6 modi per garantire offesa, rabbia e fastidio con ogni e-mail che si invia

Le email sono difficili. È davvero difficile imbattersi in ciò che si vuole veramente dire in una e-mail, e metà del tempo le persone quasi sempre vi fraintendono. Gran parte del problema deriva dal fatto che le persone a cui stai scrivendo non possono vedere la tua faccia. Non riescono a vedere il sorriso sul tuo viso e non riesci a vedere l'espressione sul loro viso - la naturale capacità umana di comprendere l'emozione nelle parole attraverso l'espressione facciale è completamente nullo in una e-mail.

Quindi, cosa può sostituire l'espressione facciale e il tono della voce? In che modo riesci efficacemente a trasmettere il tuo messaggio senza che tutti i tuoi amici o tutti gli altri in ufficio ti stiano tagliando le spalle?

Lo scrittore Peter Drucker scrisse una volta, “La cosa più importante nella comunicazione è ascoltare ciò che non viene detto.” Farei un ulteriore passo avanti e dire che la cosa più importante nell'invio di una e-mail è chiarire quanto basta in modo che il destinatario non lo fa ascolta ciò che non è detto. Infatti, ciò che causa la maggior parte dei problemi con la comunicazione e-mail è quando la persona che riceve l'e-mail interpreta tutti i tipi di cose terribili che hai implicito, anche quando hai scritto una sola riga.

Questo è ciò che porta all'odio e al malcontento. Questo è ciò che costruisce il risentimento. Questo è il motivo per cui il ragazzo dall'altra parte del tavolo all'incontro del mattino ti sta fissando, perché l'hai mandato su una e-mail che hai spedito ieri pomeriggio, e l'ha preso come un attacco personale.

Creare la tua email perfetta

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Bene, non è senza un sacco di dolore e sofferenza che posso stare qui oggi e dirti che ora sono in grado di aiutare. Ho fatto quasi tutti gli errori che si possono fare con la posta elettronica, a partire dai primissimi giorni al college, quando ho tentato di avviare un'attività di marketing multilivello inviando messaggi di massa a tutti nel campus. Nel giro di un giorno, ho chiuso il mio account per 24 ore e un grosso avvertimento da parte dell'amministratore del mainframe IBM su ciò che definisce “spamming”.

Non era tanto una lezione di galateo delle e-mail, visto che era un campanello d'allarme che l'email può davvero metterti nei guai se la gestisci in modo sbagliato. Nel corso degli anni ho offeso la gente, mi sono offeso, e ho iniziato epiche battaglie di parole con persone. Mi piacerebbe dire che qualcuno ha vinto, ma nessuno vince mai. Questo è il motivo per cui sono qui oggi, sperando di aiutare le future legioni di e-mailing pubblico a preparare meglio queste e-mail prima di fare clic sul pulsante di invio.

1. Invio di un romanzo

Uno dei miei primi peccati colpevoli quando ho iniziato a lavorare come ingegnere era che scrivevo quasi sempre e-mail che si estendevano su tre o quattro paragrafi. Il motivo non era solo perché posso digitare abbastanza velocemente, ma perché mi sono sempre sentito come se avessi lasciato fuori tutti i dettagli, la gente non avrebbe davvero capito di cosa stavo parlando. Questo può essere vero fino ad un certo punto - e arriveremo a email troppo brevi in ​​un minuto - ma c'è qualcosa da dire per semplicità.

Quando scrivi email così complicate, non riesci a trasmettere il tuo messaggio in una varietà di modi. Primo, il fatto che tu abbia scritto così tanto implica alla persona che hai poco rispetto per il loro tempo, e se lo fai troppo spesso sei costretto a infastidirli. In secondo luogo, mentre un'e-mail di 500 parole organizzata in più paragrafi ha molto senso tu, molto probabilmente confonderai tutti - e dando loro un'emicrania.

Se sei un paroliere e tendi a sovrascrivere, allora torna sempre e inizia a lavorare “tagliare” quelle frasi. Sbarazzati di modi nuovi e creativi per accorciarli, o forse puoi rimuoverli completamente. Forse stai offrendo troppe informazioni. Dì alla gente cosa loro bisogno per sapere, non quello che vuoi che loro sappiano tu conoscere. Sai?

2. Invio di un'e-mail a due parole

L'offesa opposta alla nuova email è l'e-mail a una o due parole che non spiega nulla. È come quando chiedo ai miei figli a tavola, “Quindi com'è stata la tua giornata?” Dopo un momento, una risposta riluttante, “bene.” Non sono sicuro del motivo per cui nemmeno mi preoccupo, premo. “Che cosa hai fatto, qualcosa di divertente?” La risposta inevitabile, “No, non proprio.”

Onestamente non capisco perché alcune persone si preoccupino anche di usare la posta elettronica. Se sei fortunato, un'e-mail da questa persona conterrà una singola frase completa. Se sei sfortunato, la persona ti chiederà di fare qualcosa per loro, ma senza preoccuparti di spiegare esattamente cosa vogliono che tu faccia. È come inviare un messaggio di soccorso su una radio quando ti perdi nel mezzo della natura selvaggia e non riesci a informare la squadra di soccorso quali sono le tue coordinate.

È estremamente frustrante, perché le persone devono lottare per capire di cosa stai parlando. Peggio ancora, potresti addirittura costringerli a perdere tempo a rispondere alla tua email, solo per chiederti di elaborare un po 'di più.

Sospetto che molte persone con questo problema scrivano brevi e-mail perché scrivere è un esercizio talmente minuzioso. Non tutti possono digitare da 60 a 70 parole al minuto, quindi devi avere un po 'di comprensione per questo gruppo.

3. Invio di un'e-mail di massa per una persona

Vuoi veramente far spuntare le persone? Invia una e-mail di massa a tutti i membri del tuo ufficio semplicemente per rimproverare una singola persona per qualcosa che hanno fatto di sbagliato. Io chiamo questo “umiliazione pubblica” e-mail. Di solito, tutti in ufficio possono già sapere che una persona in particolare ha fatto un errore, ma il manager non può lasciarlo da solo. Quindi, inviano una e-mail di massa a tutti, spiegando in modo grandioso e atroce i dettagli, perché un'azione particolare è così sbagliata da fare, o perché quel particolare errore è così cattivo.

Devo ammettere che in alcuni dei miei ruoli dirigenziali in passato, sono scivolato in questo comportamento. Ho visto anche altri miei colleghi farlo. È un errore facile da fare, perché potresti volere davvero assicurarti che tutti gli altri che stai gestendo non commettano lo stesso errore. La realtà è che se tutti già lo sanno, la persona che ha commesso l'errore è umiliata. Se non lo sanno, tutti sono confusi e incerti se stai parlando di loro o meno.

Rendilo semplice: parla del problema specifico con la persona che ha commesso l'errore. Quindi, se ritieni che sia abbastanza importante per tutti, invia un avviso ma fallo sembrare come se fosse solo un generale “FYI” inviato dalla direzione superiore: ciò elimina il tono accusatorio e lo rende meno personale.

4. Usando gli avverbi drammatici

Un altro comportamento molto comune nelle e-mail - di solito da persone che sono molto appassionate del loro lavoro in generale, o di un progetto specifico che è in discussione. Questo comportamento è l'uso eccessivo di avverbi molto drammatici. Frasi come, “Quel disegno è semplicemente orribilmente sbagliato” o “Questo approccio è dolorosamente vago” servono solo a introdurre emozioni nella discussione.

Quando guardi quelle frasi senza gli avverbi, puoi vedere quanto sono più professionali - e molto meno antagonisti - lo sono. Altrimenti, ti capita di incontrare un moccioso troppo drammatico e viziato.

Provalo senza gli avverbi. Quel disegno è sbagliato. Questo approccio è vago.

Potrebbe non piacere al destinatario, ma non li attacca e li mette sulla difensiva. È più professionale e potresti davvero riuscire a farti passare come un adulto maturo, anche quando non sei d'accordo con qualcuno.

5. Uso eccessivo della voce passiva

In realtà non è stato fino a tardi nella mia carriera di scrittore che ho davvero imparato e capito la voce passiva. Il problema con l'apprendimento su di esso, è che si inizia a vederlo ovunque. Uno degli usi prevalenti della voce passiva è nella posta elettronica, perché la voce passiva consente a una persona di separarsi da un'azione.

Invece di dire, “Ho guidato il cliente all'aeroporto”, che pone la responsabilità direttamente sulle tue spalle, potresti invece scrivere, “Il cliente è stato portato all'aeroporto.”

Questo è un comportamento comune tra le persone che sono nervose nell'assumersi la responsabilità per qualsiasi cosa, perché se qualcosa va storto, non vogliono essere biasimati. Queste sono le stesse persone che si lamentano quando i responsabili del rischio - quelli che si assumono la responsabilità di fare le cose - ottengono riconoscimenti o promozioni. La verità è che le persone vedono attraverso la voce passiva nelle e-mail. Se hai finito un compito o hai raggiunto un obiettivo, non aver paura di prenderti il ​​merito!

6. Accarezzandosi sul retro

Stranamente, l'estremo opposto della gente che usa sempre la voce passiva nella posta elettronica, è la gente che scrive quasi sempre di tutto in prima persona. Leggendo le loro e-mail, si potrebbe pensare che un progetto non fosse uno sforzo di gruppo, ma un risultato personale. Si potrebbe pensare che la persona che ha inviato l'e-mail abbia fatto tutto il lavoro!

Come riconosci queste e-mail? Conta le occorrenze della parola “io”.

Leggendo un'e-mail da questo tipo di persone, è chiaro che sentono che tutto il mondo ruota intorno a loro, e che ognuno dovrebbe dare loro costanti complimenti per tutto il lavoro che hanno realizzato da soli. Queste email invariabilmente lasciano i compagni di squadra sentirsi sconsolati e completamente non apprezzati. Questo approccio è la via più veloce per la rabbia e l'isolamento dai colleghi.

Sono sicuro che ci sono molti altri tipi di e-mail che infastidiscono e offendono davvero le persone. Scommetto che anche tu hai la tua lista! Che tipo di e-mail ti mettono davvero in imbarazzo? Quali sono i tuoi animaletti? Condividi i tuoi pensieri nella sezione commenti qui sotto.

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