestione del tempo si riduce al tempo di registrazione, e attraverso il monitoraggio di come si utilizza il tempo, vieni a capire come si potrebbe perdere tempo pure. Qui a MakeUseOf abbiamo coperto molti strumenti e suggerimenti che puoi utilizzare per tracciare il tuo tempo durante il giorno. Ciò potrebbe includere l'installazione di software come Klok Capture Tempo mancante nel tuo programma di lavoro con Klok Time Tracking Cattura il tempo mancante nel tuo programma di lavoro con Klok Time Tracking Negli ultimi mesi, ho scoperto un fenomeno molto strano che si insinua nel mio programma di lavoro. Mi sembra di perdere tempo. Come perdi tempo? È più facile di quanto tu possa pensare. Ottieni ... Leggi altro per letteralmente “orologio” ogni secondo della giornata, o potrebbe includere l'utilizzo di qualcosa come lo strumento Chrometa più avanzato Traccia efficacemente il tempo del tuo computer (e Bill For It!) Con Chrometa Traccia efficacemente il tempo del tuo computer (e Bill For It!) Con Chrometa Leggi di più su Dave coperto.

Tuttavia, se lavori in un tipico ufficio, le probabilità sono buone se hai un pacchetto di Microsoft Office installato sul tuo computer. Le probabilità sono anche buone che il software Office che hai include Microsoft Outlook. E se questo è il caso, allora credici o no hai già una fantastica applicazione per il monitoraggio del tempo incorporata nel set di strumenti di Microsoft Outlook.

Poiché Outlook è comune quanto Word ed Excel nella maggior parte dei computer di lavoro in tutto il mondo, mi piacerebbe condividere con voi alcuni suggerimenti su come utilizzare lo strumento Journal davvero interessante in Microsoft Outlook per tenere traccia della vostra giornata - incluse tutte le attività , ogni email, ogni telefonata e tutto ciò che fai durante il giorno. Questo è un sistema di gestione del tempo in un clic che batte praticamente qualsiasi altra cosa che è possibile scaricare gratuitamente.

Utilizzo del diario di Outlook per registrare il tuo giorno

La cosa sorprendente è che molte persone usano Outlook e non si rendono nemmeno conto che questo piccolo strumento è disponibile. Le persone sono così abituate a utilizzare il calendario, l'elenco delle attività e il client di posta elettronica che non si preoccupano nemmeno di guardare in basso nell'angolo in basso a destra della barra di navigazione sinistra. C'è una piccola icona del taccuino verde - questa è l'app di Journal.

Quando apri questa piccola app, ti renderai conto abbastanza rapidamente che non è così poco. Se lasci il Diario aperto in un angolo del tuo schermo, puoi usarlo per tutto il giorno per tenere traccia di tutte le tue attività semplicemente facendo clic su un pulsante - Registrazione a giornale.

Quando si avvia una nuova voce di diario, basta dare un nome (oggetto), scegliere un tipo di voce come una telefonata, un'email o un'attività su cui si sta lavorando, quindi fare clic sul “Orario di inizio” pulsante. Questo è tutto. Basta andare al lavoro. Puoi scrivere una descrizione del lavoro in modo che più tardi quando visualizzi il tuo diario, avrai una registrazione dettagliata di ciò che hai fatto quel giorno, ma in realtà il valore di questo strumento è la possibilità di tenere un registro giornaliero delle tue attività con pochissimo sforzo. Basta aprire e fare clic.

Dall'interno della voce di diario, è anche possibile avviare rapidamente qualsiasi altra app di Outlook come un messaggio di posta elettronica, un appuntamento, una nuova attività e altro ancora. In altre parole, questo rende in effetti lo strumento Diario il miglior centro di gestione del progetto per ciascuno dei progetti a cui potresti lavorare nel tuo lavoro. Quale modo migliore per tenere traccia delle ore complessive che hai speso per ogni progetto, oltre alla possibilità di legare tutte le tue attività come attività, messaggi e-mail e altro, direttamente al record del progetto?

Se vuoi vedere quanto tempo hai dedicato al progetto, o se il tuo progetto sta rientrando nella timeline proiettata dal tuo capo, fai clic sul “Sequenza temporale” icona e vedrai le voci del diario disposte sulla timeline del calendario.

Puoi anche concentrarti sulla cronologia e visualizzarla a ore, non solo di giorno.

Meglio ancora, se il tuo capo continua a chiederti a cosa stai lavorando, tutto quello che devi fare è cliccare col tasto destro sul diario del progetto e selezionare “Condividere” opzione. Basta condividere il diario con il tuo capo, e lui o lei può monitorare rapidamente i tuoi progressi e quanto tempo dedichi al progetto, senza la necessità di continuare a tormentarti su cosa stai lavorando. Una buona relazione tra capo-operaio si riduce davvero all'apertura e alla comunicazione, quindi offrire questo tipo di collaborazione e visibilità al tuo capo potrebbe facilmente segnare dei punti piuttosto grandi.

Naturalmente, non è necessario visualizzare le voci su una lunga sequenza temporale. Se vuoi solo dare una rapida occhiata a tutto ciò su cui hai lavorato ultimamente, puoi semplicemente passare a “Lista di entrata” visualizza e ordina per data.

Una volta che l'elenco delle voci del diario diventa oscenamente lungo, non aver paura: puoi semplicemente fare clic destro sulla timeline o sulla lista di voci e scegliere “Vai alla data ... ” Questo ti dà la possibilità di vedere tutte le voci che hai fatto in un determinato giorno.

Quindi la prossima volta che il tuo collega dice, “Ehi, ti ricordi quel progetto a cui stavamo lavorando lo scorso febbraio?” - puoi semplicemente aprire la tua super pratica app Journal, andare a quella data e richiamare tutte le tue note e attività da quel momento. Distruggi tutti con la tua capacità di ricordare tutto ciò che hai fatto e ogni progetto che hai realizzato.

Questa è l'app ufficiale, in teoria, comunque. Come la gente effettivamente lo mette in pratica è tutta un'altra storia. E il modo in cui lo metti in pratica dipende completamente da te, ma tieni a mente che lo strumento è lì se ne hai mai bisogno.

Hai mai utilizzato lo strumento Journal di Outlook in Outlook? Come ha reso più facile il tuo lavoro? Condividi le tue esperienze con esso nella sezione commenti qui sotto!

Immagine di credito: notebook in pelle Via Shutterstock

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