Come utilizzare WordPress per la gestione dei documenti o la gestione dei file

Da una semplice piattaforma di blogging, WordPress si è evoluto in un potente strumento CMS che le persone utilizzano nei loro modi unici. In precedenza, ti abbiamo mostrato come eseguire il montaggio collaborativo in WordPress. In questo articolo ti mostreremo come utilizzare WordPress come sistema di gestione dei documenti. L'obiettivo è utilizzare WordPress come piattaforma di collaborazione, consentendo ai team di lavorare sui documenti contemporaneamente e gestire la gestione dei file, il flusso di lavoro e il file hosting.

Video Tutorial

Se il video non ti piace o hai bisogno di ulteriori istruzioni, continua a leggere.

Impostazione del sistema di gestione dei documenti

La prima cosa che devi fare è installare e attivare il plugin WP Document Revisions. Una volta attivato, il plugin aggiungerà una voce di menu "Documenti" nella barra laterale di amministrazione di WordPress. Cliccando su di esso ti porterà alla pagina Documenti.

Lavorare con i documenti

Per aggiungere un nuovo documento clicca su "Aggiungi documento". Questo ti porterà a Aggiungi nuovo documento pagina in cui è possibile assegnare un titolo a questo documento e caricarlo in WordPress. Puoi anche scegliere uno stato del flusso di lavoro dal Stato del flusso di lavoro menu a discesa. Per impostazione predefinita si hanno stati di bozza iniziale, in corso, finale e in revisione. Puoi assegnare la proprietà del documento a qualsiasi altro utente nel tuo WordPress. Lo stato di pubblicazione predefinito di un nuovo documento è "Pubblicazione privata", il che significa che il documento è disponibile per altri utenti nel tuo sistema. Puoi anche proteggere un documento con una password o renderlo pubblicamente disponibile sul front-end del tuo sito web.

WP Document Revisions consente agli utenti di estrarre un documento. Il sistema di gestione dei documenti blocca un documento che è stato ritirato. Se un altro utente tenta di modificare lo stesso documento, vedrà una notifica che un altro utente sta attualmente lavorando al documento e lo ha bloccato. Tuttavia, se il secondo utente ha i privilegi, può ignorare il blocco.

Gestione dei ruoli utente nelle revisioni dei documenti WP

Le revisioni dei documenti WP sfruttano la gestione degli utenti WordPress esistente. Le funzionalità degli utenti nel sistema di gestione dei documenti sono simili alle funzionalità degli utenti in WordPress come blog.

Contributori può creare nuovi documenti, ma non possono caricare documenti. I contributori possono anche scaricare i documenti pubblicati. Tuttavia, non possono visualizzare i documenti pubblicati privatamente creati da altri utenti.

autori può creare e caricare nuovi documenti. Possono anche scaricare documenti pubblicati pubblicamente e modificare i propri documenti.

Editors può lavorare su tutti i documenti, eliminare documenti e gestire il flusso di lavoro. Non possono aggiungere nuovi utenti al sistema.

Amministratori può eseguire tutte le attività e possono anche aggiungere nuovi utenti al sistema di gestione dei documenti.

Stati del flusso di lavoro del documento

Per impostazione predefinita si hanno stati Bozza iniziale, in corso, finale e in corso di revisione. Vai a Documenti »Stati del flusso di lavoro per creare nuovi stati del flusso di lavoro o modificare gli stati esistenti. Le revisioni del documento WP funzionano bene anche con Modifica flusso.

WordPress come la piattaforma e WP Document Revisions come sistema di gestione dei documenti fornisce un'alternativa open source a costosi strumenti di collaborazione. Vediamo ora cosa ne pensi di utilizzare WordPress come sistema di gestione dei documenti?