5 competenze Microsoft Word ed Excel che devi avere in ufficio

“Prendi il rapporto da me, APPENA POSSIBILE!” Questa è la linea che può colpire molti impiegati con terrore e paura abietti. Bene, non deve essere così, se è possibile sviluppare almeno 5 competenze essenziali di Microsoft Office.

Quali sono queste capacità di MS Office? Ovviamente, ce ne sono almeno alcuni necessari per il tuo lavoro specifico. Se sei un contabile, ad esempio, hai la certezza di utilizzare tutte le funzioni finanziarie di Microsoft Excel Crea un bilancio personale su Excel in 4 semplici passaggi Crea un bilancio personale su Excel in 4 semplici passaggi Hai così tanto debito che ci vorranno decenni per pagare? È il momento di fare un bilancio e applicare alcuni trucchi di Excel per aiutarti a pagare il debito prima. Leggi di più . Se sei nel campo della gestione, scommetto che hai una lunga lista di trucchi che hai sviluppato nel corso degli anni per mettere insieme presentazioni professionali con Microsoft PowerPoint 10 Suggerimenti Powerpoint per la preparazione di una presentazione professionale 10 Suggerimenti Powerpoint per Preparare una presentazione professionale Le presentazioni sono un ottimo modo per sostenere un discorso. Questa guida ti aiuterà a creare presentazioni con un aspetto professionale e contenuti concisi. Allo stesso tempo eviterete gli errori di presentazione più comuni. Leggi di più .

A parte quelle cose specifiche del lavoro, quasi tutti hanno bisogno di conoscere un nucleo di competenze di MS Office quando entrano in un lavoro d'ufficio. Se un cubicolo è la tua casa, e ti aspetteresti che analizzi le informazioni, offra presentazioni occasionali o scriva qualsiasi tipo di rapporto, dovrai assicurarti di avere questi suggerimenti nella tasca posteriore in ogni momento.

Abilità di Microsoft Excel

Excel dovrebbe essere discusso in primo luogo semplicemente perché è uno dei prodotti Microsoft Office più versatili di tutti. Quasi ogni professione nel mondo dovrebbe avere qualche utilità per Excel. Okay, beh forse non gli operatori di pedaggi di pedaggio o addetti al banco di McDonald's - ma hai capito il mio punto. Organizzare e comprendere meglio informazioni e dati è al centro di ciò che Microsoft Excel è per Come utilizzare Microsoft Excel per gestire la tua vita Come utilizzare Microsoft Excel per gestire la tua vita Non è un segreto che io sia un vero fan di Excel. Molto di ciò deriva dal fatto che mi piace scrivere codice VBA, e Excel combinato con script VBA apre un intero mondo di possibilità ... Leggi di più, ed essere in grado di farlo più velocemente ti permetterà anche di svolgere il tuo lavoro più velocemente.

1. Usa la funzione di riempimento automatico

È possibile risparmiare una quantità enorme di tempo con due metodi di compilazione dei dati in Excel. Abilità n. 1 è il “riempimento automatico” funzionalità - riempiendo i dati numerati in colonne e righe. Mentre insegnavo a un agente immobiliare su come utilizzare Excel per sostituire la sua documentazione finanziaria cartacea, ho imparato rapidamente che molte persone non sono a conoscenza di questa unica caratteristica di Excel che può far risparmiare ore di immissione dei dati. Per usarlo, digita semplicemente qualcosa nella prima cella che termina con un numero.

Fai clic e tieni premuto l'angolo in basso a destra della cella e trascina il mouse lungo la colonna. Noterai che il numero sulla destra aumenterà automaticamente per ogni cella.

2. Utilizza Riempimento automatico per formule

L'abilità n. 2 per imparare sta usando l'autofill per le formule. Se scrivi una funzione nella parte inferiore di ogni colonna, ad esempio la media di tutti i valori in quella colonna, puoi utilizzare questa stessa funzionalità di riempimento automatico per eseguire lo stesso calcolo nella parte inferiore di ogni altra colonna.

Lo fai allo stesso modo. Fai clic e tieni premuto l'angolo in basso a destra della cella in cui hai appena digitato la formula, quindi trascinalo tra le altre colonne a destra di esso.

Quando si rilascia il mouse, tutti i calcoli di colonna correggeranno automaticamente la lettera di colonna corretta. Hai praticamente eseguito la formula identica per ogni colonna in pochi secondi e non hai nemmeno dovuto digitare un altro tasto.

3. Gestire facilmente i dati con lo strumento di tabella pivot

La terza abilità che devi veramente imparare in Excel se vuoi risparmiare una quantità enorme di tempo di analisi è uno strumento chiamato Tabella pivot. Tabella pivot è accessibile sotto il “Inserire” menu. Cerca il “Tabella pivot” icona. Se si fa clic su questa icona dopo aver evidenziato un'intera tabella di dati (comprese le intestazioni), lo strumento di tabella pivot Effettua studi di ricerca Web mirati utilizzando dati Web profondi e query Web di Excel Fai studi di ricerca Web mirati utilizzando dati Web profondi e query Web di Excel Che cosa diresti se ti dicessi che hai gli strumenti a tua disposizione per fare una ricerca rivoluzionaria e sconvolgente? Bene, lo fai, e ti mostrerò come. Ulteriori informazioni analizza i dati e li inserisce in un nuovo foglio in cui è possibile manipolare tali dati in vari modi.

Lo strumento Tabella pivot consente di selezionare le colonne di dati che si desidera analizzare e quindi scegliere la modalità di manipolazione dei dati. Basta aggiungerli tutti? Media li? Calcola la deviazione standard?

L'utilizzo di una tabella pivot consente di risparmiare un'enorme quantità di tempo. Per realizzare queste stesse cose in un foglio Excel standard sarebbero necessari tutti i tipi di funzioni e la riformattazione dei dati. Le tabelle pivot eseguono automaticamente il lavoro, mentre puoi dedicare più tempo a studiare i risultati.

Abilità di Microsoft Word

Uno dei prodotti Microsoft Office più comunemente usati è Microsoft Word, utilizzando Microsoft Word? Ecco come diventare un ninja che salva tempo con Microsoft Word? Ecco come diventare un ninja che salva tempo Nel corso degli anni, Microsoft Word è diventato uno dei migliori word processor del mondo. Sono sicuro che ci sono persone là fuori che non sono d'accordo - in particolare la gente di Linux o Mac che preferirebbe davvero ... Leggi di più per esempio per scrivere rapporti alla direzione o scrivere lettere commerciali importanti e altra corrispondenza. Dati questi usi comuni, è facile identificare le due abilità in questo prodotto MS Office che ogni abitante del cubicolo dovrebbe conoscere, come la manipolazione dell'intestazione, il layout della pagina e la formattazione.

4. Formattare e riutilizzare le intestazioni

Il motivo per cui le intestazioni sono importanti è che una volta che hai una buona intestazione per qualcosa come una lettera o un certo tipo di rapporto che devi compilare, non devi mai progettare o creare di nuovo quell'intestazione. È possibile salvare un documento con tutta la formattazione dell'intestazione di cui si ha bisogno e salvare tutto questo alla successiva creazione dello stesso documento. Le intestazioni possono essere formattate facendo clic sul “Inserire” menu e scegliendo il “Intestazione” icona.

Una volta esaminato il menu di modifica dell'intestazione, vedrai quanto possono essere utili e versatili intestazioni. È possibile avere automaticamente intestazioni alternate tra due progetti tra pagine pari e dispari, e puoi persino suddividere il tuo documento in sezioni e assegnare ad ogni sezione un'intestazione unica.

Questa flessibilità ti consente di automatizzare tutte le sezioni ripetute dei documenti per i vari documenti che devi scrivere per il tuo lavoro, risparmiando un'enorme quantità di tempo.

Un altro vantaggio dell'utilizzo di intestazioni in questo modo è che se si desidera modificare qualsiasi parte di quelle intestazioni nel documento, tutto ciò che si deve fare è modificare lo stile dell'intestazione in un unico punto e la modifica verrà automaticamente replicata in tutto il proprio intero documento. Senza un'intestazione, dovresti apportare manualmente tale modifica su ogni pagina.

5. Gestisci il layout della pagina

La prossima competenza di Microsoft Word che ogni impiegato d'ufficio dovrebbe sapere è come impostare e visualizzare in anteprima il formato di pagina di qualsiasi documento. Capire come fare questo ti dà la flessibilità di far apparire un documento come preferisci, piuttosto che rimanere bloccato con le impostazioni predefinite per cose come la dimensione del margine della pagina (che molte persone non hanno idea di come cambiare).

Alcuni degli strumenti che dovresti imparare a formattare il layout della pagina sono sul “Inserire” menu. Cose come la “Numero di pagina” strumento, che automatizzerà e gestirà la numerazione delle pagine per te.

La maggior parte delle opzioni di formattazione della pagina di cui hai bisogno sono in realtà sul nome appropriato “Layout di pagina” menu. Se stai scrivendo una newsletter per la tua azienda, perché scherzare cercando manualmente di elaborare la formattazione I 5 siti principali per scaricare i modelli Microsoft Word I 5 siti principali per scaricare i modelli Microsoft Word Leggi di più nelle sezioni della pagina quando puoi utilizzare il “colonne” strumento trovato qui per fare questo?

E quel misterioso margine attorno alla pagina che la maggior parte delle persone chiama il proprio tecnico IT locale per imparare come modificare? Non preoccuparti di chiamare, basta fare clic sul “Bordi della pagina” icona, vai al “Bordo pagina” scheda e fare clic su “Opzioni.”

È possibile impostare i margini superiore, inferiore, sinistro e destro della pagina lì. A proposito, su quello “Confini e ombreggiatura” menu, controlla tutte le altre cose interessanti che puoi fare, ad esempio posizionare le linee di bordo su qualsiasi lato della pagina, applicare solo alle sezioni del documento e molto altro.

Imparando queste abilità di MS Word ed Excel, impressionerai tutti nel tuo ufficio e, soprattutto, impressionerai il tuo capo! Quali altre competenze software hai trovato essere la chiave?

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