5 trucchi di compilazione automatica Excel per costruire i tuoi fogli di lavoro più velocemente

Le funzioni di riempimento automatico di Excel offrono i modi più efficaci per risparmiare tempo durante la compilazione di fogli di lavoro.

La maggior parte delle persone non si rende conto che molte delle cose che fanno manualmente possono essere automatizzate. Ad esempio, potresti voler applicare una formula solo su ogni seconda o terza riga quando trascini verso il basso verso il riempimento automatico. O forse vuoi riempire tutti gli spazi vuoti in un foglio.

In questo articolo, ti mostreremo come eseguire cinque delle automazioni più efficaci per le colonne di riempimento automatico.

1. Compila ogni altra cella

Per lo più chiunque abbia usato Excel per un po 'di tempo sa come utilizzare la funzione di riempimento automatico.

Basta fare clic e tenere premuto il mouse nell'angolo in basso a destra della cella e trascinarlo verso il basso per applicare la formula in quella cella a tutte le celle sottostanti.

Nel caso in cui la prima cella sia solo un numero e non una formula, Excel riempirà automaticamente solo le celle contando verso l'alto di una unità.

Tuttavia, cosa succede se non desideri applicare la formula di riempimento automatico a ogni singola cella sottostante? Ad esempio, cosa succede se si desidera che tutte le altre celle concatenino il nome e il cognome, ma si desidera mantenere inalterate le linee di indirizzo?

Applicare la formula a ogni altra cella

Puoi farlo modificando leggermente la procedura di riempimento automatico. Invece di fare clic sulla prima cella e quindi trascinare verso il basso dall'angolo in basso a destra, evidenzierai invece le prime due celle. Quindi, posiziona il mouse nell'angolo in basso a destra delle due celle finché il cursore non diventa a “+”.

Ora tienilo premuto e trascinalo giù come faresti normalmente.

Noterai che ora invece di riempire automaticamente ogni singola cella, solo Excel riempie automaticamente ogni seconda cella in ogni blocco.

Come vengono gestite le altre celle

Cosa succede se quelle seconde celle non sono vuote? Bene, in tal caso, Excel applicherà le stesse regole nella seconda cella del primo blocco che hai evidenziato anche in ogni altra cella. Ad esempio, se la seconda cella ha a “1” al suo interno, Excel si riempirà automaticamente ogni altra cella contando fino a 1.

Puoi solo immaginare come questa flessibilità possa migliorare notevolmente la tua efficienza nell'integrare automaticamente i dati nei fogli. È uno dei tanti modi in cui Excel ti aiuta a risparmiare tempo 14 Suggerimenti per risparmiare tempo in Microsoft Excel 14 Suggerimenti per risparmiare tempo in Microsoft Excel Se Microsoft Excel ha consumato molto del tuo tempo in passato, mostraci come ottenerne un po ' indietro. Questi semplici consigli sono facili da ricordare. Leggi di più mentre ti occupi di molti dati.

2. Compilazione automatica fino alla fine dei dati

Una cosa che la gente spesso incontra quando lavora su fogli di lavoro Excel in un ambiente aziendale si occupa di enormi fogli.

È abbastanza facile trascinare il cursore del mouse dall'alto verso il basso di un set di 100 a 200 righe per riempire automaticamente quella colonna. Ma, cosa succede se ci sono effettivamente 10.000 o 20.000 righe nel foglio di calcolo? Trascinare il puntatore del mouse su 20.000 righe richiederebbe molto tempo.

C'è un trucco molto veloce per renderlo più efficiente. Invece di trascinare fino in fondo alla colonna, tieni premuto il tasto Maiusc sulla tastiera. Ora noterai che quando posizioni il mouse nell'angolo in basso a destra della cella, invece di un'icona più, è un'icona con due linee parallele orizzontali.

Ora, tutto ciò che devi fare è fare doppio clic su quell'icona e Excel automaticamente riempirà automaticamente l'intera colonna, ma solo fino a dove la colonna adiacente contiene effettivamente i dati.

Questo trucco può far risparmiare ore e ore 10 Easy Time Salvaschermo che potresti avere dimenticato 10 salvatempo facili in Excel che potresti aver dimenticato Questi dieci suggerimenti assicurano di ridurre al minimo il tuo tempo nell'eseguire operazioni umili di Excel e aumentare la produttività del foglio di calcolo. Leggi di più sprecato cercando di trascinare il mouse verso il basso su centinaia o migliaia di righe.

3. Completa gli spazi vuoti

Immagina di essere stato incaricato di pulire un foglio di calcolo di Excel e il tuo capo vuole che tu applichi una formula specifica 3 Formule di Excel pazzesche che fanno cose stupefacenti 3 Formule di Excel pazzesche che fanno cose stupefacenti Formule di formattazione condizionale in Microsoft Excel possono fare cose meravigliose. Ecco alcuni accurati trucchi per la produttività in Excel. Leggi altro su ogni cella vuota in una colonna. Non puoi vedere alcun modello prevedibile, quindi non puoi usare il “ogni altro x” trucco automatico sopra. Inoltre, tale approccio eliminerebbe tutti i dati esistenti nella colonna. Cosa sai fare?

Bene, c'è un altro trucco che puoi usare solo per riempire celle vuote con tutto ciò che ti piace.

Nel foglio sopra, il tuo capo vuole che tu compili una cella vuota con la stringa “N / A”. In un foglio con solo poche righe, questo sarebbe un processo manuale facile. Ma in un foglio con migliaia di righe, ti richiederebbe un'intera giornata.

Quindi, non farlo manualmente. Basta selezionare tutti i dati nella colonna. Quindi vai al Casa menu, selezionare il Trova e seleziona icona, selezionare Vai a speciale.

Nella finestra successiva, seleziona Blanks.

Nella finestra successiva, è possibile inserire la formula nella prima cella vuota. In questo caso, dovrai solo digitare N / A e quindi premere Ctrl + Invio in modo che la stessa cosa si applichi a ogni cella vuota trovata.

Se lo volessi, invece di “N / A”, è possibile digitare una formula nella prima cella vuota (oppure fare clic sul valore precedente per utilizzare la formula dalla cella appena sopra quella vuota) e quando si preme Ctrl + Invio, verrà applicata la stessa formula a tutti le altre celle vuote.

Questa funzione può rendere facile e veloce la pulizia di un foglio di calcolo disordinato.

4. Riempi con macro valore precedente

L'ultimo trucco in realtà richiede alcuni passaggi. È necessario fare clic su un gruppo di voci di menu e ridurre i clic è ciò che sta diventando sempre più efficiente, giusto?

Quindi prendiamo quell'ultimo trucco un ulteriore passo avanti. Automaticalo con una macro. La seguente macro cercherà fondamentalmente in una colonna, controlla una cella vuota e se vuota copia il valore o la formula dalla cella sopra di essa.

Per creare la macro, fare clic su Sviluppatore voce di menu e fare clic su Macro icona.

Denominare la macro e quindi fare clic su Crea macro pulsante. Questo aprirà una finestra di editor di codice. Incolla il seguente codice nella nuova funzione.

FirstColumn = InputBox ("Immettere la lettera della colonna.") FirstRow = InputBox ("Immettere il numero di riga.") LastRow = Intervallo (FirstColumn & "65536"). End (xlUp) .Row For i = FirstRow To LastRow If Range (FirstColumn & i) .Value = "" Then Range (FirstColumn & (i - 1)). Copy Range (FirstColumn & i) End If Next i 

L'approccio nello script di cui sopra è quello di renderlo flessibile, quindi permetterà all'utente di specificare quale colonna e riga iniziare. Così ora quando hai un foglio che assomiglia a questo:

Vuoi riempire gli spazi vuoti nella colonna G compilando la cella vuota con la stessa formula della cella sopra di essa, puoi semplicemente eseguire la tua macro. Dopo aver risposto alle richieste di avvio di colonna e riga, riempirà tutti gli spazi vuoti in quella colonna senza toccare i dati esistenti.

È essenzialmente un riempimento automatico della colonna lasciando i soli dati esistenti. Questo non è qualcosa che è facile da fare semplicemente trascinando il mouse lungo la colonna, ma usando l'approccio guidato da menu sopra descritto o l'approccio macro descritto in questa sezione, è possibile.

5. Macro di calcoli iterativi

Un calcolo iterativo è un calcolo eseguito in base ai risultati della riga precedente.

Ad esempio, il profitto dell'azienda del mese successivo può dipendere dal profitto del mese precedente. In tal caso, è necessario incorporare il valore della cella precedente nel calcolo che incorpora i dati di tutto il foglio o della cartella di lavoro.

Realizzare questo significa che non puoi semplicemente copiare e incollare la cella, ma invece eseguire il calcolo in base ai risultati effettivi all'interno della cella.

Modifichiamo la macro precedente per eseguire un nuovo calcolo basato sui risultati della cella precedente.

FirstColumn = InputBox ("Immettere la lettera della colonna.") FirstRow = InputBox ("Immettere il numero della prima riga.") LastRow = InputBox ("Immettere l'ultimo numero di riga.") Per i = Intervallo prima alla gamma LastRow (FirstColumn & i) .Value = 5000 + (Range (FirstColumn & (i - 1)). Valore * 0.1) Successivo 

In questo script, l'utente fornisce sia il primo che l'ultimo numero di riga. Dal momento che non ci sono dati nel resto della colonna, lo script non ha idea da dove iniziare. Una volta fornito allo script l'intervallo, eseguirà un calcolo interattivo utilizzando il valore precedente e riempirà l'intera colonna con i nuovi dati.

Tieni presente che questo è solo un approccio alternativo ai calcoli iterativi. Puoi fare la stessa cosa digitando una formula direttamente nella cella vuota successiva e includere la cella precedente nella formula. Quindi, quando si riempie automaticamente quella colonna, incorporerà il valore precedente nello stesso modo.

Il vantaggio dell'utilizzo di una macro è che, se lo si desidera, è possibile aggiungere al calcolo interattivo una certa logica avanzata, che non è possibile eseguire all'interno di una formula di cella semplice.

Puoi saperne di più nel nostro articolo sull'automazione dei fogli di calcolo 5 Risorse per le macro di Excel per automatizzare i fogli di calcolo 5 Risorse per le macro di Excel per automatizzare i fogli di calcolo Ricerca di macro di Excel? Ecco cinque siti che hanno ottenuto ciò che stai cercando. Leggi di più con macro di Excel.

Riempire le colonne di Excel è un gioco da ragazzi

Come puoi vedere, l'approccio che prendi quando carichi automaticamente le colonne può davvero ridurre il tuo carico di lavoro. Ciò è particolarmente vero quando hai a che fare con enormi fogli di calcolo con migliaia di colonne o righe.

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