Trasforma Gmail in un potente strumento di collaborazione con queste app

Quando è il momento di collaborare con il tuo team, ci sono un sacco di ampie applicazioni che possono aiutarti. Tuttavia, in questi giorni molti di noi vivono ancora nelle nostre caselle di posta. Quindi, quando vuoi collaborare alle e-mail ricevute, quelle che stai componendo, o anche tenere una conversazione veloce, tutto questo può essere fatto direttamente dal tuo account Gmail.

Fortunatamente, ci sono strumenti e consigli straordinari che possono aiutare. Diamo un'occhiata ad alcuni dei migliori.

Strumenti di posta elettronica che possono aiutare

Hiver

Con Hiver puoi gestire la tua attività direttamente dal tuo account Gmail utilizzando etichette, assegnando attività, delegando messaggi e monitorando lo stato di tutto questo.

Utilizzando le etichette condivise, tu e il tuo team potete ricevere rapidamente notifiche di nuove attività. I contatti condivisi facilitano la messaggistica, i promemoria via e-mail e il snoozing aiutano con i follow-up, le note consentono conversazioni e i modelli riutilizzabili possono fornire alla tua azienda un aspetto uniforme.

Inoltre, l'Hiver fornisce a funzione di rilevamento delle collisioni in modo che se un'altra persona della tua organizzazione risponde a un messaggio condiviso, lo saprai subito.

Hiver offre una prova gratuita in modo da poter verificare le funzionalità. Il prezzo del piano varia al mese dopo il periodo di prova, in base al numero di utenti, email, modelli e altri elementi. Tieni presente che gli utenti che inviti a Hiver devono avere un account Google Apps o Gmail.

lettera

Missive è un meraviglioso strumento di collaborazione basato sul web in quanto incorpora chat con thread direttamente nella tua casella di posta. L'applicazione ha anche opzioni per posticipare o archiviare le chat, la possibilità di comporre email con i compagni di squadra e fornisce una robusta applicazione di posta elettronica.

Una volta registrato un account gratuito con Missive, puoi creare un gruppo inserendo semplicemente il nome della tua azienda. Invita le persone a unirsi, collega un account Gmail corrente per importare le tue e-mail, e poi sei sulla buona strada.

La collaborazione è estremamente semplice. Puoi menzionare un altro membro del team per attirare la loro attenzione su un particolare messaggio. Quindi, puoi avere una conversazione riguardante l'email con un tipo di interfaccia di testo familiare. Puoi anche chattare privatamente con i membri del tuo team, se necessario, modificare messaggi e allegare file e foto.

Per un'applicazione di posta elettronica completa con grandi funzionalità, facile collaborazione e un'interfaccia semplice, Missive è una scelta formidabile.

Todoist

Todoist è facilmente una delle applicazioni di gestione delle attività più popolari e con la collaborazione di Gmail è ancora più potente. Puoi convertire rapidamente i messaggi in attività, collaborare a progetti condivisi e controllare gli elenchi di cose da fare tutti dalla tua casella di posta.

L'applicazione fornisce notifiche a portata di mano, un sistema di etichette adatto al flusso di lavoro, commenti con funzionalità di allegato, funzione di esportazione per iCalendar, sincronizzazione dei dispositivi in ​​tempo reale e livelli di priorità codificati per colore. Tutte queste pratiche funzionalità rendono la collaborazione direttamente dalla tua casella di posta Gmail facile come una torta.

Una caratteristica distintiva di Todoist è la sua accessibilità. Puoi usarlo sul web, sui tuoi dispositivi mobili e come estensione per il browser. L'applicazione è disponibile gratuitamente con opzioni di piano di versione premium e business su base annua.

conservazione

Se tu e il tuo team siete utenti di Google Chrome, un'applicazione che si chiama Keeping è uno da provare per la collaborazione con Gmail. Questa applicazione è destinata alle aziende che forniscono supporto via email e contiene un sistema di ticketing interno.

Keeping fornisce una casella di posta elettronica di help desk generale aperta e non assegnata, assegnata a te e le etichette ordinabili chiuse nella parte superiore del tuo account Gmail. Puoi cambiare lo stato di un messaggio da aperto a chiuso, assegnare email agli utenti che hai impostato e usare i filtri per vedere quanti utenti sono stati assegnati. L'applicazione consente di ricevere note interne per messaggio che l'intero team può vedere, il che non è solo comodo ma necessario per la collaborazione di supporto via e-mail.

Keeping offre una prova gratuita di 14 giorni in modo che tu possa provarla. Dopodiché, sono disponibili tre piani con prezzi che dipendono dal numero di utenti e dalle cassette postali condivise di cui hai bisogno. Come accennato, Keeping è disponibile solo per Google Chrome.

Google Gruppi

La creazione di un gruppo Google può aiutare te e il tuo team a riunire idee, argomenti ed e-mail da una casella di posta collaborativa.

Devi semplicemente creare un nuovo gruppo, modificare le impostazioni di autorizzazione di base e invitare la tua squadra. È possibile assegnare e risolvere argomenti, gestire tag utili e utilizzare i filtri per rimanere aggiornati. Pubblicare messaggi e risposte è facile, contrassegnare le conversazioni come complete avviene con un clic e anche visualizzare l'attività e ottenere un collegamento allo stream è molto semplice.

Se ti piace mantenere le cose senza complicazioni con la tua attività o semplicemente avere un piccolo numero di membri del team, Google Gruppi è uno strumento collaborativo da considerare.

Più strumenti che puoi connettere

Trello

Trello offre un paio di modi diversi per utilizzare il loro pratico strumento di gestione dei progetti per la collaborazione. Innanzitutto, se sei un utente di Google Chrome, esiste un'utile estensione chiamata GMail per Trello che ti consente di aggiungere schede alle schede. Una volta installato e apri un'email in Gmail, vedrai un Aggiungi carta pulsante in alto. Seleziona il pulsante e poi aggiungi i dettagli nella finestra pop-up. Clic Aggiungi a Trello Card e tu sei pronto.

Puoi anche utilizzare l'indirizzo email Trello che ricevi gratuitamente per inviare e-mail che creano le carte direttamente nelle tue bacheche. Ogni scheda Trello creata viene fornita con il proprio indirizzo email. Per accedere a questo indirizzo, è sufficiente visitare la scheda desiderata, selezionare Mostra menu > Di Più > Impostazioni Email-to-board. Una volta che hai quell'indirizzo, sarai in grado di creare carte per la tua squadra senza lasciare Gmail.

Dropbox

Con Dropbox, gli utenti di Google Chrome hanno accesso a un'estensione chiamata Dropbox per Gmail. Questo utile strumento Dropbox Dropbox per Gmail: perché Google Chrome è ora il miglior Dropbox Client Dropbox per Gmail: perché Google Chrome è ora il miglior Dropbox Client Dropbox, uno dei migliori provider di cloud storage, richiede che un client locale installato sul tuo computer sia veramente utile Tuttavia, se utilizzi Google Chrome, potresti non averne più bisogno. Leggi altro mostrerà il pulsante Dropbox nella parte inferiore della finestra di composizione della posta elettronica. Basta fare clic su quel pulsante, sfogliare o cercare un file o una foto nella finestra pop-up, quindi selezionare Inserisci link. Questo invierà un link a quell'oggetto al tuo destinatario senza che tu debba navigare dalla tua casella di posta.

Google Drive

Per qualsiasi browser che utilizzi per accedere a Gmail, Google Drive è un'opzione automatica. Come con l'estensione Dropbox per Google Chrome, dovresti visualizzare un pulsante per Google Drive nella parte inferiore della finestra di composizione della posta. A differenza di Dropbox; tuttavia, utilizzando Google Drive 7 diversi usi di integrazione di Google Drive con Gmail 7 diversi usi di integrazione di Google Drive con Gmail Gmail e Google Drive alimentano molte delle nostre esigenze di produttività. Vediamo alcuni modi di buon senso e alcuni abili abili che ci permettono di portare insieme questi due servizi. Leggi altro ti consente di inviare un collegamento all'elemento o di collegarlo direttamente al messaggio, offrendoti maggiore flessibilità dalla tua casella di posta.

Consigli e trucchi utili

Collaborare con il tuo team utilizzando Gmail non richiede sempre l'utilizzo di applicazioni o estensioni di terze parti. Sebbene tutti questi strumenti siano opzioni utili e meravigliose, se hai un team molto piccolo ci sono alcuni semplici consigli e trucchi che puoi utilizzare già presenti in Gmail.

Assegna oggetti con etichette. Gmail offre etichette utili Riscopri etichette Gmail e finalmente domina la tua posta in arrivo Riscopri etichette Gmail e finalmente domina la tua posta in arrivo Ci sono molti trucchi per gestire l'overload della posta elettronica, ma ce n'è uno proprio sotto il naso che potresti non usare: vecchie etichette Gmail. Ulteriori informazioni per mantenere la posta in arrivo e le cartelle organizzate, ma questi strumenti pratici possono anche essere utilizzati per l'assegnazione delle attività 10 Gmail sottoutilizzati per aggiungere al flusso di lavoro oggi 10 Gmail sottoutilizzati per aumentare il flusso di lavoro Gmail è stato utilizzato per così tanto tempo adesso. Ma alcune funzionalità di Gmail ci sorprendono ancora. Diamo un'occhiata a dieci funzionalità che possono accelerare la gestione della posta elettronica e il flusso di lavoro. Leggi di più e attira l'attenzione su determinati messaggi. Ad esempio, puoi impostare etichette con codice colore per ogni membro del team. In questo modo, sia tu che il tuo team potete individuare le email che richiedono attenzione a colpo d'occhio.

Approfitta dei filtri. Gmail offre potenti filtri 4 Smart Gmail Filters che ti aiutano a gestire troppa posta elettronica 4 Smart Gmail Filters che ti aiutano a gestire troppa posta elettronica Decluttering e organizzare la tua casella di posta Gmail è un lavoro quotidiano. C'è un modo più intelligente per farlo. Crea quattro tipi base di filtri in Gmail per ordinare automaticamente le tue email. Leggi di più che sono abbastanza utili e flessibili. Ad esempio, puoi avere tutte le e-mail di Sue avere un'etichetta specifica applicata e inoltrata a Phil. Come altro esempio, puoi avere tutte le email con la parola Progetto nella riga dell'oggetto ricevere una stella ed essere contrassegnato come importante.

Usa la funzione di chat. Gmail ha incorporato Google Hangouts, il che significa che non devi scaricare un'altra applicazione di messaggistica se l'intero team utilizza Gmail. Puoi chattare via SMS o avviare un video o una telefonata con un individuo o un gruppo facilmente. Particolarmente utile per i team remoti, questa funzione ti consente di collaborare per tutto il giorno senza uscire da Gmail.

Suggerimenti aggiuntivi:

• Mantieni chiare le linee tematiche e utilizza le parole chiave e la coerenza per assegnare le cose da fare 10 Posta in arrivo di Super Efficient Ways di Gmail ti fa risparmiare tempo 10 Inbox di modi super efficiente di Gmail ti fa risparmiare tempo La posta in arrivo di Gmail è l'approccio più recente di Google all'organizzazione e alla gestione delle email. Può darti un flusso di lavoro e-mail più semplice. Scopri se Inbox by Gmail può essere la scelta migliore per te. Leggi di più .
• Mantieni la tua squadra in loop copiandoli su messaggi importanti.
• Mantieni tutti aggiornati sulle parole chiave da utilizzare e sulla struttura delle righe dell'oggetto.

Collabora con Gmail?

Forse hai un sistema attuale per l'utilizzo di Gmail per la collaborazione. Se sì, cos'è e ha successo? Oppure, forse ti piacerebbe provare uno degli strumenti o dei metodi menzionati qui. In entrambi i casi, la collaborazione è la chiave per molte aziende di successo e se utilizzare semplici applicazioni come Gmail può aiutare la tua azienda, ci piacerebbe sapere.

Quali sono i tuoi migliori consigli sulla collaborazione con Gmail? Sentiti libero di condividere i tuoi pensieri nei commenti qui sotto.

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