Come utilizzare Microsoft Word Mailings per automatizzare le email

Mentre ci sono molte cose che non mi piacciono di Microsoft Word, ci sono molte altre cose che adoro. In particolare, mi piace quanto siano flessibili gli strumenti di disegno, i modelli inclusi per cose come lettere e curriculum e soprattutto, amo la capacità di automatizzare molte delle attività che fai spesso. Una di queste attività è l'invio di report o e-mail.

La maggior parte di noi si trova di fronte a un lavoro in cui devi inviare un rapporto a un'intera squadra di persone. Ciò che rende questo peggio a volte è che devi inviare e-mail personalizzate su misura per ogni persona con informazioni specifiche relative ad esse. Forse l'80-90% della verbosità è la stessa, ma quel 10 o 20% specifico per la persona è unico - quindi ti ritrovi a passare ore a scrivere email dopo l'email.

Invio di e-mail automatizzate

In passato, ho scritto su come mettere Google Analytics a lavorare per te con i rapporti di posta elettronica Come mettere Google Analytics a lavorare per te con i rapporti di posta elettronica Ulteriori informazioni puoi automatizzare Google Analytics per inviare rapporti pianificati, che potresti poi passare sul tuo capo o cliente. Ma la forma di automazione che sto per mostrarti oggi è un po 'diversa. Invece di produrre i dati per te, Word inserirà automaticamente i dettagli sulla persona nell'elenco dei contatti, consentendo al contempo di inserire rapidamente i dati o le informazioni che desideri inviare a quella persona. Questo rende l'e-mail personale e diretta, ma allo stesso tempo non passi ore a scrivere decine o centinaia di email personali e dirette.

Per iniziare, in Word (nei miei esempi è Word 2007), fai clic su “Lettere” e quindi fare clic “Inizia stampa unione.”

Il Wizard non è necessario, ma è bello perché ti aiuta a ricordare tutto ciò che devi fare. Innanzitutto, scegli un modello che desideri utilizzare per il tuo rapporto generico.

Word ha molti buoni stili e layout. Una volta scelto il modello, fai clic su OK. Ora la tua intera relazione è scritta per te, tutto ciò che devi fare è compilare il testo. Quando arriva la data, assicurati di scegliere “oggi” in modo che il documento utilizzi sempre la data di oggi ogni volta che lo si ricrea in un secondo momento.

Quando scegli il tuo elenco di destinatari per ricevere queste e-mail, puoi utilizzare i tuoi attuali contatti di Outlook, un elenco di contatti corrente che hai esportato da qualche altra parte o creare un nuovo elenco di contatti.

Nel mio esempio, ho selezionato i destinatari dai miei attuali contatti di Outlook.

Ora che hai selezionato i tuoi destinatari, intendi dire al documento quali informazioni estrarre dalle informazioni dei Contatti e incorporarle automaticamente nel rapporto. Lo fai facendo clic su “Inserisci campo unione” pulsante.

Ad esempio, sto creando un rapporto su un sito web specifico per un cliente, quindi ho definito quel sito nei suoi dettagli di contatto, e qui sto dicendo a Word di usare quell'URL nel rapporto.

Se utilizzi Outlook, non dimenticare che i Contatti di Outlook offrono Campi utente, in cui puoi inserire tutte le informazioni che desideri per quella persona.

Ciò è utile quando le informazioni che si desidera incorporare per quella persona non si trovano nei campi Elenco contatti.

La cosa più bella di Microsoft Word Mailings è che in pratica crei “riempire” campi per le parti del report che sono unici per ogni persona.

Quindi mentre scrivi il messaggio generico e arrivi a un posto in cui devi scrivere qualcosa che avrebbe dati specifici rilevanti per quella persona, fai clic su “Regole” e scegliere “Riempire“. Ciò consente di definire la domanda rapida e una risposta predefinita. Quello che succederà è quando caricate il vostro documento automatico, vi verrà richiesto di compilare ogni singolo campo di compilazione per ciascun destinatario.

Una volta che hai finito di creare il tuo invio automatico, il tuo documento consisterà in alcuni campi che si riempiranno automaticamente in base ai dettagli del contatto del destinatario e altri campi verranno compilati in base a ciò che hai specificato per le informazioni.

Per ciascun documento, è possibile inviare rapidamente il report email da Word facendo clic sul pulsante Outlook nella parte in alto a destra dello schermo, scegliendo “Invia una email” (o inviare come allegato PDF), e il gioco è fatto!

Usando questa tecnica, ridurrai il tuo lavoro per corrispondenza almeno del 50% o più. Davanti ti ci vorrà un po 'di tempo per impostare il documento alla perfezione, ma ogni settimana o mese di cui hai bisogno per emettere il rapporto, sarai molto felice di aver messo in atto lo sforzo.

Dai una possibilità a Microsoft Word Mailings e facci sapere come è andata. Ti ha fatto risparmiare tempo? Condividi le tue esperienze con esso nella sezione commenti qui sotto!

Immagine di credito: clix at sxc.hu

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