Fai in modo che i minuti lavorino come prendere appunti efficaci durante una riunione

È un'abilità che poche persone hanno perfezionato; i minuti di riunione perfetti.

È una storia familiare in un mondo imperfetto. Stai lavorando a un progetto di importanza fondamentale sul lavoro. Questo è un affare interdipartimentale, con tutta la dolorosa politica interdipartimentale che ne deriva. Mentre la scadenza incombe sul progetto non più vicino al completamento, pianifichi un incontro con i tuoi colleghi. Dopo aver impostato un ordine del giorno per la riunione Crea facilmente agende per le riunioni usando le aspettative della riunione [iPad] Crea facilmente le agende per le riunioni usando le aspettative della riunione [iPad] Anche se nessuno di noi è ansioso di partecipare alle riunioni, ci sono fortunatamente una serie di utili applicazioni online e mobili, come come AgreeDo, che rendono più facile il compito di pianificare le riunioni. Tutti gli incontri di successo iniziano ... Leggi di più e due ore di discussioni noiose, si finisce con un programma concordato e un piano d'azione.

E poi il programma concordato non viene rispettato e il piano d'azione concordato non viene eseguito. Invochi rabbiosamente i tuoi colleghi - “Che diavolo sta succedendo laggiù? Questo non è quello che abbiamo concordato”. Sono fermamente convinti che stanno facendo ciò che hanno promesso. Sono convinti che tu sei quello che ha torto. E purtroppo, non c'è niente per contestare la loro versione degli eventi. Non hai impiegato minuti.

Purtroppo, è una delle abilità più importanti necessarie per il moderno posto di lavoro. Ti consentono di creare una registrazione consolidata di eventi concordati da tutte le parti, risparmiando il tuo mal di testa più in là. Ecco come si prendono i minuti efficaci in una riunione.

Non prendere minuti

Sembra controintuitivo, giusto? Questo è un articolo su come prendere dei minuti efficaci, e sto dicendo che non dovresti prenderli? Che follia è questa?

È dannatamente difficile fare due cose contemporaneamente. Se stai cercando di tenere traccia di una conversazione mentre prendi dei minuti, probabilmente farai un brutto lavoro almeno in una di quelle cose. E ricorda come ho detto che i minuti dovrebbero essere una rappresentazione accurata degli eventi? Sono davvero qualcosa che non dovresti rovinare.

Quando partecipi a un incontro, dovresti portare qualcuno in qualcuno che non parteciperà alla conversazione e chiedergli di prendere dei minuti. Ciò ti lascia concentrare sulla conversazione e puoi essere certo che le note della riunione Collaborare e modificare le note della riunione in tempo reale utilizzando Sync.in collaborano e modificano le note della riunione in tempo reale usando Sync.in Ogni volta che hai bisogno di lavorare con una squadra online, o anche se devi solo collaborare con altri colleghi che potrebbero lavorare in altre località remote, la possibilità di avere qualcosa di visivo da guardare ... Leggi di più sarà di buona qualità. Se partecipi a una riunione online (magari utilizzando WebEx o Google Hangouts), perché non accendi i file audio di Audacity Record con i file audio di Audacity Record con Audacity Leggi di più e registra la conversazione per riferimenti futuri?

Ricorda i 5 W

Ripensa a uno dei tuoi corsi di inglese nella scuola elementare. Probabilmente hai scritto una storia ad un certo punto e ti è stato insegnato il “5 W” . Per rinfrescare la memoria, sono "chi", "cosa", "quando", "perché" e "dove" .

Quando ci pensi, è quello che sono i minuti. Stanno creando una narrazione su qualcosa che è successo o qualcosa che accadrà. E proprio come quando scrivi un rapporto o un articolo, devi aggiungere dettagli.

Quindi, dove potresti avere qualcosa di simile.

Aggiorna WordPress a 3.7

Potresti avere qualcosa di simile.

Ben Smith aggiornerà WordPress alla 3.7 la prossima settimana per le patch di sicurezza.

Molto più significativo, sì?

... Ma non prenderlo troppo lontano.

Nessuno si preoccupa che Ben Smith stia aggiornando WordPress 3.7 la settimana prossima perché questa settimana è in vacanza alle Barbados con sua moglie ei suoi due figli, ma il suo animale domestico Chihuahua Gee-Fee è alloggiato nel canile locale mentre se ne sono andati. Perché lo metterei nei tuoi appunti?

Sì, è importante prendere nota di tutti i dettagli importanti. Essere espliciti è super importante. Detto questo, non prenderlo troppo lontano dove stai registrando dati che non avvantaggiano nessuno.

D'accordo sul verbale

Quindi, hai una riunione di tre ore. Quando finisce, restare nella sala delle conferenze è abbastanza basso nella lista delle cose che vorresti fare. Sei stanco. Hai sete La gente lascia l'ufficio e va a casa in letti caldi e America's Got Talent.

Ti dirigi? No! Se hai scritto a mano i tuoi minuti, vai a scriverli faticosamente. Una volta che li hai in un formato che è vagamente utile, li invii via email ad ogni partecipante. Chiedete loro di riconoscere che hanno letto i minuti e che sono contenti del contenuto.

Questo chiarisce il ruolo che ogni persona deve avere, così come le sue responsabilità, e se qualcuno ha un disaccordo con il registro ufficiale degli eventi, può correggerlo. Un incontro collaborativo I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team Piccoli team non hanno bisogno di costose app aziendali per la collaborazione. Ecco sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati, le comunicazioni e altro della tua squadra. Gratuito. Leggi di Più risulta meglio per questo.

Impara stenografia

A seconda di chi lo chiedi, la stenografia è un ottimo modo per scrivere rapidamente le cose, oppure è una forma di crittografia resistente anche agli sguardi indiscreti della NSA. Comunque ti senti, è un'abilità utile da avere nel tuo arsenale notetaking.

Mentre abbastanza intimidatorio da guardare, la stenografia non è troppo difficile da digerire. Sostituisce i comuni costrutti di scrittura con simboli e abbreviazioni, consentendo di scrivere centinaia di parole al minuto. Questo è ciò che ha da dire Kim Fletcher, presidente del Consiglio nazionale per la formazione dei giornalisti.

Se hai una nota abbreviata puoi trovare il preventivo molto velocemente. Se entri con un registratore o un registratore digitale, e se hai passato un'ora con il tuo registratore, hai un'ora di nastro da trasmettere, che richiede molto tempo

Ci sono molti sistemi per scrivere stenografie, con i sistemi alfabetici (AlphaHand, ecc.) Tra i più veloci mentre Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary Make The Minutes: Come prendere appunti efficaci durante un meeting Rende il lavoro dei minuti: Come Prendere appunti efficaci durante una riunione È un'abilità che poche persone hanno perfezionato; i minuti di riunione perfetti. Il record di eventi ti fa risparmiare mal di testa più in là. Ecco come si prendono i minuti efficaci in una riunione. Leggi di più, e New Era Pitman è il più veloce del gruppo. Gioca con pochi e trova quello che ti piace! Ho scoperto che questo sito è incredibilmente utile per abbattere le differenze tra le varie metodologie disponibili.

Struttura le tue note

Quando prendi appunti, scarichi un flusso di lavoro o vai a pieno Buzzfeed e lo metti in una lista? L'efficacia delle tue note dipende interamente dal modo in cui strutturi le informazioni che registri.

Stai registrando passi o prendendo nota delle azioni che le persone faranno in futuro? I punti elenco potrebbero essere utili qui. Stai facendo registrazioni dettagliate su un evento che in precedenza ha avuto luogo? Potresti voler usare uno stile di natura più formale.

Ti senti arty? Un'altra tecnica che potresti trovare utile è prendere appunti visivi. Qui, aggiungi il contesto al testo aggiungendo colore, grafica e immagini. Aggiungendo illustrazioni, puoi aggiungere informazioni extra senza rendere le tue note troppo "pesanti".

Infine, sarai felice di sapere che ci sono alcuni strumenti là fuori che rendono la strutturazione delle tue note un gioco da ragazzi. Microsoft ha un sacco di modelli di Microsoft Word per prendere minuti in una riunione. Questi non apparirebbero fuori posto in un posto di lavoro soffocante, "camicia e cravatta", ma hanno ancora alcuni spruzzi di colore. Ho anche iniziato a usare SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote è ora disponibile per Mac Move su TextEdit, Simplenote è ora disponibile per il Mac Se vuoi solo aprire uno strumento di scrittura e iniziare a scrivere senza molte campane che distraggono e fischietti, Simplenote potrebbe essere proprio quello che stai cercando. Per saperne di più per i miei minuti, grazie alla sua estetica pulita e ai suoi backup cloud integrati.

Conclusione

Ridurre i minuti è semplicissimo, ed è un'abilità strategica per organizzare riunioni efficaci che tutti noi dovremmo padroneggiare. Hai qualche utile suggerimento per prendere appunti alle riunioni? Fatemi sapere nei commenti qui sotto!

Immagine di credito: Mark Jensen John Benson dpstyles

Scopri di più su: Strumenti di collaborazione, App per prendere appunti.