Come usare Evernote per gestire le tue riunioni

Sapevi che gli ultimi strumenti forniti da Evernote lo rendono un'applicazione molto utile per la gestione delle riunioni?

Organizzare e gestire gli incontri è una parte noiosa ma importante del fare le cose, e non mi rendevo conto di quanto potesse essere utile Evernote per la creazione di riunioni e l'assunzione di minuti fino a poco tempo fa. Le ultime funzionalità 8 Aggiornamenti su Evernote da sapere su 8 aggiornamenti su Evernote da conoscere Sembra che ogni mese Evernote ottenga ulteriori aggiornamenti. Alcuni sono tranquillamente rilasciati, mentre altri sono molto attesi dai pesanti utenti di Evernote. Da quando ho scritto il mio ultimo articolo sul nuovo design di Evernote e ... Leggi di più per aggiungere elenchi di cose da fare, creare tabelle, condividere note e quaderni e allegare documenti rende Evernote uno strumento ideale per gestire le riunioni.

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Crea un modello

Tutti i team, i comitati e le organizzazioni hanno esigenze e scopi unici, ma quando si tratta di creare un'agenda per riunioni ci sono alcuni elementi standard che probabilmente includerete per ogni riunione. Prima della prossima riunione, crea un modello di nota che verrà utilizzato per l'agenda e i minuti della riunione.

Preferisco usare la funzione delle tabelle di Evernote per agenda e minuti perché si ridimensiona automaticamente man mano che il contenuto viene aggiunto. Le colonne e le righe non possono essere aggiunte o eliminate, ma poiché utilizzo la tabella come modello, questo non è un grosso problema. Aggiungendo i nomi dei partecipanti regolari è più facile controllare chi ha partecipato alla riunione.

Mantengo la data e l'ora dell'incontro nella sezione del titolo della nota per rendere più semplice per me e gli altri membri del team l'identificazione di tali informazioni. Un altro interessante elemento di formattazione per un ordine del giorno è la voce speciale del menu di regole orizzontali di Evernote (Formato> Inserisci regola orizzontale).

Duplica il tuo ordine del giorno e provalo la prossima volta che hai una riunione vera e propria per vedere cosa deve essere rivisto. Quando sei soddisfatto dei risultati, puoi duplicare il modello per le riunioni future e, naturalmente, conservare tutte le note della riunione in un taccuino designato. Puoi anche esportare (File> Nota di esportazione) la nota del modello nella cartella dei documenti o dell'account Dropbox e reimportare una copia quando necessario.

Collegamento ad altre note

Nel preparare l'ordine del giorno per la riunione, è possibile che tu possa o meno sapere che collegamenti esterni e collegamenti alle note possono essere aggiunti agli elementi nella nota della riunione. Per aggiungere un collegamento esterno, selezionare e fare clic con il pulsante destro del mouse su un elemento nella nota e scegliere Link> Aggiungi collegamento ... e inserire l'URL esterno.

Per collegarti ad un'altra nota nel tuo Evernote, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla nota in una vista di frammento, scheda o elenco e seleziona Copia collegamento nota. Incolla il link come faresti con qualsiasi link esterno per collegarti alla nota. Questo è molto utile per aggiungere i risultati delle riunioni passate alla tua agenda attuale o per discutere di voci di menu per le quali hai altri materiali in Evernote.

Condivisione e collaborazione

Mentre ci sono molte buone app per agenda e minuti disponibili per iPad MinuteTaker e Meetings Help You Produce Professional Minute Report di Minute MinuteTaker e Meetings ti aiutano a generare rapporti minuti iPad professionali Nella mia guida online gratuita MakeUseOf Meeting Online dove ho fornito alcuni suggerimenti per pianificare e tenere incontri sul web, ho fatto riferimento a qualche minuto anche con le app. Mentre pochissimi di noi ... Leggi di più, preferisco usare Evernote per via delle sue funzionalità di condivisione e collaborazione. Ciò semplifica la condivisione di ordini del giorno e riunioni online o via email con il tuo team e altri partecipanti alla riunione.

Un altro vantaggio di questo tipo di condivisione è che i collegamenti alle note della riunione includeranno sempre le modifiche e gli aggiornamenti alle note e che il layout delle note Evernote è professionale su una pagina Web.

Se si utilizza un account Evernote premium è possibile condividere note con altri utenti Evernote, in particolare per scopi di collaborazione. Le note condivise possono essere impostate per l'accesso di sola lettura o di lettura e modifica. Evernote tiene traccia di chi ha modificato le note e, in caso di conflitti di sistema, Evernote esegue automaticamente un duplicato della nota in conflitto in modo che il problema possa essere risolto.

promemoria

Un'altra caratteristica utile di Evernote è la possibilità di impostare i promemoria. Personalmente, allego un promemoria sull'agenda della riunione che mi ricorda di spedire i minuti ai partecipanti pochi giorni prima della riunione. I promemoria di Evernote verranno visualizzati su tutti i tuoi dispositivi su cui è installato Evernote.

Durante la riunione

Mentre Evernote è ovviamente utile per prendere minuti, molte versioni includono una funzione di presentazione per visualizzare l'agenda della riunione e altre note tramite lo schermo di un proiettore, oltre a uno strumento indicatore incorporato per evidenziare i contenuti.

Lo strumento di presentazione include una voce di menu per la presentazione di una nota su un'altra schermata, ma è necessario fare clic o toccare il pulsante di presentazione nella barra degli strumenti ogni volta che si passa a una nota diversa, quindi assicurarsi di utilizzare la modalità di presentazione prima il tuo incontro! La funzione di presentazione potrebbe anche essere utilizzata come digitale “lavagna” per idee di brainstorming.

Lo strumento di registrazione audio è utile anche per registrare parti della riunione che desideri rivedere in seguito. Potrebbe essere necessario un microfono esterno, anziché il microfono interno sul Mac o PC, per ottenere una registrazione di buona qualità di una stanza piena di persone.

Evernote in questo momento non consente a due o più persone di collaborare live alle note, ma un recente aggiornamento al servizio online LiveMinutes consente la collaborazione in tempo reale utilizzando note Evernote.

Post-Meeting

Come per gli ordini del giorno, Evernote rende conveniente anche condividere i minuti della riunione quasi immediatamente dopo il completamento della riunione. I collaboratori del team possono apportare le modifiche necessarie ai minuti e i minuti possono essere utilizzati per preparare l'ordine del giorno della riunione successiva.

La bellezza dell'uso di Evernote è che tutti i tuoi minuti sono conservati in un notebook per un facile accesso. Dopo aver accumulato molte note minuscole, puoi selezionarle tutte e unirle in un'unica nota enorme o esportarle in un'unità locale (File> Esporta note) dove possono essere recuperati se ne hai bisogno di nuovo.

Notare anche quando sono selezionate più note in un blocco note, è possibile creare un sommario per quella raccolta. Il sommario viene creato come nota ed è un ottimo modo per condividere un elenco di minuti completati nel tempo.

Si adatta alle tue esigenze

L'uso efficace di Evernote per organizzare ed eseguire le riunioni richiede la conoscenza di molte delle funzionalità avanzate del servizio. Se i membri del tuo team utilizzano anche il servizio, può rendere più facile l'organizzazione, la collaborazione e la condivisione dei materiali per le riunioni, e significa usare poche applicazioni in meno per fare le cose.

Facci sapere se utilizzi Evernote per preparare e organizzare riunioni nei commenti, di seguito.

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