Come gestire le attività utilizzando la tecnica Kanban giapponese

Che tu stia lavorando come parte di un grande team, o semplicemente provando a gestire una moltitudine di attività da solo, è facile trasformare una serie di lavori più piccoli in un'unica attività inattaccabile. Se ti sembra familiare, prova a introdurre Kanban nel tuo flusso di lavoro per vedere se alleggerisce il carico.

Rompendo passo dopo passo i lavori e disponendoli visivamente, Kanban aiuta le persone a capire i progressi che stanno facendo e stabilire dove c'è spazio per miglioramenti. Pur avendo le proprie radici nella produzione automobilistica, i concetti chiave alla base di questa strategia possono essere applicati a una vasta gamma di ambienti di lavoro.

È relativamente facile da configurare e potrebbe avere un marcato effetto positivo sulla tua vita lavorativa quotidiana. Utilizzare questa guida per impostare la pianificazione e avviare l'implementazione di Kanban.

Che cos'è Kanban?

Kanban è una pratica commerciale che è stata fondata negli anni '40 da Taiichi Ohno, un ingegnere industriale che cercava di semplificare il flusso di lavoro quotidiano del gigante automobilistico giapponese Toyota. Osservando il processo di pensiero dietro il ripopolamento degli scaffali nei supermercati, Ohno ha sviluppato un metodo per utilizzare un processo lineare con limiti chiaramente definiti per controllare l'effetto dei colli di bottiglia della produttività.

L'impostazione di base di una pianificazione Kanban divide il processo specificato nelle sue fasi componente. Le singole attività, in genere rappresentate da Post-it o un equivalente digitale, passano da sinistra a destra attraverso le colonne etichettate con il nome di ogni passaggio e un numero.

Questo numero, determinato dallo scheduler, rappresenta la quantità di compiti che il team o il singolo responsabile di quella fase di produzione può gestire in un dato momento. I compiti in ogni colonna sono separati in due gruppi; in corso o completato. Quando un'attività è completata, la fase successiva della produzione può rivendicarla e spostarla nella colonna successiva, ma solo se c'è una capacità sufficiente per farlo.

Una scheda Kanban pubblica offre all'intero team una panoramica del progetto dall'inizio alla fine, piuttosto che avere la consapevolezza del flusso di lavoro incentrato sul piccione per la propria fase di produzione. Da un punto di vista manageriale, questo può aiutare allocare il personale al punto in cui sono più necessari, ma aiuta anche le persone a determinare dove è richiesta assistenza su base più informale e continua.

Impostazione di un Kanban Scheduler con Trello

Se hai appena iniziato con Kanban - e in particolare se lo stai introducendo in un gruppo che non ha familiarità con il concetto - è meglio assicurarsi che gli strumenti che stai utilizzando siano il più semplice e accessibile possibile. Mentre soffre di alcune limitazioni che potrebbero scoraggiare i puristi Kanban, la gestione dei progetti e altri 10 usi unici di Trello diversi dalla gestione dei progetti 10 usi unici di Trello oltre alla gestione dei progetti Trello è una delizia per gli amanti delle liste. Il suo approccio in stile Kanban non era pensato solo per la gestione dei progetti. Non ci credi? Guarda questi dieci usi unici di Trello. Leggi altro strumento Trello è un'ottima scelta per far decollare le cose.

Per iniziare, registrati per un account Trello. Una volta fatto, crea una nuova scheda e inizia a creare elenchi. Ogni elenco rappresenterà una colonna del flusso di lavoro Kanban, quindi nominali ciascuno dopo una fase del processo che stai supervisionando. Per il mio esempio, ho utilizzato i vari passaggi verso la creazione e la pubblicazione di un articolo, ma questi possono essere scambiati per qualsiasi progetto su cui potresti lavorare.

La chiave sono quei numeri importantissimi nell'intestazione di ogni colonna. Sentiti libero di inserire dei segnaposti per iniziare e modificarli mentre ti rendi conto del tuo processo: è probabile che non saprai quanto può scorrere attraverso ogni fase del progetto in qualsiasi momento fino a quando non hai lavorato con Kanban per un po ', specialmente se stai usando la strategia come parte di una squadra.

Una volta che questi sono a posto, è possibile creare carte che rappresentano singole attività, che saranno poi trasferite da una lista all'altra, a seconda dei casi. È fondamentale che chiunque utilizzi il tabellone mantenga queste carte organizzate Come mantenere le liste Trello più organizzate con le copertine delle carte Come mantenere le liste Trello più organizzate con le copertine delle carte L'organizzazione Trello può rapidamente sfuggire di mano, ma puoi semplificarti la vita usando la carta l'immagine copre come segnali visivi. Leggi di più, e si attiene ai numeri stipulati per ogni fase del processo.

Tuttavia, affinché il sistema funzioni come previsto, è necessario un metodo per distinguere le attività che hanno completato una particolare fase del processo da quelle ancora in corso. Su Trello, le etichette sono il modo più semplice per tenere traccia di questo; Ho usato un'etichetta verde per indicare che un'attività è pronta per la fase successiva e una gialla per segnalare che è ancora in lavorazione - assicurati che solo una etichetta sia applicata a una determinata scheda per evitare confusione.

Sopra, puoi vedere il mio esempio di scheda Trello in azione: nota che l'attività nella colonna Scrittura non è stata ancora spostata, poiché non c'è più capacità nella fase di Modifica. Quando un'altra delle attività etichettate in giallo è completata e ri-etichettata di conseguenza, tale attività verrà quindi spostata e verrà modificato lo stato.

Usare Kanban come una squadra

Anche se può essere utilizzato su base individuale, l'implementazione originale di Kanban era un metodo per garantire che i gruppi potessero funzionare come un'unità coesiva 5 Impostazioni di Google Sheets Essenziale per il lavoro di squadra 5 Impostazioni di Google Fogli Essenziale per il lavoro di squadra Fogli Google ha più funzioni per supportare collettivamente dati di input e di elaborazione di quanto si possa pensare. Ti presenteremo le funzioni e le funzioni di Google Sheets essenziali per i progetti di gruppo. Leggi di più . Potrebbe sembrare un consiglio ben consunto, ma la comunicazione e il lavoro di squadra sono due degli aspetti più importanti del successo di questa strategia sul posto di lavoro.

La maggior parte dei mezzi digitali per l'esecuzione di un flusso di lavoro Kanban, incluso Trello, presenta un metodo per lasciare commenti o messaggi per altri utenti. Mentre un uso eccessivo può causare un mare di rumore bianco, è importante che i lavoratori di tutto il processo traggano vantaggio dagli strumenti di comunicazione offerti da queste piattaforme.

Questo si nutre dell'importanza cruciale del lavoro di squadra. Il punto cruciale del sistema Kanban è che dà a chiunque guardi al programma un'idea immediata di dove si sta formando un collo di bottiglia. Questo è dove si paga per avere colleghi che lavorano in più discipline; se una fase del processo sta rallentando la produzione, riassegna parte della tua squadra per dare una mano.

A seconda di come è strutturato il tuo posto di lavoro, il modo migliore per trasmettere queste informazioni potrebbe essere tramite un client di messaggistica istantanea. Slack è un potente strumento per qualsiasi ufficio, ed è ancora meglio quando equipaggiato con robot in grado di automatizzare determinati processi. 14 I migliori robot automatizzati di cui hai bisogno per il tuo Slack Channel 14 I migliori robot automatizzati di cui hai bisogno per il tuo Slack Channel Se gestisci un'attività, puoi impostare Slack e fare in modo che i robot eseguano i compiti umili 24 ore su 24 mentre tu vai avanti con cose più importanti, come conquistare il mondo. Leggi di più .

Usando Kanban come individuo

Usare Kanban mentre si vola da solo ha una qualità riflessiva e aiuta a prevenire eventuali colli di bottiglia nel flusso di lavoro. Piuttosto che concentrarsi su dove vengono distribuite le risorse come potresti fare con un gruppo, dovresti invece considerare quali stadi del tuo lavoro tendono a rallentare il processo generale.

Un vantaggio di lavorare con Kanban da solo è che non sei vincolato da uno schedulatore digitale: queste opzioni sono ottime quando lavori in modo collaborativo, ma la praticità di un programma fisico potrebbe vincere se sei l'unico che ha bisogno accesso.

Utilizzando una combinazione di un notebook e alcuni post-it - o persino una bacheca che puoi posizionare sulla parete del tuo ufficio per un facile riferimento - rimuovi le complicazioni tecniche dai principi di Kanban. A volte non è una soluzione a penna e carta 6 Semplici motivi per cui la carta può ancora essere la tua app Killer Productivity 6 Semplici motivi per cui la carta può ancora essere la tua Killer Productivity App La carta può essere uno strumento più potente per la produttività di un computer o un dispositivo touch e non dovrebbe essere immediatamente rimosso. Non convinto? Ecco sei motivi per cui la carta è ancora rilevante. Leggi di più per semplicità.

Altri strumenti Kanban

Trello è un buon modo per avviare e far funzionare un processo Kanban di base, ma potresti volerlo espandere una volta trovato il tuo fondamento. Leankit è una di queste soluzioni che offre una prova gratuita di 30 giorni, ed è specializzata nel supportare la metodologia Kanban e altre strategie come la sempre popolare Scrum tecnica Scrumy - Infine, una vera e propria app di Project Management per gruppi Scrumy - Infine, A Truly Simple App di gestione progetti per gruppi Ulteriori informazioni .

Esistono anche opzioni specifiche per Kanban. Kanbanery offre un'interfaccia utente intelligente con molto poco da distrarre dal tuo lavoro, con piani gratuiti disponibili per team con meno di due membri, organizzazioni di beneficenza o progetti open source. Nel frattempo, KanbanFlow offre strumenti mobili completi e l'integrazione potente di Pomodoro per migliorare un prodotto di base molto forte.

Hai avuto successo nell'implementazione di Kanban sul tuo posto di lavoro? Stai solo imparando la strategia per la prima volta e hai altre domande? Condividi le tue esperienze e le tue domande nella sezione commenti qui sotto.

Scopri di più su: GTD, Productivity, Trello.