Stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo

La stragrande maggioranza di noi sa quanta parte degli incontri di drenaggio può essere sia sul nostro tempo che sulla nostra produttività. Ma se una riunione è ben organizzata (e ben gestita), non c'è motivo per cui non possa migliorare la produttività, il senso dello scopo e il morale, per ogni singolo partecipante.

C'è un sacco di contenuti là fuori sul perché odiamo le riunioni. Le invettive di Facebook scritte in un momento di completa frustrazione a causa di opportunità mancate grazie interamente a un incontro mal organizzato, apparentemente inutile che ha trascinato ben oltre il tempo concesso.

Ecco alcune regole da seguire per riunioni migliori e per assicurarti di non perdere tempo a tutti. Fidati di me.

Avere uno scopo e assicurarsi che le persone ne siano a conoscenza

Se stai semplicemente chiamando tutti insieme per dare un aggiornamento o per avere un lamento, questa è una lezione. Una conferenza non è un incontro. Se è necessario aggiornare tutti, inviare una e-mail o postare a tutti su uno strumento di team come Slack che facilita la comunicazione di gruppo. Slack rende più veloce la comunicazione di gruppo e rende più facile la comunicazione di gruppo Le e-mail di gruppo più rapide e più facili possono davvero uccidere la produttività. È tempo di riposare i client di posta e utilizzare i servizi di collaborazione come Slack lanciato di recente. Leggi di più . Questo sarà un uso molto migliore del tempo di tutti.

Se sei in una posizione in cui è effettivamente necessario un incontro (cioè quando devi mettere qualcosa al gruppo, parlare, far rimbalzare idee ecc.), Assicurarti che abbia uno scopo chiaro. Perché, esattamente, stai riunendo tutti?

Scopo sbagliato: “Mettere tutti alla velocità su quello che sta succedendo”.

Meglio scopo: “Per raccogliere idee, impostare un programma e assegnare le azioni successive a ciascun membro del team in modo da poter eseguire un lancio di successo del prodotto X360 entro la fine di marzo”.

E per favore, assicurati che tutti i partecipanti conoscano lo scopo della riunione prima che ciò accada. Se le persone sanno quali saranno i risultati finali di un incontro, saranno molto più propensi a presentarsi preparati e, si spera, avranno riflettuto su alcuni argomenti in discussione anziché pensare al volo.

Creare una chiara agenda strutturata

Il tuo scopo è la tua destinazione. La tua agenda è la tua road map per come ci si arriva. Senza questa tabella di marcia, gli incontri spesso sfuggono al controllo, vanno fuori tema e non si sa da nessuna parte quante decisioni saranno prese come speravate. Se noti che le tue riunioni non si svolgono più, interrompi la discussione ribelle e riportala in pista il prima possibile.

Struttura dei tuoi ordini del giorno per le riunioni Crea facilmente agende per le riunioni usando le aspettative per le riunioni [iPad] Crea agende per riunioni usando le aspettative per le riunioni [iPad] Sebbene nessuno di noi sia ansioso di partecipare alle riunioni, ci sono fortunatamente una serie di utili applicazioni online e mobili, come AgreeDo, che rendono più facile il compito di pianificare le riunioni. Tutti gli incontri di successo iniziano ... Leggi di più usando un prodotto come Meeting Expectations (iPad) o strumenti online come MyCommittee e Minutes.io. Stabilisci una scadenza rigorosa per ogni argomento all'ordine del giorno, mentre dai alle persone la possibilità di capire cosa ci si aspetta da loro. Se vuoi che qualcuno contribuisca a una certa discussione nella riunione, faglielo sapere! Per esempio:

ordine del giorno

1. Dichiarazione di intenti per l'incontro e la preparazione (5 minuti)
2. Post mortem sul lancio delle scorse settimane - quali erano i nostri KPI (Kim a riferire su questo). Cosa è andato bene? cosa non ha? (15 minuti)
3. Idee su come possiamo creare consapevolezza per il prossimo lancio (tutti - per favore pensate ad alcune idee prima dell'incontro) - (15 minuti)
4. Decidi su 3 di queste idee per approfondire prima del prossimo incontro - (10 minuti)
5. Assegnazione di azioni successive a ciascun membro del team - (5 minuti)

Assicurati che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno

Ho paura di pensare a quanto tempo viene sprecato ogni anno in tutto il mondo a causa di persone che si presentano agli incontri impreparati (compreso il non sapere come prendere le giuste note di riunione Rendere il lavoro dei minuti: Come prendere appunti efficaci durante una riunione. Come prendere appunti efficaci durante una riunione È un'abilità che poche persone hanno perfezionato, i minuti di riunione perfetti: il record degli eventi ti evita i mal di testa più in là. Ecco come si prendono i minuti efficaci in una riunione. Condividi la tua agenda con tutti i partecipanti almeno un paio di giorni prima della riunione in modo che possano raccogliere tutto ciò che è richiesto da loro.

Se hai bisogno di un determinato membro del team per portare qualcosa, assicurati che capisca quanto sia importante e che sia stampato (se necessario) in anticipo, per assicurarti che non restino bloccati in una coda per la stampante. L'ultima cosa di cui hai bisogno è che i partecipanti si scusino- “Oh, scusami, non ho avuto la possibilità di prepararlo, lo preparerò per la prossima settimana“. Questo non aiuta nessuno.

Se stai tenendo un incontro con persone che lavorano in remoto, per prima cosa, dai un'occhiata ai nostri dettagli “Guida alle riunioni online” Inoltre, assicurati che tutti sappiano come utilizzare qualsiasi strumento per le conferenze che decidi di utilizzare. Prima dell'incontro, chiedi alle persone di controllare il microfono, la webcam e assicurati che siano installati plug-in che potrebbero essere necessari per cose come Hangout di Google+. Suggerimenti sulla pianificazione e sulla partecipazione di riunioni efficaci con Google Hangouts Suggerimenti sulla pianificazione e sulla partecipazione di riunioni efficaci con Google Hangouts Con la tecnologia Internet odierna, tenere riunioni online può essere sia efficiente che conveniente soprattutto se si pianificano preventivamente e si utilizzano strumenti per risparmiare tempo. Negli ultimi due mesi ho partecipato a riunioni online ... Leggi di più .

Invita solo le persone che hanno bisogno

Non invitare l'intera squadra solo per farti sentire come il grande capo. Invita solo le persone di cui hai bisogno. Cioè, le persone che sono in grado di aiutarti a raggiungere lo scopo dell'incontro. Tutti gli altri possono essere aggiornati in seguito leggendo i verbali della riunione o facendo una chiacchierata con i loro colleghi in un momento più conveniente.

Mantieni minuti dettagliati

Utilizzare un prodotto come Agreedo (gratuito) per mantenere i minuti dettagliati Agreedo: Scrivi e gestisci i minuti della tua riunione d'affari per Agreedo online gratis: scrivi e gestisci i minuti per la tua riunione d'affari gratuitamente online Da diverse settimane ho cercato un facile- utilizzare il sito Web o l'applicazione che consenta di conservare e archiviare i verbali delle riunioni. L'approccio tradizionale del documento di testo non è più produttivo ... Per saperne di più su cui è possibile tornare in modo affidabile a e in realtà capire. Questo strumento ti consente di prendere minuti dettagliati usando scorciatoie da tastiera, traccia i risultati delle riunioni (come le attività compiute) e condividi questi minuti in modo rapido e semplice con il tuo team. Se utilizzi un iPad, puoi anche provare MinuteTaker ($ 7,99) per i rapporti delle riunioni professionali MinuteTaker e Meetings ti aiutano a produrre resoconti minuti professionali per iPad MinuteTaker e Meetings ti aiutano a generare rapporti minuti iPad professionali nella mia guida online gratuita MakeUseOf fornito alcuni suggerimenti per pianificare e tenere riunioni sul Web, ho fatto riferimento a qualche minuto anche a prendere app. Mentre pochissimi di noi ... Leggi di più .

Assicurati che le persone che leggono questi minuti sappiano quali sono i principali punti / riepiloghi di ciò che è stato discusso e cosa è stato deciso, oltre a poter rapidamente fare riferimento a questo documento per sapere cosa dovranno fare loro stessi.

L'esclusione non è sempre meglio dell'inclusione

So che ho appena detto che solo le persone che hanno davvero bisogno dovrebbero partecipare ad una riunione, ma ogni tanto dovresti includere tutti per una jam session più informale, in cui puoi far rimbalzare le idee, parlare di ciò che potrebbe migliorare l'organizzazione.

Usalo come un'opportunità per costruire una squadra più forte. Fatelo per un pasto o una birra. Avere un po 'di cibo gustoso portato in ufficio, e fare in modo che tutti prendano un'ora o due fuori dai loro giorni per conoscere meglio i colleghi, mentre tutti lavorano insieme per apportare alcuni miglioramenti alla società nel suo insieme. Ancora una volta, avere uno scopo e un'agenda, ma cercare di rendere questo tipo di incontri più informali, meno strutturati, ma con un tema generale, come “Rendere l'organizzazione più efficiente”, o “Idee su come possiamo diversificare”.

Assegna Clear 'Next Action Items”

Prima di terminare la riunione, assicurati che tutti nella stanza conoscano l'azione esatta che devono eseguire e la sua cronologia. Questo è un trucco che è stato davvero spinto da David Allen nel suo fantastico libro 'Getting Things Done'. Qualunque sia il progetto a cui qualcuno sta lavorando, assicurati che ci sia una chiara azione successiva da intraprendere per mantenere questo progetto in evoluzione.

Per ribadire, questa deve essere un'azione specifica (o una serie di azioni), con una scadenza rigorosa, non solo un'idea generale che deve essere fatta 'APPENA POSSIBILE'. Per esempio

Cattiva azione successiva: “Riassumi il lancio del mese scorso '.

Migliore azione successiva: “Metti insieme un foglio di calcolo (con alcuni grafici utili) che mostra i nostri KPI dal periodo di lancio complessivo. Condividi questo con il team di lancio, insieme all'invio di una breve e-mail che spiega come pensi che il lancio è andato. Per favore, fallo questo giovedì”.

Chiedi un feedback

Molte persone diffidano nel criticare i propri "superiori" o colleghi, quindi dopo ogni riunione, chiedono alle persone di lasciare un feedback anonimo tramite un modulo online (c'è un elenco di strumenti di sondaggio online gratuiti Ecco cosa dicono tutti: 5 Strumenti gratuiti per sondaggi online efficaci Ecco cosa dicono tutti: 5 strumenti gratuiti per sondaggi online efficaci Per un po ', non avresti avuto molta scelta su quale servizio di sondaggi usare, ma al giorno d'oggi c'è molto da scegliere. Qual è il migliore per te? Qui). Scopri cosa pensavano le persone dell'incontro - era troppo lungo? Si è sentito utile a loro? Le loro opinioni erano ascoltate? Come potrebbe essere migliorata la riunione la prossima volta?

Qualunque sia il feedback che ricevi, assicurati di non ignorarlo. Sviluppa le tue riunioni per assicurarti che funzionino bene per tutte le persone coinvolte.

Nel complesso, seguendo queste semplici regole per assicurarti che le tue riunioni siano ben preparate e ben gestite, sarai in grado di accorciare la lunghezza e aumentare l'efficienza dei tuoi meeting, riducendo al minimo la frustrazione di tutti!

E tu? Se le tue riunioni fossero più gestite in questo modo, pensi che sarebbero più efficaci?

Immagine di credito: Woodleywonderworks, team meeting, via Flickr

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