La Guida per principianti di Microsoft Excel

Microsoft Excel è in uso da decenni e molti lo hanno utilizzato dal suo rilascio. Ma ci sono ancora altri che stanno iniziando a usarlo. Sia per lavoro, scuola o uso personale, può essere un po 'intimidatorio quando si inizia per la prima volta. Esistono anche classi per i nuovi utenti di Excel sia online che nei campus.

Questa guida è disponibile per il download come PDF gratuito. Scarica la Guida per principianti a Microsoft Excel ora. Sentiti libero di copiare e condividere questo con i tuoi amici e familiari.

Questa guida di Excel è per coloro che non l'hanno mai usata prima, stanno lottando con essa come principiante o vogliono solo le basi per poi apprenderla da sola.

Cos'è Microsoft Excel?

In parole povere, Excel è un'applicazione per fogli di calcolo. Usa le griglie di celle all'interno di colonne e righe per manipolare, organizzare ed eseguire calcoli con i dati. È possibile utilizzare tabelle pivot, grafici, formule e funzioni in vari modi.

Detto questo, l'applicazione non è limitata ai numeri, anche se è lì che si trova “eccelle.” Puoi aggiungere testo, immagini, video, oggetti e molti altri elementi per aiutarti a tracciare, gestire e visualizzare facilmente le informazioni.

Usi generali per Excel

• Budget per famiglie o finanze aziendali
• Fatture e ricevute
• Monitoraggio di progetti, clienti e clienti e registri sanitari
• Pianificatori e calendari
• Liste di controllo e elenchi di attività
• Calcoli finanziari, di prestito, di debito e di ipoteca
• Gestione delle scorte

L'elenco continua con i molti usi di Excel. Quindi, qualunque cosa tu abbia intenzione di usarlo, diamo un'occhiata ad alcuni dei termini che dovrai conoscere.

Termini di Excel di base che dovresti sapere

In questa guida, vedrai gli stessi termini usati più e più volte. Acquisire familiarità con loro ti aiuterà a capire la guida e i passaggi che vedi.

Cartella di lavoro e foglio elettronico: Una cartella di lavoro è ciò che effettivamente usi quando apri Excel. La cartella di lavoro contiene i fogli di calcolo. Una cartella di lavoro può contenere molti fogli di lavoro e puoi spostarti tra questi fogli con le schede Come lavorare con le schede del foglio di lavoro in Excel Come lavorare con le schede del foglio di lavoro in Excel I fogli di lavoro nella cartella di lavoro di Excel vengono visualizzati come schede nella parte inferiore della finestra di Excel. Ti mostreremo come lavorare al meglio con le schede del foglio di lavoro di Excel. Ulteriori informazioni nella parte inferiore della cartella di lavoro di Excel.

Cellula: I fogli di calcolo sono costituiti da blocchi rettangolari chiamati celle. Una cella contiene i dati che inserisci; dai numeri alle parole, alle immagini, alle formule, le cellule conservano tali informazioni. Puoi inserire i dati direttamente nella cella o nella barra della formula (casella di testo) per la cella subito sotto il nastro.

Noterai anche la casella del nome (indicatore di cella) a sinistra della barra della formula. Per impostazione predefinita, visualizza la colonna e la riga corrispondenti per la cella. Ad esempio, la cella nell'angolo in alto a sinistra del foglio di calcolo è A1 per la colonna A, riga 1.

formule e funzioni: Puoi pensare a una formula come calcolo o equazione. Con Excel, puoi creare formule o usare quelle built-in. Queste formule possono calcolare automaticamente i numeri facendo le tasse? 5 formule di Excel che devi conoscere facendo le tue tasse? 5 formule di Excel da sapere Sono due giorni prima che le tasse siano dovute e non si vuole pagare un'altra tassa di deposito tardiva. Questo è il momento di sfruttare la potenza di Excel per ottenere tutto in ordine. Leggi di più per te come addizione o moltiplicazione.

Oltre ai calcoli, è possibile utilizzare le funzioni per cose come il conteggio del numero di elementi in una colonna o la visualizzazione di un numero minimo o massimo per un gruppo di celle.

Le schede e il nastro di Excel

Si dovrebbe prendere un po 'di tempo per familiarizzare con il nastro in Excel. Proprio come con altre applicazioni di Microsoft Office, la barra contiene i pulsanti che verranno utilizzati all'interno delle schede. È possibile personalizzare la barra multifunzione per rimuovere o aggiungere schede e pulsanti. Ma probabilmente vedrai le schede qui sotto per impostazione predefinita.

Ecco una breve spiegazione di ciò che ognuno è per e quali sezioni di pulsanti è possibile vedere.

• File: Crea una nuova cartella di lavoro, aprine una esistente, salva, stampa e condividi libri e fogli.
• Casa: Ctrl Appunti, carattere, allineamento, numeri, stile, celle e modifica.
• Inserire: Inserisci tabelle, grafici, illustrazioni, filtri e collegamenti.
• Disegnare: Usa strumenti di disegno come selezione lazo, gomma, penna e evidenziatore.
• Layout di pagina: Regola il tema del foglio di calcolo, l'impostazione della pagina, le opzioni di ridimensionamento e il foglio.
• formule: Scegli una formula, una funzione dalla libreria ed esegui il controllo formula.
• Dati: Consente di acquisire e trasformare dati, visualizzare query e connessioni, ordinare, filtrare e utilizzare strumenti di dati.
• Revisione: Utilizzare strumenti per correzione di bozze, accessibilità, lingua e commenti.
• vista: Cambia la visualizzazione della cartella di lavoro, gli elementi da mostrare, ingrandisci o riduci e lavora con Windows.

Inoltre, nota il Dimmi cosa vuoi fare scatola. Se hai bisogno di aiuto o desideri maggiori informazioni su una funzione, inserisci la parola chiave nella casella e visualizza i risultati.

La barra degli strumenti di accesso rapido

Come con le schede e il nastro, se usi altre applicazioni di Microsoft Office dovresti avere familiarità con Barra degli strumenti di accesso rapido. Ma se no, questa è la barra degli strumenti in alto a sinistra della finestra di Excel. Ed è importante perché ti permette di annullare o ripetere rapidamente un'azione, oltre a salvare il tuo file.

Se commetti un errore e desideri annullarlo, fai clic sul pulsante Disfare pulsante. Se fai clic una volta, annulla l'ultima azione eseguita. Se continui a fare clic su di esso, annulla le azioni che hai intrapreso uno a uno spostandosi all'indietro. In alternativa, puoi fare clic sulla freccia accanto al Disfare pulsante e evidenzia tutte le azioni che desideri annullare.

Se annulli un'azione con il pulsante, il Rifare il pulsante sarà quindi cliccabile. Ciò ti consente di ripetere ciò che hai appena annullato. Come il Disfare pulsante, puoi ripetere l'ultima azione con un clic o utilizzare la freccia accanto al Rifare pulsante per ripristinare più azioni.

Il Salvare pulsante consente di salvare rapidamente il file su cui si sta lavorando con il nome del file corrente.

Opzioni del foglio di calcolo

La gestione di un numero elevato di fogli di calcolo non è un problema per Excel. Quindi, puoi usarne più di uno se il tuo progetto lo richiede. Ad esempio, è possibile utilizzare diversi fogli di calcolo per mesi o anni, posizioni di magazzino prodotti, società di prestito o di carte di credito e strutture sanitarie.

Insieme a più fogli, puoi usufruire di queste funzioni di base del foglio di calcolo.

• Aggiungi un foglio di calcolo: Fai clic sul pulsante più in basso accanto al tuo ultimo foglio.
• Riorganizzare i fogli di calcolo: Tieni premuta la linguetta del foglio e trascinala nella sua nuova posizione nella cartella di lavoro.
• Assegna un nome a un foglio di calcolo: Fai doppio clic sulla scheda del foglio e digita il nuovo nome. Per impostazione predefinita, li vedrai nominati Foglio 1, Foglio 2 e così via.
• Colora una scheda di un foglio di calcolo: Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio e sotto Colore tab, basta cliccare per applicarne uno nuovo.
• Proteggi un foglio di calcolo: Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio e sotto Proteggi foglio, aggiungi una password e seleziona le tue opzioni.
• Sposta o copia un foglio di calcolo: Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio e selezionare Sposta o copia. È quindi possibile spostare il foglio in un altro punto della cartella di lavoro, spostarlo in un'altra cartella di lavoro e crearne una copia per entrambi i casi.
• Elimina un foglio di calcolo: Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio e fare clic Elimina. Dovrai confermare questa azione nella successiva finestra a comparsa.

Lavorare con colonne, righe e celle in Excel

Esistono alcune nozioni di base come selezionare, inserire, eliminare colonne, righe e celle in Excel. Queste sono azioni utili da tenere a mente mentre lavori con i tuoi fogli di lavoro.

Seleziona un'intera colonna o riga

Noterai come muovi il mouse sopra le lettere per le colonne o i numeri per le file che apparirà una piccola freccia. Se fai clic in quel momento, verrà selezionata l'intera colonna o riga. È possibile utilizzare questa azione per applicare una funzione, una formattazione o un ordinamento.

Seleziona un gruppo di colonne, righe o celle

Ci possono essere momenti in cui desideri selezionare più di una colonna, riga o cella. Puoi farlo in un paio di modi diversi a seconda se sono adiacenti o dispersi.

Seleziona Colonne adiacenti, Righe o Celle

Quando si desidera selezionare colonne, righe o celle l'una accanto all'altra, iniziare selezionando la prima. Quindi, tieni premuto il pulsante del mouse e trascina il resto. Li vedrai evidenziati mentre sono selezionati. Rilascia il pulsante del mouse quando hai finito.

Un altro modo per farlo è selezionare il primo, tenere premuto il tasto Cambio chiave, quindi selezionare l'ultimo. Se lo fai con le celle, puoi selezionare un intero gruppo su e giù.

Seleziona colonne, righe o celle sparse

Se desideri selezionare colonne, righe o celle non adiacenti, inizia facendo clic sul primo. Quindi, tieni premuto il tasto Ctrl chiave e continua a fare clic su quelli che desideri. Rilasciare il Ctrl chiave quando hai finito.

Inserisci o elimina una colonna, riga o cella

Puoi facilmente aggiungere o eliminare una colonna o una riga che non ti serve più. Ancora una volta, metti il ​​mouse sopra la lettera o il numero, ma invece di fare clic con il pulsante sinistro del mouse, fai clic con il pulsante destro del mouse. Nel menu di scelta rapida che appare, selezionare uno Inserire o Elimina.

Puoi anche semplicemente nascondere (e mostrare) colonne o righe Come nascondere o mostrare colonne e righe in Excel Come nascondere o mostrare colonne e righe in Excel Se hai a che fare con un foglio di calcolo pesante, a volte è utile nasconderlo o mostra righe e colonne per vedere meglio le informazioni che devi analizzare. Leggi di più selezionando Nascondere (o unhide) dal menu di scelta rapida.

Puoi inserire o eliminare una cella allo stesso modo di una colonna o di una riga. Tuttavia, con entrambe le opzioni, riceverai un avviso pop-up che ti chiederà come desideri spostare le celle, la riga o la colonna. Basta scegliere un'opzione e fare clic ok.

Sposta una colonna, riga o cella

Se decidi di spostare una colonna, una riga o una cella in un punto diverso del foglio di lavoro, puoi farlo ma devi fare attenzione. Innanzitutto, seleziona la colonna, la riga o la cella come descritto sopra. Posiziona il mouse su uno dei bordi in modo che appaia la freccia a quattro lati. Quindi trascinalo tenendo premuto il pulsante del mouse nella sua nuova posizione e rilascio.

Ciò che devi essere cauto è se rilasci colonna, riga o cella sopra a quella che contiene già dati. Se ciò accade, apparirà una finestra pop-up che ti chiederà se sei sicuro di voler sostituire i dati. Quindi, se lo fai per errore, clicca Annulla e tornerà al suo punto originale. Ma se è tua intenzione sostituire i dati, clicca ok.

Regolazione della dimensione di una colonna o riga

È possibile che tutte o alcune delle colonne o righe del foglio di calcolo abbiano una dimensione specifica, indipendentemente dai dati in loro possesso. La regolazione della larghezza o dell'altezza è semplice e può essere eseguita in due modi diversi.

Innanzitutto, si seleziona e si fa clic con il tasto destro del mouse sulla colonna o sulla riga. Nel menu di scelta rapida selezionare Larghezza della colonna o Altezza della riga, a seconda di quale si desidera modificare. Nella finestra pop-up che appare, vedrai la larghezza o l'altezza attuale. Sostituirlo con il numero desiderato e fare clic ok.

Un altro modo per regolare le dimensioni di una colonna Come gestire le colonne in Excel Come gestire le colonne in Excel È necessario aggiungere, spostare, nascondere o modificare le colonne in un foglio di calcolo complesso? Non farti prendere dal panico. Ti mostreremo le operazioni di base sulle colonne di Excel per organizzare i tuoi dati. Leggi altro o riga per prima cosa selezionalo. Muovi il mouse fino al bordo finché non vedi una freccia a due punte. Quindi, tieni premuto il pulsante del mouse e trascina fino a raggiungere la dimensione desiderata.

Regolazione delle dimensioni per adattarle ai dati

Se preferisci che ogni colonna e ogni riga siano dimensionate in base ai tuoi dati, puoi farlo in pochi clic. Innanzitutto, seleziona l'intero foglio di calcolo facendo clic sul triangolo nell'angolo in alto a sinistra tra A e 1.

Quindi, sposta il mouse tra due colonne finché non vedi la freccia a due lati e fai doppio clic. Quindi, fai lo stesso per le righe. Noterai che le colonne e le righe del foglio di calcolo si adattano per adattarsi ai dati delle tue celle. Si regolerà automaticamente per la cella con la più lunga quantità di dati.

Formattazione di base

Excel offre una varietà di modi per formattare i fogli di calcolo, da quelli di base a quelli avanzati. Poiché si tratta di una guida per principianti, esamineremo alcuni semplici suggerimenti di formattazione che probabilmente utilizzeresti.

Caratteri, ombreggiatura e colori

Indipendentemente da cosa decidi di utilizzare Excel, la formattazione di base di colonne, righe e celle può aiutarti a visualizzare facilmente i tuoi dati. Ad esempio, è possibile utilizzare la prima riga di un foglio di calcolo per inserire intestazioni. Come nel nostro esempio per una scheda prodotto, è possibile utilizzare il numero dell'articolo, il nome del prodotto e il prezzo.

Per fare in modo che la prima riga risulti migliore da una grande quantità di dati, puoi formattarla facilmente. Selezionare la riga e quindi applicare la formattazione utilizzando le opzioni su Casa scheda. Qui puoi rendere il carattere grassetto, applicare una sfumatura di riempimento e colorare il carattere.

1. Seleziona la riga superiore.
2. Clicca il Grassetto
3. Fai clic sulla freccia accanto al Colore di riempimento e scegli un colore.
4. Fai clic sulla freccia accanto al Colore del carattere e scegli un colore.

Tieni presente che queste istruzioni si applicano all'intera prima riga. Se hai solo poche colonne, puoi seguire i passaggi successivi per selezionare solo determinate celle in quella riga e applicare la formattazione solo a loro.

Date, valuta e decimali

Se stai creando un foglio di calcolo per il tracciamento, la formattazione automatica per date, valuta e decimali è conveniente. E puoi applicare ognuna di queste regole di formattazione in pochi clic da Casa linguetta.

Date

Potresti avere una colonna Data sul foglio di calcolo per molte ragioni. Quando inserisci i dati, quando effettui un acquisto o quando un articolo è dovuto sono solo degli esempi.

1. Seleziona la colonna, riga o cella in cui inserire la data.
2. Sotto Numero sul nastro, fare clic sulla freccia nel Generale
3. Selezionare uno Data breve o Data lunga dalla casella a discesa.

Nota che se usi il Data lunga, che inserisce parole e numeri come mostrato di seguito, non è necessario digitarlo manualmente. Ad esempio, se si applica a Data lunga ed entra “2/14/18” popolerà automaticamente come “Mercoledì 14 febbraio 2018.”

Moneta

Se hai un foglio di calcolo per il tuo budget, il tuo listino prezzi o la tua fatturazione, puoi applicare facilmente il formato della valuta in due modi diversi.

Metodo uno

1. Seleziona la colonna, riga o cella in cui inserire la valuta.
2. Sotto Numero sul nastro, fare clic sulla freccia nel Generale
3. Selezionare Moneta dalla casella a discesa.

Metodo due

Il secondo metodo ti consente di scegliere il tipo di valuta che desideri.

1. Seleziona la colonna, riga o cella in cui inserire la valuta.
2. Sotto Numero sul nastro, fare clic sulla freccia accanto al Moneta
3. Seleziona il tipo di valuta che desideri applicare.

Indipendentemente dal metodo che decidi di utilizzare, qualsiasi numero inserito nelle colonne, righe o celle applicate verrà automaticamente formattato come tale valuta.

Decimali

È possibile utilizzare la formattazione decimale per regolare la valuta o numeri semplici. Ad esempio, potresti tenere traccia dei voti dei tuoi studenti o anche dei tuoi propri dove hai bisogno di decimali. È possibile applicare questa formattazione con questi due passaggi.

1. Seleziona la colonna, la riga o la cella in cui inserire il numero.
2. Sotto Numero sul nastro, fare clic su Aumentare il decimale o Diminuisci il decimale pulsante in base al formato di numerazione corrente.

Formati numerici aggiuntivi

Noterai anche sotto Numero sul tuo Casa scheda, molti altri modi per formattare i tuoi numeri. Man mano che avanzi con Excel, questi possono tornare utili.

Queste opzioni includono tempi, frazioni, percentuali e altri. Inoltre, puoi fare clic su Più formati numerici link in basso per visualizzare le opzioni come codice di avviamento postale, numero di telefono e scelte personalizzate.

Formule semplici: lo strumento AutoSum

Una delle migliori funzionalità per risparmiare tempo in Excel è il Somma automatica strumento. È facile da usare e può aiutare a ridurre gli errori di calcolo. E se utilizzi Excel per un progetto come entrate e uscite o gestione di prestiti e debiti, apprezzerai la funzione AutoSum.

Questo strumento di formula semplice può aggiungere, calcolare la media dei numeri o trovare il minimo o il massimo per una colonna, una riga o un gruppo di celle. Per impostazione predefinita, dovresti vedere il Somma automatica pulsante sul tuo Casa nastro della scheda, tutto a destra. Puoi anche accedervi dal formule linguetta.

Se fai semplicemente clic sul Somma automatica pulsante, inserirà automaticamente la funzione somma. Ma se fai clic sulla freccia per il pulsante, vedrai le altre formule comuni che puoi usare menzionate sopra.

Dì che hai una colonna di numeri che vorresti aggiungere. Innanzitutto, fai clic sulla cella in cui desideri visualizzare il totale. Quindi, fai clic su Somma automatica pulsante. Excel rileva automaticamente i numeri che desideri aggiungere. Saranno evidenziati e puoi vedere la formula che potrebbe apparire in questo modo: = SUM (C2: C7)

Nota: Il uguale indica una formula. SOMMA è la funzione. E C2: C7 sono le cellule che si applicano.

Se questo ti sembra corretto, basta colpire il tuo accedere chiave. Il calcolo comparirà nella cella aggiungendo quei numeri per te.

Le altre opzioni di AutoSum funzionano in modo simile. Forse hai bisogno di ottenere la media di un gruppo di cellule. Innanzitutto, fai clic sulla cella in cui desideri visualizzare la media. Quindi, fai clic sulla freccia per Somma automatica pulsante. Ancora una volta, Excel rileva automaticamente i numeri, evidenzia le celle e fornisce la formula. Clicca il accedere chiave per inserire la media.

Come abbiamo menzionato nel Termini di base per Excel sezione, ci sono molte formule e funzioni che è possibile utilizzare. Alcuni, come AutoSum, forniscono calcoli molto semplici e comunemente usati. Ma molti altri sono avanzati e oltre lo scopo di questa guida per principianti. Sentiti libero di controllarli tutti su formule scheda se ti piace sperimentare.

Inizia con un modello di Excel

Uno dei modi migliori per iniziare in Excel è utilizzare un modello. E troverai un'ampia varietà di opzioni sia in Excel che su siti esterni.

Modelli Excel incorporati

Per visualizzare le opzioni in Excel, fare clic su File > Nuovo. Vedrai quindi una serie di modelli disponibili che puoi utilizzare, categorie da cui puoi scegliere e una casella di ricerca se desideri qualcosa di specifico.

I modelli incorporati vanno da semplici calendari e pianificatori per elaborare report finanziari e bilanci. Ma esiste un modello per quasi tutti gli usi comuni che vorresti in Excel.

Se vedi un modello che desideri visualizzare, fai clic su di esso e poi rivedi la sua descrizione e le dimensioni del download nella finestra pop-up. Se si desidera utilizzarlo, fare clic su Creare pulsante.

Modelli Excel di terze parti

Se desideri avventurarti e dare un'occhiata ai modelli esterni, abbiamo una varietà di suggerimenti per te in base alle tue esigenze.

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Sei pronto per scavare in Excel?

Speriamo che questa guida per principianti ti consenta di vivere un'esperienza straordinaria con Microsoft Excel. Ci sono molte caratteristiche e funzioni che possono intimidire i nuovi utenti. Ma quelli che vedi qui dovrebbero aiutarti a imparare mentre vai Hai bisogno di aiuto con Excel Formule? 7 Risorse da consultare Hai bisogno di aiuto con le formule di Excel? 7 Risorse da consultare Excel è il gold standard per i fogli di calcolo. Se ti viene richiesto di usare Excel e devi comunque familiarizzare con esso, queste risorse ti introdurranno rapidamente alle nozioni di base e altro ancora. Leggi di più quando crei la tua prima cartella di lavoro piena di fogli di calcolo.

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