5 Impostazioni documento Excel che non devi mai dimenticare

Stai usando fogli di calcolo creati da qualcun altro? Quando si crea un foglio di calcolo Excel da zero, è possibile controllare ogni singolo aspetto. Questo non è il caso quando qualcuno lo trasmette a te.

Soprattutto sul lavoro, non è raro ereditare un file Excel da qualcun altro. Se non stai attento, questo potrebbe causare grossi grattacapi lungo la linea. Fortunatamente, un po 'di lungimiranza farà molto per garantire che tu possa andare d'accordo con il foglio di calcolo in questione.

Considera questi cinque punti e dovresti evitare la maggior parte delle insidie ​​comuni associate all'uso del documento Excel di qualcun altro.

1. Aggiorna le informazioni sul documento

Se non hai mai controllato prima la schermata delle informazioni dei documenti di Excel, non ti daremo la colpa, è facile che ti manchi. L'informazione vale la pena di essere aggiornata quando prendi il foglio di calcolo di qualcun altro. Perché? Potrebbero aver apportato delle modifiche che vorresti sapere.

Prendi l'esempio sopra. Il testo aggiunto al Titolo, tag, categorie, e Autore i campi potrebbero essere un po 'imbarazzanti se fossero inviati a un collega. Nella maggior parte dei casi, non ci sarà nulla di compromettente sullo schermo Info - ma perché lasciarlo al caso? Ci vorrà meno di un minuto per verificarlo, e puoi essere sicuro che quando arrivi a inviare il documento a qualcun altro, non te ne pentirai.

Per accedere a Informazioni schermo, fare clic File.

Verrai trasportato direttamente nella sezione Info, dove potrai apportare le modifiche necessarie prima di inviarlo a un collega.

2. Salva una copia prima di fare qualsiasi altra cosa

Una volta ereditato il documento di qualcun altro, è allettante tentare di immergersi e iniziare a considerarlo come il tuo. Tuttavia, piccoli cambiamenti potrebbero finire per avere un impatto enorme sul modo in cui il foglio di calcolo funziona.

Per assicurarti di non apportare modifiche che interrompano qualsiasi codice di programmazione VBA in Excel. Esercitazione di programmazione Excel VBA per principianti L'esercitazione di programmazione VBA di Excel per principianti VBA è uno strumento di alimentazione di Microsoft Office. Puoi usarlo per automatizzare le attività con macro, impostare trigger e molto altro. Ti presenteremo alla programmazione di base visiva di Excel con un semplice progetto. Leggi altro, o regola una figura che risulta essenziale per un altro foglio, fai una copia prima di fare qualsiasi cosa. In questo modo, avrai sempre una versione intatta del foglio di lavoro su cui tornare.

Se la cosa peggiore si verifica nel peggiore dei casi, sappi che puoi anche utilizzare la cronologia dei file di Excel 2016 per ripristinare una versione precedente del documento. Fare clic sull'icona circolare freccia / orologio in alto a destra per espandere il riquadro Attività, quindi cercare le versioni precedenti e selezionare Versione aperta.

3. Cerca fogli nascosti

I fogli nascosti sono un modo pratico per mantenere pulito e ordinato il foglio di lavoro Excel mentre il duro lavoro procede dietro le quinte. Avere accesso a questi fogli è fondamentale se vuoi veramente capire come funziona il documento.

Per scoprire se ci sono dei fogli nascosti in un particolare documento, vai al Casa scheda e trova Formato nel cellule sezione.

Utilizza il menu a discesa per fare clic Mostra foglio.

Questo ti porterà a un elenco di tutti i fogli nascosti.

Basta selezionare quello che vuoi rivelare e fare clic ok. In seguito, sarai in grado di accedervi normalmente.

4. Assicurati di prendere una lista di password

Se stai assumendo la proprietà del foglio di lavoro di qualcun altro, scoprire se è protetto da una password dovrebbe essere una priorità. Saprai se lo è o no non appena apri il file.

Tuttavia, i documenti Excel possono utilizzare più livelli di protezione. È assolutamente possibile che sia presente una password per impedire modifiche a un pezzo di codice VBA.

Fortunatamente, non è troppo difficile rimuovere questo tipo di password Come recuperare una password VBA di Excel Come recuperare una password VBA di Excel Bloccata con un documento VBA di Excel bloccato con una password? Ti mostreremo come rimuovere la protezione con password per recuperare il contenuto della macro VBA. Leggi di più . Tuttavia, è un'idea migliore chiedere semplicemente alla persona che ha creato il documento di trasmettere qualsiasi password che potrebbe essere necessario conoscere.

5. Scopri chi ha i privilegi di modifica

Le versioni moderne della suite Office semplificano la condivisione dei file con altri utenti, consentendo loro di apportare modifiche a distanza. Questo è un ottimo modo per collaborare, ma vale sempre la pena di verificare chi ha effettivamente accesso a un particolare documento.

Ad esempio, l'autore ha ancora il permesso di visualizzare e modificare il foglio di calcolo? Ovviamente, è improbabile che facciano qualsiasi cosa spiacevole. Tuttavia, potrebbero modificare o cancellare dati, o divulgare segreti commerciali nel caso in cui abbiano continuato a lavorare con un'azienda concorrente. Mentre questi sono scenari peggiori, è meglio prevenire che curare.

Per vedere chi può modificare il documento, fare clic su Condividere pulsante situato nell'angolo in alto a destra dell'interfaccia utente.

Questo dovrebbe produrre un elenco di account utente che hanno accesso al documento, oltre a note su se possono modificare il file o semplicemente visualizzarlo.

Si tratta di informazioni di cui dovresti essere a conoscenza per qualsiasi documento di cui sei proprietario.

La preparazione previene i problemi

Se un foglio di calcolo viene distribuito da una persona a un'altra, è probabile che sia piuttosto importante - e la possibilità è che sia importante per diverse persone. Qualsiasi problema con il documento causerà qualche problema. Dato che ora hai assunto la proprietà del file, il compito di risolverlo ti ricadrà sicuramente.

Rispondere a questo tipo di calamità una volta dopo l'evento sarà molto più difficile se non ti prepari adeguatamente. Conoscere aspetti come fogli nascosti, password e il funzionamento interno del file Come stampare un foglio di calcolo Excel su una singola pagina Come stampare un foglio di calcolo Excel su una singola pagina Un foglio di calcolo ben fatto perde tutto il suo fascino quando viene stampato su nove fogli di carta, con la metà di loro vuoti. Vi mostriamo come ottenere tutto bene su una singola pagina. Leggi di più sono fantastici da avere a portata di mano. Assicurati solo di conoscerli prima che il disastro colpisca, piuttosto che rimescolarli dopo.

Assicurati di dare un'occhiata ai nostri altri trucchi e suggerimenti, come creare elenchi a discesa in Excel Come creare un elenco a discesa in Excel Come creare un elenco a discesa in Excel Excel supporta le versatili opzioni dell'elenco a discesa. Usali per controllare l'input dell'utente. Ti mostreremo come aggiungere elenchi a discesa ai tuoi fogli di lavoro Excel. Per saperne di più, capire come utilizzare le istruzioni IF nelle formule di Excel Come utilizzare le istruzioni IF in Microsoft Excel Come utilizzare le istruzioni IF in Microsoft Excel Che tu sia un esperto esperto o un principiante di fogli di calcolo, ti consigliamo di consultare questa guida per Istruzioni IF in Excel. Leggi di più e calcola i dati con la funzionalità Goal Seek di Excel Come utilizzare la ricerca obiettivo di Goal e il risolutore di Excel per le variabili sconosciute Come utilizzare la ricerca e il risolutore di Excel per risolvere le variabili sconosciute Excel può risolvere variabili sconosciute, sia per una singola cella con Obiettivo Cercatore o un'equazione più complicata con il Risolutore. Ti mostreremo come funziona. Leggi di più .

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