Tieni traccia dei problemi e delle priorità dei clienti con il software di assistenza di supporto

Se gestisci un'attività di supporto informatico o gestisci un centro di assistenza IT, allora saprai che il supporto IT include più di una semplice soluzione dei problemi del computer. Ogni problema rappresenta un sintomo che potrebbe significare un errore di sistema molto più grande. Diversi problemi, tutti uguali, individuano anche errori software che potrebbero essere stati persi durante il test.

Uno dei modi migliori per monitorare e analizzare tutti i problemi è attraverso il software centralizzato di help desk. Con un tale sistema, non solo monitora i problemi del computer o del sistema, ma tieni traccia dei membri del tuo staff che si occupano dei ticket, un registro dei clienti o dei clienti che utilizzano l'help desk più spesso e fornisce un ottimo livello di alto livello panoramica di quanto bene il personale IT sta gestendo i problemi.

Una delle migliori soluzioni software di help desk gratuite che ho trovato in grado di gestire le stesse funzionalità di alcune delle controparti più costose in circolazione è il Close Support Service Desk.

Predisporre il servizio di assistenza

Il software è chiamato “servizio reception” piuttosto che “help desk” perché è effettivamente utile per più di semplici problemi IT. Se esegui qualsiasi servizio che includa clienti o clienti che ti richiamano per problemi, puoi utilizzare questo software per tenere traccia di tali problemi. Forse gestisci un servizio di riparazione di elettronica, un'azienda idraulica o qualsiasi altro campo che include la risoluzione dei problemi e la riparazione dei problemi. Questo software può aiutarti a ricordare, tracciare e analizzare questi problemi, soprattutto se hai un team di tecnici che lavorano per te.

Quando si imposta il software per la prima volta, scoprirai che ti chiede dove vuoi accedere al database di sistema. Chiudi supporto utilizza Access Runtime e il database in background, denominato CloseSupportBE.mdb, memorizza tutti i dati per il sistema. Per consentire agli utenti distribuiti di accedere a questo sistema per l'inserimento, la gestione e la chiusura di trouble ticket, è sufficiente memorizzare il database sulla rete locale. Se si desidera utilizzarlo su Internet, è sufficiente configurare un online “disco rigido” come Dropbox e memorizza il database centrale su quell'account.

L'unico problema se si utilizza il software gratuito è una scatola iniziale che si apre quando si carica il software, dove è necessario fare clic “Continua” rifiutare la registrazione per la prova gratuita. Una volta entrati nel software, vedrai quattro aree principali.

Nella parte superiore (1), troverai campi e pulsanti di ricerca rapida per creare un nuovo incidente di chiamata o creare una nuova attività per uno dei dipendenti (o te stesso). Le attività possono essere assegnate a un particolare problema ea un particolare tecnico. L'area di servizio sulla sinistra include Attività attive (2) e Chiamate attive (3). Sul lato destro della schermata principale vedrai le chiamate ordinate per cessionario, stato e priorità (4).

Inserire i dettagli ogni volta che arriva una chiamata (o e-mail) problematica è semplice come utilizzare le varie caselle a discesa per selezionare la priorità e la categoria del problema. Una casella a destra consente di ottenere informazioni specifiche sul problema.

Una volta che la chiamata è nel sistema, rimarrà nel “vivere” area fino a quando non viene risolto o annullato. Una volta che c'è un problema attivo, ogni cambiamento nel sistema viene automaticamente registrato nella chiamata “storia” la zona.

L'aggiunta di una nuova attività è un modo utile per creare e monitorare i lavori per i dipendenti che possono o meno essere correlati a problemi specifici che sono stati chiamati. È anche possibile impostare attività particolari su base ricorrente, in modo che il sistema possa essere utilizzato per la pianificazione del lavoro così come le chiamate problematiche in campo.

Dalla barra di navigazione a sinistra, se fai clic sulle aziende puoi vedere tutti i clienti per cui hai lavorato. È qui che puoi inserire manualmente nuove società e inserire tutte le informazioni di contatto. Quando si fa clic sulla società da attività o chiamate, si collega a queste informazioni dettagliate in modo da poter ottenere facilmente le informazioni di contatto all'interno della visualizzazione della chiamata o dell'attività.

Lo stesso vale per le persone, indipendentemente dal fatto che si tratti di singoli clienti o dipendenti che svolgono il lavoro. Immettere qui tutti i dettagli e, per i dipendenti, è qui che si assegna il proprio nome utente per utilizzare il sistema Service Desk. La cosa bella è che ogni volta che si utilizza un nome cliente in un biglietto si ha accesso immediato ai propri dati di contatto.

Infine, un'altra utile funzionalità del sistema è la possibilità di esportare chiamate o attività (attive o archiviate) in un foglio di lavoro Excel che è possibile utilizzare per creare report personalizzati o semplicemente per creare il proprio archivio di problemi risolti..

Ci sono molti usi per questo software gratuito di Help Desk oltre ai tecnici IT. Puoi usarlo per gestire e organizzare praticamente tutte le attività che devono risolvere o risolvere i problemi. Fare un tentativo e vedere se razionalizza la propria attività!

Fateci sapere cosa ne pensate di Close Support Help Desk o se siete a conoscenza di strumenti simili che sono altrettanto utili. Condividi la tua visione nella sezione commenti qui sotto.

Credito d'immagine: Carlos Chavez

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