Come creare fatture per i clienti che usano WordPress

La creazione e l'invio di fatture è un compito essenziale ma scomodo per la maggior parte dei liberi professionisti e delle piccole imprese. Invece di creare manualmente una fattura utilizzando un modello, puoi risparmiare molto tempo utilizzando gli strumenti giusti. In questo articolo, ti mostreremo come creare fatture per i clienti che utilizzano WordPress.

Anche se esiste un plug-in WordPress per le fatture, consigliamo di utilizzare una soluzione più intuitiva denominata Freshbooks. Questo è il motivo per cui condivideremo due metodi per creare fatture. FreshBooks e fattura WP.

Metodo 1: utilizzo di libri freschi

Lo strumento di contabilità più semplice e professionale per freelance e professionisti è Freshbooks. È uno strumento di contabilità progettato per non contabili, ed è perfetto per i professionisti di WordPress.

C'è una prova gratuita di 30 giorni per qualsiasi funzione a pagamento, e hanno anche un piano per sempre gratuito.

La registrazione è estremamente semplice e non è nemmeno necessario inserire i dati della carta di credito per la prova. Al momento della registrazione, atterrerai su una semplice dashboard simile a questa:

Creazione della prima fattura nei Freshbooks

Creare e inviare fatture con Freshbooks è un gioco da ragazzi. Basta fare clic sul pulsante Nuovo e selezionare Fattura dal menu a discesa.

Se non hai aggiunto il tuo indirizzo commerciale, Freshbooks ti chiederà il tuo indirizzo commerciale che apparirà sulla tua fattura.

La procedura guidata di fatturazione chiederà anche per che cosa fatturate i vostri clienti? Puoi scegliere il tempo, gli articoli o entrambi in base a quali servizi o prodotti fornisci ai tuoi clienti.

Nella schermata successiva, dovrai fornire le informazioni del cliente. Freshbooks salverà queste informazioni e sarà possibile utilizzarle in un secondo momento ogni volta che sarà necessario inviare una fattura a tale cliente.

Dopo aver salvato i dettagli del cliente, è possibile scorrere verso il basso per inserire le attività e gli articoli, le tariffe e l'importo dovuto. È possibile aggiungere più righe per ogni articolo o attività insieme a note, termini e condizioni aggiuntivi.

Una volta che sei soddisfatto della fattura, puoi salvarla come bozza o inviarla istantaneamente via email. È inoltre possibile inviare una fattura tramite posta ordinaria.

Era semplice, no??

Aggiunta di metodi di pagamento in FreshBooks

Freshbooks ti consente di accettare pagamenti online dai clienti. Supporta PayPal e Stripe per impostazione predefinita e consente di abilitare altri gateway di pagamento popolari. Se è necessario configurare i pagamenti, è necessario fare clic su Impostazioni nel menu in alto e fare clic sulla scheda Accetta carte di credito.

Attiva il metodo di pagamento che desideri utilizzare e rispondi ad alcune semplici domande per i dettagli del tuo account. Questo è tutto, i tuoi clienti possono ora pagarti online quando ricevono una fattura da te.

Tracciamento del tempo e delle spese con FreshBooks

FreshBooks ti consente di gestire e tenere traccia delle tue spese. Basta fare clic sulla scheda delle spese per iniziare.

I libri di testo possono importare le tue spese da oltre 13000 istituti finanziari. Puoi collegarlo facilmente al tuo conto bancario e alle carte di credito. Puoi anche aggiungere manualmente le spese e salvare le ricevute semplicemente scattando un'istantanea dal tuo telefono.

Se lavori su base oraria, ogni secondo del tuo lavoro dovrebbe essere fatturato al cliente. I libri di testo sono dotati di strumento di tracciamento del tempo integrato. Basta fare clic sulla scheda Monitoraggio temporale per iniziare.

Tutto quello che devi fare è inserire i dettagli del progetto e registrare le ore. Puoi anche avviare il cronometro facendo clic sul pulsante Avvia timer.

Metodo 2: utilizzo di un plugin WordPress

Un altro modo per gestire le fatture è utilizzare il plugin WP-Invoice. In questo modo il tuo sito WordPress diventa il fulcro delle tue fatture e pagamenti.

La prima cosa che devi fare è installare e attivare il plugin WP-Invoice. All'attivazione, il plugin aggiungerà una nuova voce di menu "Invoice" nel tuo amministratore di WordPress. Devi visitare Fattura »Impostazioni per configurare il plugin.

Per prima cosa devi inserire il nome della tua attività commerciale come vuoi che appaia sulle fatture. Successivamente, è necessario selezionare una pagina per visualizzare le fatture. Ti consigliamo di creare una nuova pagina WordPress intitolata Fatture e selezionare qui quella pagina. Questa pagina verrà utilizzata per visualizzare le fatture.

Le fatture WP sono disponibili con più opzioni di pagamento (consulta la nostra lista di 5 alternative PayPal per i freelance per raccogliere i pagamenti in WordPress. Devi scegliere un sistema di pagamento predefinito da Stripe, 2CheckOut, PayPal, Carta di credito o gateway di pagamento Interkassa. abilitare o disabilitare i gateway di pagamento e consentire agli utenti di scegliere il loro metodo di pagamento preferito.

Quando si sceglie un metodo di pagamento, si noterà una nuova scheda sotto le impostazioni per configurare quel particolare gateway di pagamento. Ogni gateway di pagamento ha impostazioni diverse che è necessario configurare accedendo al proprio account su quel gateway e ottenendo le chiavi API.

Dopo aver configurato i gateway di pagamento, fare clic su Salva tutte le impostazioni pulsante per memorizzare le modifiche.

Creazione di una nuova fattura

Per creare e inviare una nuova fattura a un cliente, basta andare su Fatture »Aggiungi nuovo. Ti verrà chiesto di fornire l'indirizzo email del cliente.

Dopo aver inserito l'indirizzo e-mail, il plug-in caricherà la schermata Editor fatture. Noterai diversi meta box sulla schermata di modifica insieme alle familiari caselle Titolo e Post Editor. Appena sotto la casella dell'editor dei post, noterai una metabox per aggiungere gli articoli che includi in questa fattura.

Basta inserire un articolo, quantità e prezzo. Il plugin calcolerà l'importo totale e lo mostrerà come saldo. Puoi fare clic sul link di attivazione / disattivazione per aggiungere una descrizione per un elemento nell'elenco. Puoi anche fare clic su 'Aggiungi sconto ' pulsante per detrarre l'importo scontato in base alla percentuale o ad un importo fisso.

Sotto la casella degli articoli della fattura, noterai la casella del gateway dei pagamenti. Questo mostrerà il tuo pagamento predefinito e tutti i metodi di pagamento che hai abilitato sul tuo sito. Puoi modificare queste impostazioni per una fattura se lo desideri oppure puoi lasciarlo per utilizzare le opzioni predefinite che hai impostato nelle impostazioni del plug-in.

Sulla tua mano destra, vedrai il metabox delle informazioni dell'utente. Mostrerà l'indirizzo email del cliente. È possibile inserire il resto delle informazioni. Nel caso in cui tu non abbia tutte le informazioni, puoi lasciarlo in bianco e il cliente può compilarlo quando effettua il pagamento.

Nel metabox di pubblicazione, ci sono opzioni per pubblicare questa fattura come preventivo, consentire pagamenti parziali o renderla una fattura ricorrente. Cliccando sul Attiva / disattiva l'avanzamento collegamento ti consentirà di aggiungere una data di scadenza per la fattura e inserire i dati fiscali.

Dopo aver pubblicato la fattura, i tuoi clienti riceveranno una notifica via e-mail con un link alla pagina della fattura sul tuo sito WordPress. Se i tuoi clienti non ricevono le notifiche via email, allora dovresti dare un'occhiata alla nostra guida su come risolvere WordPress che non invia un problema di posta elettronica. Verrà visualizzata la fattura, con un link per stampare la versione PDF prima di effettuare il pagamento. I clienti possono anche modificare le loro informazioni personali sulla pagina.

Visualizzazione di fatture e rapporti

Da tutte le fatture create Fatture »Visualizza tutto. Puoi ordinare e filtrare le fatture utilizzando il menu sulla tua destra.

Per ottenere una vista a volo d'uccello dei tuoi guadagni e fatture, è necessario visitare Fatture »Rapporti. Lì sarete in grado di vedere grafici e grafici per tutte le fatture.

Ottimizzazione delle fatture, delle e-mail e dei pagamenti

La pagina delle impostazioni per le fatture cambierà dopo aver salvato le impostazioni iniziali. Ora se tu visiti Fatture »Impostazioni, sarai in grado di vedere molte altre opzioni che puoi configurare. Ad esempio, è possibile modificare i modelli di posta elettronica, creare più modelli, aggiungere elementi pubblicitari che consentono di aggiungere rapidamente elementi in una fattura. È anche possibile importare / esportare i dati della fattura in un file XML.

Pro e contro di WP-Invoice e Freshbooks

Usando WP-Invoice, si ottiene un plug-in gratuito che si adatta direttamente al tuo sito web. Non è necessario affidarsi a un servizio di terze parti per gestire i propri clienti e pagamenti. Puoi configurare i backup automatici di WordPress su un archivio cloud per assicurarti che i tuoi dati siano al sicuro.

D'altra parte, FreshBooks è utilizzato da migliaia di professionisti. I tuoi dati vengono archiviati nel cloud e non devi preoccuparti di backup o sicurezza. Ancora più importante, non è solo un software di fatturazione, è una soluzione di contabilità completa per i non contabili. Puoi tenere traccia delle spese, collegare conti bancari, ricevere pagamenti online, ecc. Oltre a questo, ogni giorno FreshBooks si collega a più servizi e diventa più potente e più facile da usare.

Questo è tutto, ci auguriamo che questo articolo ti abbia aiutato a creare fatture per i clienti che utilizzano WordPress. Potresti anche voler controllare il nostro tutorial su come aggiungere testimonianze di client rotanti in WordPress.

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